Вимоги до виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів

Службові документи переважно виготовляють за допомогою друкувальних засобів – комп'ютерної техніки чи конторської друкарської машинки. Лише окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.

Проте всі документи (і надруковані, і рукописні), які створюються в діяльності організації й підлягають зберіганню в її документаційному Фонді, повинні мати береги, параметри яких вказані у інструкції «Вимоги до виготовлення бланків».

Слід зауважити, що ДСТУ 4163-2003 не встановлює вимоги до видів і розмірів шрифтів, якими слід користуватися, друкуючи документи на комп'ютері. Проте основною вимогою до шрифтів є забезпечення Можливості легкого та чіткого розпізнавання і прочитання тексту. Тому, Оформлюючи службові документи на комп'ютері у програмі Microsoft Word, бажано використовувати загальноприйнятий шрифт Times New Roman. При цьому слід враховувати, що шрифт розрізняється за розміром і видом. Розмір шрифту вимірюється в пунктах (один пункт дорівнює 1/72 дюйма) і характеризує висоту шрифту. За видом шрифт може бути світлим або напівжирним, прямим або курсивом. Напівжирним шрифтом дозволяється оформлювати такі реквізити документа, як «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва виду документа», «Відмітка про контроль», а також звернення до адресата на початку тексту документа і розшифрування підпису у реквізиті «Підпис». Курсивом можна оформлювати реквізити «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь», «Місце складання або видання документа». Стосовно розміру шрифту слід дотримуватися таких вимог: розміром 12-14 пунктів друкують реквізити:

• Назва організації – 07;

• Назва структурного підрозділу – 08;

• Назва виду документа – 10;

• Гриф обмеження доступу до документа – 15;

• Адресат –16;

• Гриф затвердження документа – 17;

• Гриф погодження документа – 24;

• Текст документ – 21;

• Заголовок до тексту документа – 19;

• Відмітка про наявність додатків – 22;

• Підпис – 23;

• Відмітка про засвідчення копії – 27.

Шрифтом меншого розміру (8-11 пунктів) друкують такі реквізити:

• Назва організації вищого рівня – 06;

• Код організації – 04;

• Код форми документа – 05;

• Довідкові дані про організацію – 09;

• Прізвище виконавця і номер його телефону – 28;

• Відмітка про наявність документа в електронній формі – 30.

Текст документів на папері формату A4 можна друкувати розміром шрифту 14 друкарських пунктів через один міжрядковий інтервал або розміром шрифту 12 друкарських пунктів через півтора міжрядкового інтервалу. На папері формату А5 текст документів рекомендується друкувати розміром шрифту 12 друкарських пунктів через один міжрядковий інтервал.

Оформлюючи документ на комп'ютері, не слід набирати його текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронному шаблоні бланка, оскільки це може призвести до зміщення зон розташування реквізитів.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Це насамперед стосується реквізитів:

• Назва організації – 07;

• Довідкові дані про організацію – 09;

• Заголовок до тексту – 19;

• Відмітка про наявність додатків – 22.

Проте існують так звані складні реквізити, такі, як «Адресат», «Гриф затвердження» та «Гриф погодження». Складові частини реквізитів відокремлюють одну від одної півтора-двома міжрядковими – інтервалами. Наприклад:

П

1,5

ОГОДЖЕНО

Г

1

олова державного комітету

А

2

рхівів України

П

1,5

ідпис Ініціал(и), прізвище

Дата

Реквізити документа відокремлюють один від одного півтора-трьома міжрядковими інтервалами. Так, наприклад, реквізити:

• Назва організації вищого рівня – 06;

• Назва організації – 07;

• Назва структурного підрозділу – 08.

друкують на відстані півтора інтервалу один від одного. Назву виду документа відокремлюють від «сусідніх» реквізитів двома інтервалами. Відмітку про наявність додатків відокремлюють від тексту документа двома інтервалами. Текст документа від заголовка відокремлюють трьома інтервалами. Також трьома інтервалами слід відокремлювати реквізит «Підпис» від тексту документа або від реквізиту «Відмітка про наявність додатків» (за наявності останнього).

Назву виду документа завжди друкують великими літерами.

М.В.Шевченко

(підпис)

Перший заступник голови адміністрації

Розшифрування підпису (ініціал(и) та прізвище) посадової особи у реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади у разі її розміщення на кілько рядках:

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) не повинна перевищувати 28 друкованих знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега.

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:

• 12,5 мм – для початку абзаців у тексті;

• 92 мм – для реквізиту «Адресат»;

• 104 мм – для реквізитів «Гриф обмеження доступу до документа» та «Гриф затвердження документа»;

• 125 мм – для розшифрування особистого підпису у реквізит «Підпис».

Не роблять відступів від межі лівого берега, оформлюючи реквізити:

• Дата документа – 11 ;

• Заголовок до тексту документа – 19;

• Текст (без абзаців) – 21 ;

• Відмітка про наявність додатків – 22;

• Гриф погодження – 24;

• Візи документа – 25;

• Відмітка про засвідчення копії – 27;

• Прізвище виконавця і номер його телефону – 28;

• назву посади у реквізиті «Підпис» – 23.

а також слова СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ ПРОПОНУЮ тощо.

У разі наявності у документі кількох грифів затвердження або погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – без відступу, а другий – з відступом на 104 мм від межі лівого берега.

Оформлюючи службовий документ на двох і більше аркушах, друга та наступні сторінки обов'язково мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та без розділових знаків.