Програмне забезпечення
Для того, щоб звільнити працівника з підприємства секретар повинен надрукувати бланк звільнення. Для цього він користується програмою Microsoft Office Word.
Microsoft Word – це програма для набору тексту, а так само складання різних тек і документів. Іншими словами, Microsoft Word (скорочено Word) – це програма для друкування і оформлення тексту. Ця програма створена для створення текстів різної складності. Ви можете створити статтю, документ, реферат, курсову, диплом і навіть книгу. До того ж, Word дозволяє красиво оформити текст, вибрати стиль і колір шрифту за своїм смаком, додати в нього картинку або фото і навіть скласти таблицю. І звичайно, надруковане можна легко роздрукувати на принтері.
Програма Microsoft Word – це, якщо образно, сучасна друкарська машинка, лише зручніша і функціональна. Коли відкривається програма, ми бачимо перед собою чистий папер, на якому можна друкувати текст за допомогою клавіатури. Програма автоматично додасть листи, якщо ваш текст не поміщається на одному. Також надрукований текст, при необхідності, можна легко коректувати і виправляти помилки.
Також для того, щоб звільнити працівника необхідно у базі даних підприємства на якому працював працівник знищити всі дані про працівника. Для цього секретар користується програмою Microsoft Access.
MicrosoftAccess — система управління базами даних. Має широкий спектр функцій, включаючи зв'язані запити, сортування по різних полях, зв'язок із зовнішніми таблицями і базами даних.
База даних (скорочено — БД) — впорядкований набір логічно взаємопов'язаних даних, що використовуються спільно та призначені для задоволення інформаційних потреб користувачів. У технічному розумінні включно й система керування БД.
Головне завдання БД — гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином, БД складається з двох частин: збереженої інформації та системи керування нею.
Розділ 3. Техніка безпеки та охорона праці в офісі
Правила поведінки в офісі
Все життя ми підкоряємося певним правилам, які існують в кожній сфері нашої діяльності. Тому робоче місце – не виняток. Як і в будь – якому суспільстві, взаємовідносини на роботі регулюються правилами внутрішнього розпорядку, ділового етикету, службових інструкцій, які враховують специфіку діяльності фірми, особливості її взаємодії з партнерами і клієнтами.
Головне завдання правил службової поведінки – створити всі умови для гармонійного поєднання успішної діяльності компанії в цілому і роботи кожного співробітника окремо. Отже. Що роблять люди, переступивши поріг офісу? Правильно – вітаються з усіма.
Причому, вітати потрібно всіх – від вахтера або охоронця до президента компанії – незалежно від рангу та службового становища. Обов'язковою також є дотримання субординації. Наприклад, першим вітає начальника підлеглий, відвідувач першим вітається з працівниками, що входить вітає присутніх, а проходить – стоять у групі людей.
Стиль спілкування керівника із співробітниками зазвичай залежить від загального стилю відносин в колективі. У великих серйозних компаніях начальнику прийнято звертатися до співробітників або по імені-по батькові, або за прізвищем, але з додаванням слів "пан" чи "пані". Не варто звертатися до підлеглих просто по імені, до того ж в скороченому варіанті. Адже в нашій країні так вже історично склалося шанобливо називати людей по імені-по батькові. Якщо вам довелося знайомити один з одним своїх колег, то в цьому випадку стоїть нижче по службових сходах представляють власникові більш високої посади.
Важливим моментом є рукостискання. Якщо воно залишає неприємні відчуття, то, можливо, ваш партнер має негативними рисами характеру. Міцне рукостискання з поглядом очі в очі служить позитивним знаком і сприяє встановленню майбутніх ділових відносин. Чоловіки і жінки на робочому місці знаходяться в рівному становищі, тому представницям прекрасної статі необхідно теж простягати руку при вітанні.
Робоче місце може багато чого розповісти про свого господаря. Вихована людина ніколи не залишає безлад на столі, де разом з важливими діловими паперами можна знайти ще купу сторонніх предметів – гуртки з чаєм 3-денний даності, сумочки, косметички, таблетки, папірці від цукерок і т.д. Не слід займатися макіяжем на робочому місці, а також є за робочим столом, жувати жувальну гумку або колупати в зубах зубочисткою.
Палити можна у спеціально відведеному для цього місці. Некрасиво нишпорити по столах колег, розглядати документи і папери на чужому робочому місці. Виховані люди завжди цікавляться справами своїх співробітників. Їх успіхи повинні щиро радувати, а невдачі засмучувати. Не забувайте вітати їх зі святом, датою в особистому житті або при черговому заохочення від начальства. Забудьте про особисті образи в стінах офісу – симпатії і антипатії не повинні позначатися на ділових відносинах з колегами. Вмійте зберігати таємниці, цінуєте надану вам довіру.
Пам'ятайте, що краще промовчати, ніж сказати зайве. Ніколи не поправляйте шефа в присутності інших, краще сказати йому про його помилки, залишившись наодинці. Для досягнення професійного успіху ви повинні володіти високою культурою мови, вміти грамотно писати і говорити. Забудьте про жаргоні і сленгу, позбудьтеся від слів-паразитів, вони недоречні на робочому місці.
Якщо ви не дотримуєтеся вимог етикету службового поводження, якщо ви конфліктний, агресивний і образливий людина, не сприймаєте критику і демонструєте непередбачувана поведінка, ваша службова кар'єра не отримає бажаного розвитку, як би не був високий рівень вашого професіоналізму.