Этап 5. Сортировка таблицы расчета зарплаты

Так как предприятие имеет несколько отделов, удобнее работать со списком, в котором записи отсортированы по отделам, а в пределах одного отдела по Ф.И.О сотрудников.

1. Выполните команду Данные/Сортировка...

2. В открывшемся диалоговом окне Сортировка диапазона в двух полях ввода задайте или выберите из списка ключи сортировки: Отдел, а затем Ф.И. О. Установите порядок сортировки в обоих случаях — по возрастанию.

Упражнение 3. Отсортируйте список по двум ключам: Отдел, Начислено. Установите для поля Начислено порядок сортировки по убыванию.

Упражнение 4. Отсортируйте список по трем ключам:

а) Отдел, Должность, Ф.И.О.;

б) Отдел, Должность, Таб.номер.

Указание к решению. Для выполнения упражнений 3, 4 трижды скопируйте рабочий лист Зарплата. Назовите новые листы, например, Сортировка 1, Сортировка 2 и Сортировка 3.

Этап 6. Получение ведомости

Ведомость на зарплату должна включать все данные таблицы расчета зарплаты за исключением должности сотрудников и итоговую информацию:

• суммы начисления, удержания и выдаваемой на руки суммы по каждому отделу и в целом по предприятию,

• среднюю зарплату (начисление) по каждому отделу и в целом по предприятию.

Для получения итоговой информации выполните следующие шаги:

1. Скопируйте рабочий лист Зарплата и присвойте новому листу другое имя, например, Ведомость.

2. В ячейку С1 введите название таблицы Ведомость.

3. Для сокрытия столбца Должность выделите любую его ячейку и выполните команду Формат/Столбец/Скрыть.

4. Записи таблицы должны быть отсортированы по отделам. Если список не отсортирован, выполните сортировку по полю Отдел (этап 5).

Итоговая ведомость

	В	C	D	F	G	H
	Ведомость
	Ф.И.О.	Таб. номер	Отдел	Начислено	Удержано	К выдаче
	Сидоров В. В.	11028	1	700р.	84,00р	616,00р.
	Алексеев Р. П.	11036	1	700р.	84,00р	616,00р.
	Сидоров П. П.	11014	1	1 500р.	180,00р.	1 320,00р.
	Сага П. П.	11025	1	1 700р.	204,00р.	1 496,00р.
	Осина Л. Д.	11045	1	700р.	84,00р.	616,00р.
	Лев О.Т.	11023	1	800р.	96,00р.	704,00р.
	Бондарь А.А.	11009	1	2 200р.	264,00р.	1 936,00р.
	Алексеев Н.И.	11003	1	1 500р.	180,00р.	1 320,00р.
	1 Среднее			1 225р.
	1 Всего			9 800р.	1 176,00р.	8 624,00р.
	Петров П. П.	11044	2	1 000р.	120,00р.	880,00р.
	Протасов Р. В.	11019	2	1 200р.	144,00р.	1 056,00р.
	Петров А. Б.	11018	2	900р.	108,00р.	792,00р.
	Пинчук И. П.	11033	2	800р.	96,00р.	704,00р.
	Кериченко Г .О.	11002	2	1 000р.	120,00р.	880,00р.
	2 Среднее			980р.
	2 Всего			4 900р.	588,00р.	4312,00р.
	Ли А.А.	11043	3	800р.	96,00р.	704,00р.
	Штагер Е.А.	11017	3	1 200р.	144,00р.	1 056,00р.
	Пилипчук Ю.Д.	11012	3	1 000р.	120,00р.	880,00р.
	Петров Т.И.	11022	3	1 000р.	120,00р.	880,00р.
	Козлов Е.И.	11010	3	800р.	96,00р.	704,00р.
	3 Среднее			960р.
	3 Всего			4 800р.	576,00р.	4 224,00р.
	Общее среднее			1 083р.
	Общий итог			19 500р.	2 340,00р.		17 160,00р.

5. Выделите одну из ячеек списка и выполните команду Данные/Итоги...

6. В открывшемся диалоговом окне Промежуточные итоги выполните следующие действия:

• Раскройте список в поле ввода При каждом изменении в и выберите то поле, по которому группируются записи для получения итогов. Таким полем в поставленной задаче является поле Отдел, т.к. все итоги подводятся по отделам.

• В поле ввода Операция по умолчанию будет выбрана функция Сумма.

• В поле ввода Добавить итоги по выберите элементы, по которым подводятся итоги: Начислено, Удержано и К выдаче. При помощи полосы прокрутки раскрывающегося списка пройдите по всем его элементам и проверьте, что другие элементы не помечены.

• Оставьте отметки для флажка Заменить текущие итоги и для флажка Итоги под данными.

• Нажмите кнопку ОК.

7. На экране появятся строки с промежуточными итогами для каждой группы записей и общий итог. Обратите внимание на кнопки, которые появились слева от таблицы. Кнопки с цифрами 1, 2 и 3 обеспечивают степень детализации показа данных в таблице: кнопка 3 — вся таблица с промежуточными итогами и общим итогом; кнопка 2 — только итоги: промежуточные и общий; кнопка 1 — только общий итог. Той же цели служат и кнопки со знаками « + » и « - ». Нажмите на каждую из кнопок и посмотрите, как свернулась структурная схема слева. После этого разверните весь список со всеми итогами, нажав кнопку 3.

8. Добавьте в таблицу итоговые строки по вычислению среднего значения по полю Начислено:

• Выполните команду Данные/Итоги...

• В поле ввода При каждом изменении в оставьте то же значение Отдел.

• В поле ввода Операция выберите элемент Среднее.

• В поле ввода Добавить итоги по уберите отметку с элементов Удержано и К выдаче.

• Для сохранения старых промежуточных итогов уберите отметку с флажка Заменить текущие итоги. Это позволит добавлять новые итоговые строки к уже имеющимся.

• Нажмите кнопку ОК. На экране появились новые итоговые строки, добавилась кнопка с номером 4 и изменилась структурная схема детализации.

9. Можно улучшить внешний вид таблицы, выполнив ее форматирование. Попробуйте воспользоваться Автоформатом. Для этого выполните команду Формат/Автоформат... и выберите один из вариантов форматирования. В окне просмотра для каждого варианта можно увидеть образец формата. Перед форматированием списка выделите одну из ячеек списка, тогда весь список будет выбран автоматически. Чтобы отформатировать только часть списка, ее следует выделить.

10. Чтобы убрать все итоги, выделите любую ячейку списка, выполните команду Данные/Итоги... и в диалоговом окне Промежуточные итоги нажмите кнопку Убрать все.

10. Для отображения скрытых столбцов используйте команду

Формат/Столбец/Показать.

Упражнение 5. На отдельном листе получите таблицу кадрового состава предприятия с указанием общего числа сотрудников и их количества в каждом отделе.

Указание к решению. Скопируйте рабочий лист Зарплата, назовите новый лист, например, Кадры. Отсортируйте таблицу по полям Отдел, Должность и Таб.номер (см. упр. .4 б). Скройте столбцы Начислено, Удержано и К выдаче. Подсчитайте количество сотрудников в каждом отделе и в целом на предприятии, используя функцию Кол-во чисел.

Упражнение 6. На отдельном листе получите таблицу, сгруппированную по должностям сотрудников с указанием номеров отделов.