3. Документальное оформление движения материалов

Документы по учету материалов

Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а

№ формы	Название формы	Содержание
Форма М-2	Доверенность
Форма М-4	Приходный ордер склада
Форма М-7	Акт о приемке материалов
Форма М-8	Лимитно-заборная карта
Форма М-11	Требование-накладная
Форма М-15	Накладная на отпуск материалов на сторону
Форма М-17	Карточка учета материалов
Форма М-35	Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

На поступающие от поставщиков материалы на основании сопроводительных документов (накладная, счет-фактура) на складе выписывают Приходный ордер (форма № М-4). Сведения из приходного ордера кладовщики заносят в Карточку учета материалов (форма № М-17).

Если при приемке материалов выявлено расхождение фактических данных с указанными в документах (количество, качество и т.д.) или сопроводительные документы отсутствуют (неотфактурованные поставки), то составляется Акт о приемке материалов (форма № М-7), материалы приходуются комиссией по учетным ценам, при этом приходный ордер не оформляется. Сумму излишка материалов относят на увеличение задолженности поставщику или принимают на ответственное хранение, при выявлении недостачи по вине поставщика ему направляется претензия.

Если организация получает материалы на складе поставщика, то экспедитору (шоферу) нужно выписать Доверенность (по форме № М-2 или № М-2а)

Поступление материалов на склад из собственного производства оформляют Требованием-накладной (форма № М-11). При поступлении материалов при демонтаже оформляется Акт по форме № М-35.

После приемки материалов все документы передаются в бухгалтерию.

4. Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Порядок учета МПЗ на складе и в бухгалтерии зависит от метода их учета.

В бухгалтерии аналитический учет ведут одним из способов:

1. Количественно-суммовой учет - записи в карточках учета производятся на основании документов, полученных со склада.

2. Суммовой учет - учет ведется в разрезе мест хранения и материально ответственных лиц только в суммовом выражении.

3. Оперативно-бухгалтерский учет - в бухгалтерии карточки не ведутся, для учета используют проверенные карточки, заполненные на складах. Наиболее прогрессивный метод учета. На складах ведутся карточки складского учета (М-17), в которых фиксируется учет поступления и движения МПЗ на основе первичных документов в количественном выражении. После каждой операции выводится остаток материалов в натуральных единицах. В установленные сроки материально-ответственное лицо сдает оформленный «Отчет о поступлении и расходовании материалов» (М-13) с приложением всех первичных документов. По состоянию на первое число месяца МОЛ переносит количественные остатки из карточек в «Ведомость учета остатков материалов» (М-14). Эта ведомость открывается на год, хранится в бухгалтерии и выдается МОЛ за день до окончания месяца. Работник бухгалтерии проверяет правильность занесенных записей в карточках и заверяет их своей подписью.

Преимущества оперативно-бухгалтерского метода учета:

• Оперативность и достоверность количественного учета на складах в карточках, которые ведут МОЛ;

• Систематический контроль работниками бухгалтерии непосредственно на складах за правильным и своевременным документирование операций по движению МПЗ и ведением складского учета;

• Предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов данным текущего складского учета;

• Осуществление бухгалтерией учета движения МПЗ только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп МПЗ;

• Систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учетов путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым ценам, с остатками МПЗ по данным бухгалтерского учета.

Аналитический учет материалов ведется в местах хранения (на складах) и в бухгалтерии. На складах учет ведут материально ответственные лица на специальных карточках, которые открывают в бухгалтерии на каждое наименование и вид материалов. В карточках материально-ответственные лица отражают операции по поступлению и расходу материалов.