- •Лекція 1. Поняття про діловодство, документ. Особливості сучасного діловодства План
- •1.2.Класифікація документів
- •1.3.Загальні поняття про законодавчу та нормативно-методичну базу діловодства
- •1.4.Дсту 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”
- •Лекція 2.Основні вимоги до організації сучасного діловодства в установі План
- •2.2.Поняття документообігу. Документні потоки
- •Вхідний документ
- •Внутрішній документ
- •3.Категорії установ за об’ємом документообігу. Змішана, централізована, децентралізована система діловодства
- •4. Нормативно-правові документи, які регламентують діяльність управління службою діловодства: положення, посадові інструкції, інструкція з діловодства
- •Лекція 3.Складання і оформлення документів, що використовуються в роботі с кадрами План
- •3.2.Порядок складання і оформлення наказів з особового складу
- •3.3. Ведення уніфікованих форм документів з особового складу
- •3.4. Основні положення щодо оформлення і ведення трудових книжок
- •Лекція 4.Організаційні аспекти документаційного забезпечення діловодства План
- •4.1.Приймання та попередній розгляд документів
- •Вимоги, щодо реєстрації документів
- •Терміни виконання документів
- •Аналіз даних про виконання документів
- •Лекція 5. Механізація та автоматизація діловодства в установі План
- •5.1.Загальні принципи механізації та автоматизації
- •5.2.Засоби складання, копіювання, розмножування та обробка текстових документів
- •5.3.Засоби зберігання та пошуку документів
- •5.4.Засоби передачі інформації
- •Лекція 6. Підготовка документів до постійного зберігання та використання План
- •6.1 Експертиза наукової та практичної цінності документів
- •6.2. Формування справ
- •6.3. Опис документів постійного та тимчасового зберігання
- •6.4. Забезпечення зберігання документів
- •6.5. Передача справ до відомчого архіву
- •Рекомендована література
1.2.Класифікація документів
Виробничо-господарська діяльність організацій дуже різноманітна. Різні факти, події, явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би усім вимогам та для зручності роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними ознаками класифікації.
Класифікація документів – це їх поділ на класи за найзагальнішими ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.
Передусім відокремлюють певні системи документації та документування.
Система документації – це сукупність документів взаємопов′язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення із певними формами.
Мета класифікації документів полягає у:
- підвищенні оперативності роботи апарату управління й відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов′язків виконавців, чіткого розподілу інформації;
- економії праці завдяки використанню інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).
Значення класифікації документів полягає у:
- забезпеченні їх швидкого пошуку у поточному діловодстві;
- підвищенні оперативності роботи з документами.
Види документів за ознаками класифікації та групами
№ п/п |
Ознаки класифікації |
Види документів |
Примітки та приклади |
1 |
Спеціалізація |
Загальні |
З адміністративних питань |
Спеціалізовані |
З фінансових питань, з комерційних питань |
||
2 |
Призначення |
Розпорядчі |
Документи, які відображають питання оперативного управління організацією |
Організаційні |
Документи, що регламентують діяльність організації, визначаючи її функції та функції її елементів |
||
Інформаційні |
Документи, в яких міститься інформація про факти, події, явища, що відбулися в організації та за її межами |
||
3 |
Місце складання |
Внутрішні |
Створені на тому підприємстві, де вони функціонують. |
Зовнішні |
Надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам |
||
4 |
Напрям руху |
Вхідні |
Документи, що створені за межами організації та надійшли в організацію |
Вихідні |
Документи, що створені в організацій, але використовуються за її межами |
||
Внутрішні |
Створені на тому підприємстві, де вони функціонують. |
||
5 |
Джерела виникнення |
Первинні |
Характеризують стан підприємства (статистична звітність) |
Вторинні |
Отримані на підставі аналізу та узагальнення відомостей, наведених у первинних документах
|
||
6 |
Форма |
Стандарти |
Створені за чітко визначеними нормами та правилами, не мають відхилень від зразків |
Індивідуальні |
Створені за задовільною формою |
||
7 |
Спосіб виготовлення |
Типові |
Заяви |
Трафаретні |
Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповнені |
||
Індивідуальні |
Листи, відгуки, реценції |
||
8 |
Техніка відтворення |
Рукописні |
Написані від руки |
Відтворені механічним способом |
Надруковані |
||
На аудіо– та відео плівці |
Аудіо– або відеозапис якоїсь події |
||
На дискетах для користування на ПК |
Створені для роботи на ПК |
||
9 |
Ступінь гласності |
Цілком секретні |
Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах |
Секретні |
Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах |
||
ДСК (для службового користування) |
Зберігаються у сейфах, видаються для роботи відповідно до затвердженого керівником списку |
||
Загальнодоступні |
Документи, з якими можуть ознайомитися всі бажаючі без обмежень |
||
10 |
Складність |
Односкладні |
Складаються з одного питання |
Складні |
Містять в собі два або більше питань |
||
11 |
Стадії створення |
Оригінал |
Документ, який створено вперше й належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копії рівнозначні |
Копія |
Це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку „копія” і завірена в певному порядку. В свою чергу розрізняють 3 різновиди копій: 1. Відпуск – це копія оригіналу документа, що залишається у відправника. 2. Витяг – копія, що відтворює частину оригіналу. 3. Дублікат – другий примірник документа, виданий у зв′язку із втратою оригіналу. |
||
12 |
Термін зберігання |
Постійного зберігання |
75 років |
Тривалого зберігання |
Понад 10 років |
||
Тимчасового зберігання |
До 10 років |
||
13 |
Зміст |
Організаційно-розпорядчі |
Документи для оперативного управління установою |
Фінансово-облікові |
Відображають ведення обліку в організації |
||
Постачальницько-збутові |
Відображають аспекти господарської діяльності установи |
||
14 |
Термін виконання |
Термінові та дуже термінові |
До 10 днів |
Звичайні, безстрокові |
До 30 днів |
||
15 |
Засоби фіксації (відбиття) |
Письмові (рукописно-друковані) |
Охоплюють усі рукописні та машинописні документи |
Графічні |
Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани |
||
Фото-, кіно-, фотодокументи |
Дають можливість зафіксувати ті об′єкти, явища, процеси, котрі відтворити іншими засобами неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації, їх широко використовують для протоколювання зборів, нарад, засідань тощо. |
||
16 |
Юридична сила |
Справжні |
Бувають: - дійсними; - недійсними, тобто втратили юридичну силу. Наприклад, договір. |
Підробні |
Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки |
||
17 |
Походження |
Службові |
Стосуються інтересів підприємств та організацій |
Особисті |
Стосуються певної особи, імені |
||
18 |
Ступінь обов′язковості |
Директивні |
Потребують обов′язкової відповіді, виконання |
Інформаційні |
Виготовляються з інформаційною метою й беруться до відома |
||
19 |
Найменування |
Положення, накази, інструкції, звіти, акти, записки, листи, довідки, плани тощо |
|