1.3. Комунікації та ефективність управління

Численними дослідженнями в галузі управління доведено, що від 50 до 70 % всього робочого часу керівник витрачає на комунікації. В широкому розумінні комунікації – це обмін інформацією між двома або більше особами. Проте в організаціях – це не просто розмови по телефону, засідання, листи, звіти. Комунікація сполучає всі елементи організаційної системи з метою досягнення цілей підприємства. Саме тому, цей процес пов'язаний з усіма видами управлінської діяльності. Ще комунікації називають сполучними процесами.

Організації користуються різноманітними засобами комунікацій. Так, зі своїми наявними і потенціальними споживачами вони спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин з громадськістю першочергова увага приділяється створенню певного образу, іміджу організації. Організаціям доводиться підкорятися державному регулюванню і готувати річні письмові звіти з інформацією про фінанси та маркетинг, розміщення виробництва та з інших питань.

Організація так само тісно повинна взаємодіяти і зі своїм внутрішнім середовищем: підтримувати зв'язки з профспілками, з усіма відділами та службами своєї структури (обговорення, збори, телефонні переговори, службові записки, звіти та інші форми спілкування).

Комунікації поділяються на горизонтальні та вертикальні.

Розглянемо кілька видів комунікацій.

Міжрівневі комунікації в організаціях. Такий вид комунікацій передбачає переміщення інформації з рівня на рівень у межах вертикальних комунікацій. Він може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі, і по висхідній, тобто з нижчих рівнів на вищі.

До комунікацій по низхідній належать повідомлення про поточні завдання, зміни у цільових програмах, рекомендаційні процедури, правила тощо.

Комунікації по висхідній передбачають звіти, пропозиції, пояснювальні записки. Таким шляхом керівництво дізнається про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти усунення недоліків.

Комунікації між різними підрозділами. Як доповнення до обміну інформацією по низхідній або висхідній, організації потребують горизонтальних комунікацій. Організація складається з багатьох підрозділів, тому обмін інформацією між ними необхідний для координування завдань і дій.

Комунікації «керівник – підлеглий» є різновидом обміну інформацією по вертикалі. Однак цей вид комунікацій розглядається окремо, оскільки він є основною частиною комунікативної діяльності керівника. Ці комунікації пов'язані з поясненням завдань, пріоритетів, очікуваних результатів; з обговоренням проблем ефективної роботи: з вирішенням питань мотивації робітників, збирання інформації щодо проблем організації; з одержанням повідомлень про ідеї, удосконалення, пропозиції.

Неформальні комунікації. Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом розповсюдження чуток. Чутками вважаються неточні повідомлення, що надходять від неформального джерела. Вони витають біля автоматів з охолодженою водою, в коридорах, їдальнях, інших місцях, де люди збираються групами. Відомо, що по каналах чуток інформація передається набагато швидше, ніж по каналах формального повідомлення. Згідно з дослідженнями Кіта Девіса, 80-99 % чуток є точними стосовно інформації самої компанії.