2. Microsoft Access: запуск программы и создание файла базы данных

Microsoft Access – один из компонентов широко распространенного семейства офисных приложений Microsoft Office. Программа Microsoft Access – это набор инструментальных средств для создания, эксплуатации и управления реляционными базами данных. Access на сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных. Это связано с тем, что Access обладает очень широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных. Данная программа позволяет создавать базы данных, обеспечивает хранение информации, обработку, сортировку, выборку данных и представление их в нужном виде.

В Access имеется около сотни специальных мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, элементов управления и свойств. Эти мастера значительно упрощают и ускоряют процесс создания баз данных. Мастер – специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа может за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства.

Основная информация базы данных хранится в таблицах. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам обычно хранят в разных таблицах. Прежде чем заносить данные в таблицы, необходимо определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Рассмотрим пример таблицы.

Пример 1. Предположим необходимо создать для занятий по физкультуре базу данных студентов группы. Данные представим в табличном виде (табл. 1).

Таблица 1

Номер	Фамилия	Пол	Год рождения	Рост	Адрес	Участие в соревновании
1	Петров	м	16.01.83	188	Ленина	да
2	Носова	ж	08.09.83	170	Труда	нет
3	Юлов	м	01.12.82	171	Мира	да
4	Васина	ж	11.10.82	169	Упита	да
5	Костин	м	03.07.83	165	Труда	нет
6	Агеева	ж	13.05.83	160	Конева	да
7	Блинова	ж	06.09.83	166	Упита	да
8	Ванеев	м	30.11.83	190	Конева	да
9	Конев	м	10.12.82	189	Ленина	да

Чтобы занести эти данные в БД необходимо сначала запустить программу Access. Рассмотрим один из вариантов запуска программы и создания базы данных.