2. Раскрыть особенности проведения постпроектной оценки..

Несмотря на то, что по сути постпроектные проверки - своего рода расследования, они ничего не говорят о том, соответствуют ли результаты проекта поставленной цели и реализован ли их потенциал.

Подобные сведения - часть информации, использованной для принятия реше­ния о том, стоит ли расходовать деньги, необходимые для реализации проекта. Результа­ты проекта могут иметь отношение к объемам продаж, получаемой прибыли, деятельности пред­приятия в целом или только какого-то конкретного обо­рудования, реорганизации, получения очередной ученой степени, нового автомобиля или отдыха.

Постпроектная оценка проводится для того, чтобы про­верить, стало ли обещанное реальностью, и если нет, то почему.

Во всех без исключения случаях она проводится по инициативе клиента, хотя для обеспечения бесприст­растности или из-за технической специфики проведение оценки может быть поручено третьей стороне.

В больших организациях, где одновременно осуществляется множе­ство проектов, требующих больших капитальных затрат, постпроектной оценкой часто занимается специальный отдел, подчиняющийся совету директоров. У нас дома наши постпроектные оценки менее формальны; часто в их подготовке участвуют все, кто пользуется или имеет отношение к результатам проекта.

Постпроектная оценка масштабных проектов в организациях будет охва­тывать период с самого начала их разработки до двух-трех лет после их завершения. Работа над подобной оценкой может продолжаться несколько месяцев; ее подготовкой должна заниматься группа аудиторов, которая представит полученные результаты в виде официального отчета.

Какова основная цель постпроектной оценки?

Постпроектная оценка независимо от масштабов и сущности результатов проекта главным об­разом предназначена для того, чтобы проверить, соответ­ствуют ли результаты проекта поставленным целям и ре­ализован ли их потенциал.

Однако постпроектная оценка может использоваться для анализа ошибок и удачных решений. Благодаря ей мы можем научиться по-разному оценивать наши затраты или риски или же использовать различные методы планирования проектов. Извлеченные уроки могут касаться деталей (типа «в следующий раз в отпуске мы арендуем машину побольше») или более серь­езных вещей (например, «мы больше никогда не будем обращаться в эту строительную компанию»). Подобные уроки можно извлечь исключительно благодаря постпро­ектной оценке.

По каким направлениям происходит накопление данных по проекту?

В процессе реализации всех проектов накапливаются определенные материалы. Они напрямую связаны с учет­ными документами проекта, повествуя о его сроках, напо­миная об изменениях его плана, подтверждая кто, что и когда должен делать в процессе его реализации и говоря о том, какие методы и системы мы используем. Они пред­ставляют собой своего рода хронику проекта.

В масштабных и сложных проектах, имеющих про­должительные периоды реализации, накопленные матери­алы могут содержать ценную информацию о средствах и методах управления проектами. Кроме того, если они на­капливались постепенно, а не просто были собраны на пос­леднем этапе проекта, их вполне можно использовать для ведения в курс дела сотрудников, которые будут работать над новым проектом. Однако для большинства проектов подготовка материалов в полном объеме оказывается не­допустимой роскошью, поскольку связана с неизбежными затратами или ограниченными масштабами самого проек­та. С учетом этих обстоятельств наш ретроспективный взгляд на проект ограничен только проводимой проверкой.

В чем заключается проверка финансовой отчетности?

Проверка финансовой отчетности по проекту заключается в сопоставлении полученных результатов и осуществленных затрат с планируемыми показателями, выявлении размеров и причин отклонений, а также выявление нарушений в финансовом планировании.

На что необходимо обратить внимание при организации процессов на стадии завершения проекта? Опишите технологию работы на стадии завершения проекта.

В целом порядок завершения проекта может предусматривать следующую процедуру:

1) организации-исполнители проекта за определенный срок до завершения работ (тем) пред­ставляют в головную организа­цию по разделу проекта итоговый отчет за весь отчетный пе­риод с обязательной информацией о реализации научно-тех­нической продукции;

2) головная организация по разделу проекта готовит итоговый отчет по разделу и после рас­смотрения его на научно-техническом совете по разделу проекта (НТСР) направляет в го­ловную организацию по проекту в целом; НТСР осуществляет приемку результатов каждой работы сво­его раздела и утверждает акты приемки-сдачи научно-техни­ческой продукции, приемки работы;

3) головная организация готовит итоговый отчет по результа­там выполнения проекта и выно­сит его на рассмотрение головного научно-технического совета по проекту (ГНТС); ГНТС рас­сматривает результаты выполнения работ и направ­ляет итоговые материалы генеральному заказ­чику проекта для принятия соответствующего решения;

4) генеральный заказчик имеет право назначать специальную ко­миссию с учетом представи­телей ГНТС по приемке как отдельных работ, так и проекта в целом.