Глава1. Компоненты баз данных

1.1. Таблицы

В интерфейсе пользователя Microsoft Access можно создать таблицу в базе данных с помощью любого из трех методов выполните:

1) С помощью мастера таблиц.

2) Путем ввода данных в таблицу.

3) В режиме конструктора.

Создание таблицы с помощью мастера таблиц

Microsoft Access имеется мастер, с именем мастера таблиц, которая создаст таблицу. Этот мастер предоставляет предложения о какой тип таблицы можно создать (для примера, таблицы списка рассылки, таблица учащихся, таблицу задач и т.д) и предоставляет множество различных возможных имен для полей в этих таблицах. Чтобы использовать мастер для создания таблицы, выполните следующие действия:

-Создайте пустую базу данных.

-В окне базы данных в списке объекты выберите таблицы, а затем нажмите кнопку Создать.

-В диалоговом окне Новая таблица дважды щелкните значок Мастер таблиц.

-Следуйте инструкциям на страницах мастера.

Если требуется внести изменения в таблице мастером таблицы, откройте таблицу в режиме конструктора после завершения с помощью мастера таблиц.

Создание таблицы путем ввода данных в режиме таблицы

В Microsoft Access можно также создать таблицу, просто введя данные в столбцов (полей) в режиме таблицы. При вводе данных, согласованной в каждом столбце (например, только имена в один столбец) или только числа в другом столбце, Access автоматически назначить тип данных поля. Чтобы создать таблицу, просто введя данные в режиме таблицы, выполните следующие действия:

1. Создайте пустую базу данных.

2. В окне базы данных в списке объекты выберите таблицы , а затем нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Создание таблицы дважды щелкните Представле-ние таблицы данных. Пустой таблицы отображаются имена столбцов по умолчанию Поле1, Поле2 и т. д.

4. Переименуйте столбец, который требуется использовать. Для этого дважды щелкните имя столбца, введите имя столбца и нажмите клавишу ВВОД. Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время. Для этого щелкните столбец справа от которого требуется вставить новый столбец и выберите в меню Вставка команду столбец. Переименуйте столбец, как описано выше.

5. Ввод данных в режиме таблицы. Введите каждый тип данных в отдельном столбце. Например при вводе имен, введите имя в отдельном столбце и фамилии в отдельном столбце. При вводе дат, времени или чисел, введите их в согласованном формате. Если ввести данные единообразно, Microsoft Access можно создать соответству-ющий тип данных и формат отображения для столбца. Например для столбца, в котором вводится только имена, доступ будет назначить текстовый тип данных; для столбца, в которой можно вводить только числа доступ будет назначить числовой тип данных. При сохранении таблицы будут удалены все столбцы, которые следует оставить пустым.

6. После добавления данных со столбцами, которые требуется использовать, нажмите кнопку Сохранить в меню файл .

7. Microsoft Access предлагает, если требуется создать первичный ключ. Если вы не ввели данные, которые можно использовать для уникальной идентификации каждой строки в таблице, такие как инвентарные номера или коды, рекомендуется нажать кнопку Да. Если ввести данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую строку, нажмите кнопку Нети укажите поле, которое содержит данные в качестве первичного ключа в режиме конструктора, после сохранения таблицы. Чтобы определить поле в качестве первичного ключа, после сохранения таблицы, выполните следующие действия:

-Откройте таблицу, в Access создается из данных, введенных в таблицу в режиме конструктора.

-Выберите поле или поля, которые необходимо определить в качестве первичного ключа. Для выделения одного поля щелкните область выделения строки для нужного поля. Чтобы выбрать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу CTRL и щелкните область выделения строки для каждого поля.

-Выберите в меню Правка выберите Первичный ключ. Если требуется, чтобы порядок полей в нескольких полей первичного ключа должны отличаться от порядка полей в таблице, нажмите кнопку индексы на панели инструментов, чтобы открыть окно «индексы» и выберите порядок полей индекса под названием PrimaryKey.

Как упоминалось ранее, Microsoft Access присвоит типы данных для каждого поля (столбца), исходя из типа, то введенные данные. Если требуется настроить дальнейшего--определения поля например, чтобы изменить тип данных, Access автоматически назначается или опреде-лить правило проверки - откройте таблицу в режиме конструктора.

Создание таблицы в режиме конструктора

Если вы хотите самостоятельно создать структуры базовой таблицы и определить имена полей и типы данных, можно создать таблицу в режиме конструктора. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

1)Создайте пустую базу данных.

2)В окне базы данных в списке объекты выберите таблицы , а затем нажмите кнопку Создать.

3)В диалоговом окне Создание таблицы дважды щелкните Представление конструктора.

4)В < имя_таблицы >: таблицу диалогового окна задайте все поля, которые требуется включить в таблицу. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

-Щелкните в столбце Имя поля и введите уникальное имя для поля.

-В столбце Тип данных принимает тип данных по умолчанию для текста, который назначает доступ, или щелкните в столбце Тип данных , щелкните стрелку и выберите нужный тип данных.

-В столбце « Описание » введите описание данных, это поле будет содержать. Это описание отображается в строке состояния при добавлении данных в поле, и она включена в определение объекта таблицы. Описание является необязательным.

-После добавления некоторых полей, необходимо вставить поле между двумя полями. Чтобы сделать это, щелкните строку, над которой требуется добавить новое поле и выберите в меню Вставка команду строки. Это создает пустую строку, в котором можно добавить новое поле. Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку.

1)После добавления всех полей определяют поле первичного ключа перед сохранением таблицы. Первичный ключ — это одно или несколько полей, значения или значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Чтобы определить первичный ключ, выполните следующие действия:

-Выберите поле или поля, которые необходимо определить в качестве первичного ключа. Для выделения одного поля щелкните область выделения строки для нужного поля.

-Чтобы выбрать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу CTRL и щелкните область выделения строки для каждого поля. Выберите в меню Правка выберите Первичный ключ.

2)Если требуется, чтобы порядок полей в нескольких полей первичного ключа должны отличаться от порядка полей в таблице, нажмите кнопку индексы на панели инструментов, чтобы отобразить диалоговое окно «индексы», а затем порядок полей индекса под названием PrimaryKey.

3)Необходимо определить первичный ключ, но это обычно хорошая идея. Если первичный ключ не определен, Microsoft Access спросит, следует доступа создать ее при сохранении таблицы.

4)При сохранении таблицы, в меню файл выберите команду Сохранить, а затем введите уникальное имя для таблицы.