50. Состав кадровой документации и ее назначение.

Кадровые документы делятся на:

распорядительные документы по личному составу (по персоналу или кадрам)

учетные документы по кадрам (персоналу).

Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия:

прием, перевод и увольнение сотрудников

предоставление отпусков

поощрения и взыскания

внесение изменений в трудовую книжку сотрудника (изменение записей, изменение фамилии и т.д.)

Приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 «об утверждении типовых форм первичного учета» утверждены следующие типовые формы приказов:

Приказ о приеме на работу (№ П-1) применяется для учета принятых на работу сотрудников и оформляется в отделе кадров на всех сотрудников. Приказ о переводе (№ П-5) применяется при оформлении перевода сотрудника из одного отдела (цеха, участка) в другой и оформляется сотрудником кадрового отдела в двух экземплярах, один из передается в бухгалтерию, а второй хранится в отделе кадров. Приказ о предоставлении отпуска (№ П-6) применяется при оформлении ежегодного и других видов отпусков, которые предоставляются сотруднику в соответствии с действующим законодательством Украины, графиком отпусков, контрактом, коллективным договором. Приказ о прекращении трудового договора (№ П-8) применяется при увольнении сотрудника и оформляется работником отдела кадров в двух экземплярах и подписывается начальником отдела (цеха, участка) и руководителем организации, первый экземпляр остается в отделе кадров, второй передается бухгалтеру предприятия.

К учетным кадровым документам предприятия относятся:

Личная карточка формы № П-2 — заводится на каждого сотрудника организации и заполняется на основании паспорта, документа об окончании учебного заведения, трудовой книжки, военного билета.

Личные дела заводятся на руководителей, материально ответственных лиц и специалистов предприятия. В личном деле находятся:

опись документов

заявление о приеме на работу

копия приказа о приеме на работу

личный листок по учету кадров

автобиография

копии документов об окончании учебных заведений

копии свидетельств о рождении детей

копии трудового контракта и т.д.

Информация из личных дел сотрудников считается секретной и хранится соответствующим образом. К ним имеют доступ только определенные лица, круг которых определят директор предприятия распоряжением.

Штатно-должностная книга ведется согласно штатного расписания организации для отслеживания вакантных должностей, как правило, заполняется карандашом.

51. Создание и подготовка резерва на замещение вакантных должностей руководителей.

Если в компании освобождается место президента и она должна пригласить на это место специалиста с стороны, последнему необходимо от 3 месяцев - до 6 месяцев, чтобы ознакомиться с делами организации, с 1 года до 3 лет, чтобы стать признанным “своим” и от 2 до 5 лет, чтобы вобрать культуру компании.

Под резервом руководителей понимается группа работников, которая отобрана для выдвижения на руководящие должности по результатам оценки их способностей, профессиональных знаний, умений и навыков, деловых и личных качеств.

Процесс формирования резерва руководителей и работа с ним включает этапы:

определение дополнительной потребности в руководителях (для обоснования численного и должностного состава резерва);

определение требований по каждой руководящей должности предприятия;

предшествующий набор претендентов в кадровый резерв;

изучение, оценка, подбор кандидатов в резерв;

подготовка индивидуальных планов развития, личных целей;

контроль за подготовкой резерва руководителей;

определение степени подготовленности резервиста к назначению на руководящую должность;

назначение на руководящую должность специалиста, который находился в резерве на руководящую должность.

Отбор кандидатов в резерв руководителей проводится

высшим руководителем организации совместно со службой управления персоналом в условиях конфиденциальности.

Некоторые организации сообщают работникам про их зачисление в резерв на замещение руководящей должности, некоторые держат это в секрете.

Преимущество второго подхода относительно формирования резерва – это избежание потенциальных конфликтов между руководителем и его преемником и лишнего ажиотажа возле процесса формирования резерва. Вместе с тем, существенным недостатком указанного подхода является отсутствие возможности целенаправленной подготовки лиц, которые зачислены в резерв на руководящие должности.

Методы определения кандидата в резерв:

метод экспертных оценок, когда эксперты (высшие руководители и специалисты службы управления персоналом) оценивают каждого кандидата.

метод тестирования, которое проводится практическими психологами или профконсультантами.

Основными формами работы по подготовке резерва руководителей являются:

институт повышения квалификации кадров Академии государственного управления, институт повышения квалификации, обучение на курсах, в школах резерва;

организация стажировки на руководящих должностях и временное выполнение обязанностей руководителей структурных подразделений;

предоставление права решения отдельных вопросов на уровне того руководителя, на замену которого готовится специалист, зачисленный в кадровый резерв;

командировка на другие предприятия для ознакомления с передовыми методами и опытом работы;

организация деловых встреч, круглых столов и тематических дискуссий и т.п..

Общие принципы работы с резервом руководителей

подбор кандидатов и состав резерва по их нравственно-психологическим и деловым качествам для решения задачи постоян­ного улучшения качественного состава руководителей;

соблюдение возрастного и образовательного цензов кандидатов на выдвижение. Возраст кандидатов в резерв для выдвижения в руководители среднего уровня управления не должен превышать 25-30 лет;

рациональное определение структуры и состава резерва с учетом то­го, что на каждую руководящую должность необходимо иметь не менее двух-трех кандидатов;

регулярный и систематический поиск кандидатов в резерв руко­водителей на основе широкой гласности в организации работы с резервом для выдвижения.