1 Сурет. Матрицалық ұйымдағы көп мақсатты жоба Функционалды бөлімнің жетекшісі
2 Сурет. Функционалдық бөлім жетекшісі
Бақылау сұрақтары:
Жоба жетекшісінің функциясы?
Жобаның орындалу циклі?
Стратегиялық жоспар нені көрсетеді?
Бизнес-жоспар дегеніміз не?
Мотивацияның теориясы неге негізделеді?
3 Дәріс. Жобаның өмірлік циклы. Жоба процесстері
Кез келген жоба ойдын туындауынан бастап толық аяқталғанға дейін жобаның өмірлік циклын тудырады, өз дамуының белгілі бір қатар тізбектелген деңейлерімен өтеді (сурет). Жобаның өмірлік циклы фазаларға бөлінеді, фазалар сатыларға, сатылар – кезеңдерге. Жобаның өмірлік циклының сатылары іскерлік сферасы мен жұмыстарды ұйымдастырудың қабылданған жүйесіне тәуелді. Бірақ әр жобада бастапқы сатының, жобаны жүзеге асыру сатысын және жоба бойынша жұмыстарды аяқтау сатысын айқындауға болады. Жобалардың жетекшілері жобаның өмірлік циклын кезеңдерге түрлі тәсілдермен бөледі. Мысалы, бағдарламалық қамтуды өндіру бойынша жобаларда жиі түрлі ақапараттық жүйедегі қажеттілікті тану, талаптарды қалыптастыру, жүйені жобалау, кодтау, тестілеу, пайдалануды қолдану сияқты кезеңдері айқындалады. Бірақ анағұрлым дәстүрлі жобаны РМІ өндірген стандартқа сәйкес бес кезеңге бөлу қарастырамыз:
Жұмыстар мен жағдайлар сипаттамасы: тізімі; жұмыстар мен жағдайлар сипаттамасы; жобаның құрылымдық моделі; сол сияқты ұйымы
Жоба жұмыстарының желілік графигі
Бюджет
(S)
ресурстар (R)
S
R
T
T
Жоба
мониторингі: жұмыстар,
уақыт, құны, ресурстар
Күнтізбелік
жоспарлар
Жоба
күйлері туралы есеп беру жұмыстар; уақыт; құны; ресурстар; орындау; сенімділік; дайындық; тиімділік
Басқарушы
әсерлер туралы шешімдер қабылдау нақты
күні; ауытқулар
тізімі; ағындық
төлемдер тізімі; ұсыныстар
Мақсаттар
(міндеттер): ұйымдар; жоба; жоспарлау
мен бақылау жүйелері
Кері
байланыс
Жобаның
өмірлік циклының сатылары
Инициация (қойылым)
Жоспарлау
Орындау (Орындалу)
Бақылау (Талдау мен басқару)
Аяқтау (Жабу).
Жоба иницияциясы (initiating)- жоба басы туралы ресми хабар. Жобалар қанағаттандыру керек қажеттіліктердің туындауына байланысты инициирленеді. Бірақ ресурстар тапшылығы жағдайында барлық дерлік қажеттіліктердің қанағаттандыру мүмкін емес. Таңдау жасауға тура келеді. Жобалардың салыстырмалы талдамасы үшін берілген кезде қаржылық, экономикалық, коммерциялық, ұйымдастырушылық, экологиялық, тәуелділіктер талдамасы мен жобаның талдамасының басқа түрлері енетін, жобалық талдау әдістері қолданылады.
Жобаны жоспарлау (planning). Жоспарлау қандай да бір түрде жобаны жүзеге асыруды барлық мерзімі ішінде орындалады. Жобаның өмірлік циклыныі ең басында әдетте ресми емес алдын-ала жоспар өндіріледі жобаны жүзеге асыру жағдайында орындауға ғажет болатындардың жуан көрінісі. Жобаны таңдау туралы шешім алдын- ала жоспардың бағаларыны негізделеді. Жобаның ресми және бөлшекті жоспарлануы оны жүзеге асыру турала шешім қабылданған соң басталады. Жобаның кілттік нүктелері (вехалар) анықталады, міндеттер мен олар өзара тәуелділігі қалыптасады. Осы кезеңде жобаларды басқаруға арналған жүйелер қолданылады, олар жоба жетекшісіне ресми жоспарларды өндіру үшін құралдар жиынын ұсынады: жұмыстардың иерархиялық құралдары, желілік графиктер мен Гант диаграммалары, тағайындау құралдары мен ресурсттарды жүктеу гистограммалары. Жобаның бекітілген жоспары бақылаушы немесе базалық деп аталады. Жоба жоспары өзгеріссіз қалмайды және жобаны жүзеге асыру шамасы бойынша ағындық жағдайды ескере отырып тұрақты түзетуге ұшырап отырады.
Жобаны орындау (executing). Ресми жоспар бекітілген соң менежерге оны жүзеге асыру бойынша міндеттер жүктеледі.
Жобаны бақылау (controlling). Жобаны жүзеге асыру шамасы бойынша жетекшілер жоба мониторингін өткізуге міндетті, яғни жұмыс жүрісін тұрақты бақылау. Бақылау жұмыстар жүрісі туралы нақты деректерді жинауға және оларды жоспарлық деректермен салыстыруға жүктелген. Өкінішке орай, жобаларды басқаруда жоспарлық және нақты көрсеткіштер арасында ауытқулар әрдайым болатындығында сенімді болуға болады. Сондықтан менеджер міндеті орындалған жұмыстар көлеміндегі ауытқулардың жобаны тұтастай жүзеге асыру жүрісіне және сәйкес басқарушы шешімдер шығаруға мүмкін мәселелерді талдау болып табылады. Мысалы, егер графиктен қалып қою ауытқудың тиімді деңгейінен шықса, ресурстардың үлкен көлемін бөле отырып, белгілі бір критикалық міндеттердің орындалуын жеделдету туралы шешім қабылдануы мүмкін.
Жобаны аяқтау (clossing) -жобаны жабу туралы ресми хабарлама. Жоба алдына қойылған мақсаттарға қол жеткізілгенде аяқталады. Кейде жобаның аяқталуы жобаны график бойынша аяқталуға дейін аяқтау шешімі қабылданған кездегі жағдайларда сияқты күтпеген кезде және уақыттан бұрын болуы мүмкін. Жоба аяқталған кезде оның жетекшісі жобаны аяқтайтын бірқатар шараларды орындау керек. Бұл міндеттердің нақты сипаты жоба сипатына тәуелді болады. Егер жобада жабдықтар қолданылса, онда инвентаризациясын орындау керек және оны жаңа қолданыс үшін беру керек. Подрядтық жобалар жағдайында нәтежелердің подряд немесе келісім шарттарына жауап беретіндігін анықтау керек. Соңғы есеп беруді құру мүмкін, ал аралық есеп беруді архив түрінде ұйымдастыруға болады.
Жоба процесстері әдетте адамдармен орындалады және негізгі топқа бөлінеді:
Орындау мен бақылау процесстері. Орындауды құрылған жоспардың жүзеге асырылу процесстері деп тұжырымдайды. Жобаны орындау белгіленген жоспардан ауытқушылықтарды анықтау үшін үнсіздік талданып, өлшену керек.т Жоба параметрлерін үнсіздік өлшеу және туындайтын ауытқулар иденфикациясы кейін орындау процесстеріне жатады және орындау бақылаушы деп аталады. Орындауды бақылау жоба жоспарына кіретін барлық параметрлер бойынша орындалу керек.
Орындау мен бақылаудың негізгі процесстеріне жоба жоспарын орындаудың процессін жатқызуға болады.
Талдау процесстері. Талдау процесстері жоспар талдамасын сияқты орындау талдамасына қосады. Жоспар талдамасын жобаны орындаудың құрылған жоспарының жобаға қойылатын талаптар мен жоба қатысушыларының мүдделерін қанағаттандырама, жоқ па анықтауды білдіреді. Ол жоба командасымен және басқа қатысушылардың жоспар көрсеткіштерін бағалаумен беріледі. Жоспарлау сатысында жоспарды талдау нәтижесі бастапқы жағдайлардыөзгерту мен жоспардың жаңа нұсқасын құру, немесе орындауды өлшеу үшін негіз болып қызмет ететін жобаның базалық жоспары ретінде өндірілген нұсқасын қабылдау болуы мүмкін. Кейінгі мазмұндауда жоспар талдамасы процесстердің бөлек тобы ретінде айқындалмайды, ол жоспарлау процесстерінің тобына қосылады, сол арқылы бұл процесстер тобын табиғаты бойынша итеративті етеді. Сөйтіп, талдау процесстерін кейін орындау талдамасының процесстері деп түсінеді.
Орындау талдамасының процесстері күйді бағалау үшін және жобаны жоспарлау сатысында анықталған күштерн критерийлер мен шектеулерге сәйкес орындау сәттілігін болжау үшін арналған. Жобалардың қайталанбастығына байланысты бұл критерийлері мен шектеулеріне мақсаттар, сапа, мерзімдер және жоба жұмысының құны кіреді. Кері болжау кезінде түзетуші әсерлер қажеттілігі туралы шешім қабылданады, оларды таңдау өзгерістерді басқару процесстерінде орындалады.
Басқару процесстері. Жобаның орындалуын басқару – бұл жобаның сәтті жүзеге асырылуы үшін қажет басқарушы әсерлерді анықтау мен қолдану. Егер жобаны орындау белгіленген жоспарға сәйкес жүргізілсе, онда басқару орындауға келтіріледі – жоба қатысушыларына жоспарлардың тапсырмалары мен оларды жүзеге асырылуы басқаруға келтіру. Бұл процесстер орындау процесіне қосылған. Егер жүзеге асыру барысында күзетуші әсерлерді анықтау мен қолдану қажеттілігін көрсететін ауытқулар туындаса, іс басқаша болады. Бұл жағдайда оптималды түзетуші әсерлерді табу керек, қалған жұмыстар жоспар түзетіп, жобаның барлық қатысушыларымен бекітілген өзгерістерін келісу керек.
Сөйтіп, басқару процесстері жоба жоспарына қажетті өзгерістерді енгізу, анықтау үшін арналған. Мұндай басқару процесстері жиі түрде өзгерісиерді басқару деп аталады және талдау процесстеріне инициирленеді.
Бақылу сұрақтары:
Жобаны жоспарлаудың негізгі және көмекші процесстерін атаңыз.
Жоба талдамасының негізгі және көмекші процесстерін атаңыз.
Жобаларды басқарудың нег ізгі және көмекші процесстерін атаңыз.
Жоба сатыларын атаңыз.
Жоба инициациясы неге негізделген?
6.Жобаның өмірлік цикілінің анықтамасын беріңіз.