Этап девятый - Окончательное документирование

После окончательной доводки параметров, завершается подготовка документации по системе - все настройки и инструкции пользователей. Составляются инструкции для рабочих мест и корректируются положения об отделах и должностные инструкции сотрудников. Данные инструкции должны предусматривать однозначное определение источников ввода неверных данных и, по возможности, исключать их появление. В частности, они должны содержать описание всех вариаций ввода и порядка применения стандартных справочников.

Этап десятый - ввод системы в промышленную эксплуатацию

Переход на промышленную эксплуатацию осуществляется в соответствии с разработанным на предыдущих этапах планом. Успешная реализация этого этапа, по сути, и означает успешное внедрение КИС на предприятии.

Критерии выбора системы и вариантов ее внедрения

Как два переезда равны одному пожару, так два внедрения информационных систем подобны одному банкротству. Как избежать негативных факторов, связанных с переходом на новые схемы работы и осваиванием новых инструментов? Каким образом снизить риск потери инвестиций при внедрении информационной системы? Выбор подхода и полученные результаты зависят от многих факторов.

Внедрение: сейчас или потом? - подобным вопросом задается любой руководитель, сталкивающийся с необходимостью принять решение о внедрении информационных технологий на своем предприятии.

Преждевременное решение грозит потерей инвестиций в программное обеспечение и выполненные работы - ведь впоследствии может выясниться, что система такого типа пока не нужна, поскольку текущие процессы более эффективны. А запоздалое решение связано не только с большими рисками потери инвестиций в создание информационной системы, но и с риском потери всего бизнеса.

Безусловно, своевременное решение - самое выгодное, но принять его весьма трудно. В такой ситуации более или менее удовлетворительным вариантом можно считать преждевременные попытки использования информационных систем, однако совершенно неприемлемо решение, принятое в последний момент.

С большой вероятностью внедрение может быть преждевременным, поэтому хотелось бы минимизировать затраты до того момента, пока перспектива развития бизнеса, связанная с внедрением системы, не станет ясной. Достичь этой цели помогают пилотные проекты, тестирование систем, деловые игры с использованием функционала системы, планируемой к внедрению. Наиболее показательным может стать внедрение минимального функционала в одном или нескольких подразделениях. При таком варианте заложенная в систему бизнес-ценность будет проверена с реальными данными, реальными сотрудниками и в реальном масштабе времени. И уже потом можно принимать решение о продолжении проекта или переносе работ на более поздний период.

Перед выбором системы

Когда решение о внедрении уже принято, остается выбрать систему, наиболее подходящую для решения поставленных задач. Какие критерии следует учитывать в первую очередь? Попытаемся перечислить основные параметры выбора информационной системы.

Функциональность. Система должна решать только те задачи, которые актуальны для организации. Главное в этом подходе - обязательное решение как всех текущих, так и уже сформулированных перспективных задач. Если круг вопросов, решаемых системой, гораздо шире, но нет уверенности в их реальной потребности в обозримом будущем, то дополнительные функции должны иметь минимальный приоритет по сравнению с другими факторами. Поэтому перед тем, как сделать выбор, желательно составить список задач, которые вы намереваетесь решить с внедрением системы.

Возможность интегрировать систему с другими приложениями. На каждом предприятии, работающем на рынке уже не первый год, существует определенный набор систем и приложений. В этих системах накоплена важная информация, и их функционирование неразрывно связано с работоспособностью предприятия. Новой системе необходимо работать с уже имеющимися данными и обладать возможностями интеграции с системами, которые предполагаются к внедрению в соответствии с ближайшими и стратегическими планами.

Модульность системы. Функциональность системы, распределенная по модулям, которые нет нужды приобретать и устанавливать сразу, а можно приобретать по мере необходимости, одновременно с появлением потребности в таких функциях. Этот подход позволяет отложить инвестирование средств в информационную систему на более поздний период. В противном случае предприятие вынуждено финансировать приобретение системы, даже если очевидно, что ее функциональность избыточна для решения поставленных задач.

Веб-интерфейс. На текущем этапе развития технологий веб-интерфейс можно назвать наиболее приемлемым вариантом создания рабочих мест в системах масштаба предприятия. Помимо очевидных преимуществ - кроссплатформенности и доступности информационной системы из любой точки мира, только веб-интерфейс при росте количества пользователей позволяет безболезненно масштабировать систему и в сжатые сроки производить обновление функционала. Один из примеров - переход на новую версию ПО. При отсутствии веб-интерфейса и установке системы на несколько сотен рабочих мест необходимо переустановить клиентские приложения на всех рабочих местах. Во-первых, это весьма трудоемко, а во-вторых, не гарантирует работоспособности приложений на рабочих местах из-за возможных расхождений в конфигурации оборудования и программных средств.

Надежность. Целый комплекс факторов, связанных как с самим ПО, так и с мерами по его сопровождению, обеспечению сохранности данных и безопасности системы. Подходы к оценке надежности системы заслуживают отдельной статьи, поэтому только отметим важность данного фактора.

Стоимость. Одним из решающих факторов, несомненно, является цена решения. В процессе выбора цена зачастую рассматривается как индикатор надежности. Однако на практике высокая стоимость решения скорее говорит об известности бренда и умении правильно позиционировать продукт, чем о повышенной надежности и гарантированном решении проблем по сравнению с другими системами. Реальной альтернативой дорогим корпоративным прдуктам сегодня становятся системы на базе открытых исходных кодов (Open Source) и системы с серверной политикой лицензирования. Серверная политика лицензирования стала экономически возможна при полном переносе пользовательского интерфейса в веб-браузер. При расчете полной стоимости решения нужно учитывать не только стоимость лицензий, но и стоимость сопровождения и развития системы. Для систем с открытыми кодами эти показатели тоже значительно ниже.

Соответствие текущей инфраструктуре. Новая система должна подходить к имеющейся корпоративной платформе. Если в компании корпоративным стандартом для серверного оборудования является ОС Linux, то новая система на базе Windows по понятным причинам имеет мало шансов на существование.