1. Этикет делового письма

В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем письма) выражается с помощью:

1. соблюдения обшей корректной тональности послания,

2) речевых этикетных формул обращения (Уважаемый господин Вершинин! Высокоуважаемая госпожа министр!) и прощания (С почтением; С неизменным уважением).

Современное официальное обращение к адресату и текстах канцелярского (административного) подстиля до сих пор не выработано (ср. «Дипломатический подстиль»), На практике наиболее часто употребляются следующие формы обращении.

• при обращении к должностным лицам высших органон государственной власти и управления, руководителям обществ, компаний, фирм возможно обращение лишь с указанием должности:

Уважаемый господин мэр.

Уважаемый господин министр!

• в письмах-приглашениях, извещениях, в письмах некоторых других жанров допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Иван Иванович!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемый г-н Иванов!

Уважаемые господа! (в том случае, если имена получателей текста неизвестны)

Уважаемые коллеги! (употребляете я в профессиональных сообществах)

Уважаемые товарищи! (при обращении к соратникам по партии или общественному движению).

Этикетные формулы:

• придают письму необходимый тон вежливости,

• свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские),

• свидетельствуют о рангах участников переписки.

При построении деловых текстов учитываются деловые отношения:

• горизонтальные (партнерские)

• вертикальные (субординационные)

В деловой переписке существуют правила этикета.

Составителям деловых писем, как правило, не рекомендуется:

1) побуждать адресата, не подчиняющегося автору, к спешке путем использования слов «Срочно, «Незамедлительно", «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

2) навязывать равному или вышестоящему по рангу адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например «Прошу изучить и решить вопрос положительно»;

3) намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку: «Предлагаю внимательно изучать...»;

4) начинать послание с констатации отказа и тех случаях, когда выполнение просьбы иди поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения, для смягчения отказа использовать формулы «К сожалению...», «Мы вынуждены...» и т.п.;

5) использовать слова с негативной эмоциональной окраской: вместо «Предложение было отвергнуто...» лучше написать «Предложение не было принято...»;

6) представлять свои утверждения в виде неоспоримого факта вместо «Ваши выводы некорректны» лучше написать «Представляется, что эти выводы требуют некоторой доработки»;

7) загромождать текст излишними формулами вежливости: вместо «Мы были бы чрезвычайно признательны Вам, если бы Вы любезно согласились предоставить нам информацию» лучше написать «Просим выслать информацию о Вашей продукции».

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием с т. зр. этических норм является:

А) оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа могут рассматриваться как нежелательность сотрудничества и привести к разрыву деловых отношений.

Б) В качестве ответного послания составляется самостоятельный текст; недопустима форма ответа, при которой письма, содержащие запрос или предложение, возвращаются адресанту с размещенной на них ответной информацией.