3.2. Планування ревізійної роботи

П ослідовна зміна контрольно-ревізійних процедур, яка здійснюється згідно з планом (програмою) на певному об’єкті контролю і направлена на досягнення намічених цілей називається контрольно-ревізійним процесом.

Процедура в контрольно-ревізійному процесі – це офіційно встановлений чи узвичаєний порядок виконання дій, обговорення порядку виконання програми контролю з метою ефективного вивчення поставленого завдання

Слід розрізняти поняття “організація контрольно-ревізійної роботи” та “організація ревізії”. Під організацією контрольно-ревізійної роботи розуміють комплекс заходів, спрямованих на здійснення господарського контролю безпосередньо в підвідомчих або інших підприємствах.

Організація ревізії – це комплекс взаємопов’язаних етапів здійснення господарського контролю безпосередньо на конкретному об’єкті та за його межами

Отже, лише за умови належної організації контрольно-ревізійного процесу можна отримати повну та достовірну інформацію про стан господарської діяльності підприємства, виявити відхилення та недоліки, а також визначити фактори, які будуть запобігати виникненню негативних явищ в майбутньому.

М іністерства і відомства, що мають контрольно-ревізійний апарат для досягнення максимальної ефективності своєї діяльності, складають перспективні, поточні і річні, квартальні та індивідуальні плани контрольно-ревізійної роботи. Планування ревізії є першим і найбільш важливим етапом організації контрольно-ревізійної роботи, тому що від цього здебільшого залежить раціональне використання контрольно-ревізійного апарату, правильна організація ревізій та їх ефективність.

ГоловКРУ готує і за погодженням з Мінфіном подає до 1 грудня поточного року на затвердження Кабінету Міністрів України проект Плану основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів державної контрольно-ревізійної служби, що містить перелік підприємств, установ та організацій, на яких планується проведення ревізій та перевірок, основні напрями і терміни їх проведення. До проекту Плану додається пояснювальна записка, в якій обґрунтовуються включені до нього питання. План затверджується до 20 грудня поточного року.

Плани контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ, контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, а також плани контрольно-ревізійної роботи контрольно-ревізійних підрозділів (відділів, груп) в районах, містах, районах у містах, у тому числі міжрайонних контрольно-ревізійних відділів, розробляються на підставі Плану основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів державної контрольно-ревізійної служби та включають інші питання, вирішення яких належить до компетенції органів державної контрольно-ревізійної служби.

Терміни підготовки та порядок затвердження планів контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ, контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, а також планів контрольно-ревізійної роботи контрольно-ревізійних підрозділів (відділів, груп) в районах, містах, районах у містах, у тому числі міжрайонних контрольно-ревізійних відділів, визначаються ГоловКРУ.

Основними підставами для включення об’єктів контролю до планів контрольно-ревізійної роботи органів державної контрольно-ревізійної служби є періодичність проведення в них ревізій та перевірок, обсяг бюджетних коштів, які виділялися підприємствам, установам та організаціям.

До планів роботи органів державної контрольно-ревізійної служби включаються також ревізії та перевірки, які відповідно до законодавства проводяться за зверненнями правоохоронних органів.

Термін між проведенням планових ревізій та перевірок на підприємствах, в установах та організаціях не може бути менше ніж 1 рік і не повинен перевищувати унормованих термінів зберігання підприємствами, установами та організаціями первинних бухгалтерських документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для складання фінансової звітності.

Перспективний план складається, як правило, на п’ять років і включає заходи з введення більш досконалих форм і методів господарського контролю, удосконалення діючих і розробки нових нормативно-довідникових матеріалів і методичних рекомендацій з питань проведення контрольно-ревізійної роботи, з підготовки і підвищення кваліфікації кадрів контрольно-ревізійного апарату.

Річний план складають всі установи, що мають підвідомчі підприємства, в листопаді або грудні поточного року на наступний календарний рік. Його складає керівник контрольно-ревізійного управління (відділу) чи уповноважена ним особа. Плани проведення ревізії можуть зберігатися як таємні документи з метою нерозголошення дати початку ревізії. Такий порядок складання та зберігання цього документу зумовлений застосуванням принципу раптовості запланованих ревізій. Але цей принцип може і не застосовуватись.

У деяких центральних організаціях річні плани ревізій складаються із зазначенням дати їх початку та завершення, прізвищ контролерів і ревізорів та інших даних. Але такий детальний план, як правило, не виконується на практиці, оскільки протягом року здійснюються непередбачувані зміни: ревізор може звільнитися, захворіти, піти у відпустку, брати участь у позаплановій ревізії іншого підприємства тощо. Тому для конкретизації річного плану на його основі краще складати квартальні плани ревізій.

Для складання річного плану ревізій необхідно встановити підприємства, що підлягають ревізії, визначити їх кількість на запланований період, виходячи із необхідності проведення ревізії підприємства в конкретному періоді, наявності кадрів, які залучаються до проведення ревізії. Зміст плану ревізійної роботи слід орієнтувати на контроль максимально можливої кількості підприємств та високу якість ревізій з найменшими витратами. Він залежить від видів та обсягу передбачуваних робіт, а також від індивідуальних якостей та навичок працівників ревізійних органів.

План складається у певній послідовності. В першу чергу, ревізіями охоплюються ті підприємства, з яких надходять скарги та сигнали про некваліфіковане ведення обліку, крадіжки, безгосподарність, в другу – підприємства, на яких ревізії не проводилась більше року, в третю – підприємства, які потребують практичної допомоги. Разом з тим, плани роботи повинні містити два розділи: контрольно-ревізійна діяльність та організаційні заходи. У першому розділі передбачаються ревізії, перевірки, обстеження, рейди, контроль за виконанням прийнятих рішень, у другому – питання щодо керівництва підзвітними ланками, вивчення та узагальнення досвіду їх роботи та надання практичної допомоги; проведення нарад, організації навчання контролерів. В ревізійному процесі велике значення має вирішення організаційних питань, до яких, зокрема, відносять: визначення об’єкту ревізії та частоти проведення ревізій у календарному році з врахуванням кадрової забезпеченості. При складанні плану слід враховувати ряд загальних положень. До плану слід включати всю майбутню роботу, враховуючи те, що в ревізії приймають участь різні спеціалісти. Важливо визначити їх ділянки та обсяг робіт, розмежувати коло питань, що підлягатиме ревізії, встановити терміни надання матеріалів ревізії. План має, приблизно, таку форму (зразок 3.1).

Зразок 3.1

ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник відомства ____________ К.Ц. Кравець “25” грудня 200х р. ПЛАН проведення ревізії господарської діяльності підприємств (зазначається відомство) на 200х р. № з/п Назва підприємства, що підлягає ревізії Дані про останню ревізію Період проведення ревізії (квартал) за який період проведено ким проведено Затрачено люд/годин I II III IV 1 “Олена” з 01.09.2003 р. по 01.01.2006 р. 54 – – – 1 2 “Сатурн” з 01.05.2003 р. по 01.04.2006 р. 86 – 1 – – 3 “Наутілус” з 01.03.2003 р. по 01.04.2006 р. 48 1 – – – 4 “Орта” і т.д. з 01.04.2003 р. по 01.10.2006 р. 94 – – 1 – Разом Х Х 1080 4 9 8 4 Начальник контрольно- ревізійного відділу ___________________ К.В. Куліков (підпис)

План ревізії повинен бути обґрунтованим та гнучким, тобто обґрунтованість плану передбачає врахування умов роботи об’єкта, що ревізується, тенденцій його розвитку, цілей ревізії та витрат часу на її проведення. При визначенні планових витрат часу необхідно враховувати такі фактори, як обсяг документообігу, ступінь автоматизації обробки облікової інформації, спосіб перевірки документів (суцільний або вибірковий), кількість місяців, що підлягають перевірці.

Гнучкість плану означає, що при плануванні слід брати до уваги ймовірні події. Тобто, план може доповнюватися та уточнюватися, виходячи із конкретних обставин. Наприклад, можливе проведення ревізій на вимогу слідчих органів, вивчення причин недостач та марнотратства, тематичні перевірки з актуальних питань діяльності тощо. При плануванні слід уникати шаблонного підходу, враховуючи, що діяльність однотипних підприємств є індивідуальною.

При складанні плану контрольно-ревізійної роботи передбачається рівномірне завантаження працівників ревізійного апарату, а також виділення резерву часу для позапланових завдань і контролю за виконанням рішень, що прийняті на підставі результатів раніше проведених ревізій.

Від теорії до практики...

При плануванні слід виходити з того, що кожен ревізор повинен провести за рік 6-8 ревізій, тобто приблизно 2/3 часу бути зайнятим на ревізіях. Час, що залишився, відводиться на підготовку до ревізій, проведення позапланових ревізій і перевірок, навчання, участь у семінарах, відпустку тощо

Квартальний план складається за 10-12 днів до початку нового кварталу. Його підписує начальник відділу контрольно-ревізійної служби, затверджує керівник відомства. На відміну від річних, в квартальних планах охоплюється ширше коло показників – зазначаються період, за який проводиться ревізія, обсяг і тривалість ревізії, особи, відповідальні за проведення ревізії. Квартальний план має приблизно таку форму (зразок 3.2).

Зразок 3.2

ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник відомства ________________ К.Ц. Кравець “25” вересня 200х р. КВАРТАЛЬНИЙ ПЛАН РЕВІЗІЇ проведення комплексної ревізії господарської діяльності підприємств (зазначається відомство) на IV квартал 200х р. № з/п Підпри-ємство, що підлягає ревізії Період, за який проводиться ревізія Дата ревізії Вид ревізії Затрати праці на ревізію (включаючи ревізійну комісію підприємства) (люд/годин) Відпові-дальний виконавець поча-ток закін-чення 1 “Олена” 12 11.10 23.10 Комплексна 116 Ст. економіст-контролер Л. Лоза 2 “Сатурн” 8 08.11 29.11 Бухгалтерська 54 Гол. бухгалтер управління К. Кульков 3 “Наутілус” 12 01.11 20.11 Комплексна 96 Ст. економіст-контролер Б. Бєлан Начальник контрольно ревізійного відділу ____________________________ К.В. Куліков

На підставі квартального плану керівник ревізійної служби складає індивідуальні місячні або квартальні плани ревізій для кожного контролера. Вони складаються в одному примірнику, підписуються тільки керівником ревізійного органу та вручаються виконавцям не пізніше, ніж за 10 днів до початку місяця або кварталу, щоб виконавці мали час для підготовки до ревізії. Ревізори зберігають отримані індивідуальні плани під ключем як документи, що не підлягають розголошенню. Індивідуальний місячний план має приблизно таку форму (зразок 3.3).

Зразок 3.3

Індивідуальний план ревізій № з/п Підпри-ємство, що підлягає ревізії Дані про попередню ревізію (за який період і коли проводилась) Період, за який буде проводи-тись ревізія Дати початку і закін-чення ревізії Затра-ти часу, людино-днів Вид реві-зії Особи, які будуть прово-дити ревізію

Т ривалість ревізій встановлюється для кожного об’єкта в залежності від обсягу роботи та кількісного складу ревізійної бригади. Кількість членів бригади та час, необхідний для комплексної ревізії, обумовлені обсягом господарської діяльності підприємства.

Тривалість ревізії – це кількість днів, що відводяться на ревізію із зазначенням термінів її початку та завершення (але не більше 20 днів)

Затрати часу на проведення ревізії визначають залежно від обсягу ревізії, кількості і кваліфікації ревізорів. Важливо передбачити, щоб ревізії проводилися на кожному підприємстві в якомога коротший термін, як правило, не більше місяця. Триваліші ревізії негативно впливають на роботу підприємств, де вона проводиться.

Обсяг ревізії характеризує трудомісткість контрольно-ревізійних дій. Загальний обсяг ревізії можна виміряти шляхом аналізу більшості показників діяльності підприємства та ряду інших факторів, наприклад, величиною товарообігу та обороту по випуску продукції промислових підприємств, кількістю підприємств, що об’єднані між собою, кількістю папок (справ) бухгалтерських документів в середньому за місяць, тривалістю періоду, що ревізується, станом бухгалтерського обліку та кваліфікацією головного бухгалтера, а також видом ревізії, що проводиться.

Обсяг ревізії – це трудомісткість контрольно-ревізійних дій, яка вимірюється товарооборотом, виробництвом, кількістю підприємств, кількістю справ (папок) документів тощо

В ревізії слід розрізняти такі поняття, як ревізуємий період і балансомісяць.

Ревізуємий період – це період діяльності підприємства від закінчення попередньої ревізії до початку поточної. Кожна наступна ревізія повинна охоплювати період, починаючи з моменту завершення попередньої

Обов’язковим реквізитом повідомлення про пред’явлення планової перевірки є термін проведення перевірки. Він відраховується від дати початку перевірки і до дати підписання акта перевірки.

На практиці ревізуємий період визначають за кількістю балансомісяців.

Балансомісяць – це один місяць ревізуємого періоду, який підтверджується складанням бухгалтерського балансу, наприклад, з 1 лютого по 1 грудня – 10 балансомісяців

Крім балансомісяців, тривалість ревізії характеризується і кількістю людино-днів, що необхідні для її проведення (але не більше 20 днів). Час на ревізію слід відводити з урахуванням її якісного проведення, можливості правильного оформлення матеріалів та обговорення результатів в колективі підприємства. Період проведення ревізій повинен узгоджуватися з передбачуваними відрядженнями спеціалістів відомства на підвідомчі підприємства, враховувати участь ревізорів у засіданнях, різних зборах, семінарах, навчанні тощо.