2.2 Анализ рекомендаций гост р 6.30-2003

В процессе работы делопроизводителя, секретаря или другого работника службы ДОУ может возникнуть закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Рассмотрим данную проблему на примерах.

Пример №1:

Допустим, что организация получила следующее письмо.

Руководитель организации, получивший подобное письмо сочтет его не имеющим юридической силы, поскольку:

- серьезная организация высылает письма-предложения на бланке, который позволяет установить, что компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;

- письмо должно подписывать лицо, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т. е. полномочное принимать решения, из письма же не ясно, кто его подписал;

- неизвестно, действует ли до сих пор это предложение, так как не проставлена дата отправления письма;

- письмо составлено без соблюдения правил этикета, так как авторы не стали узнавать фамилию и полностью указывать должность адресата. Следовательно, организация-отправитель не относятся серьезно к своим клиентам, и поэтому может нарушить свои обязательства;

- неясно, к кому обращаться за дополнительной информацией, на чье имя писать ответ, если бы фирму заинтересовало предложение о закупке офисной мебели и т. д.

Важно отметить, что письмо не зарегистрировано, а, следовательно, его не существует. Поэтому статус официального документа данное письмо теряет.

Можно сделать вывод о том, что подобное письмо руководителем серьезной организации рассматриваться не будет.

Сравним с другим письмом. Пример №2:

Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО «Прогресс» является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо:

- оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;

- подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса;

- адресовано именно нашей организации;

- зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем;

- доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо.

- известно, на чье имя писать ответ».

Важно подчеркнуть, что это письмо оформлено в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим целесообразность применения реквизитов (обязательных элементов оформления официального документа – письма).

Реквизит «наименование организации» позволяет установить наименование организации-отправителя. Реквизит «справочные данные» позволяют определить официальность организации, адрес, по которому можно отправить ответ, телефон офиса, и другие средства связи, которыми можно воспользоваться для уточнения сведений письма. Реквизиты «дата документа» и «регистрационный номер документа» позволяют установить дату отправления письма и его регистрационный номер, т.е. сам факт существования документа. Реквизит «Подпись» отражает уровень полномочий, лица принявшего решение…

Таким образом, требования нормативных актов, определяющих состав реквизитов организационно-распорядительного документа (в нашем примере – письма), обусловлены практической целесообразностью применения.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа.

Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации 

Зона документа – та часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Представленное в последнем примере письмо, казалось бы, содержит все необходимые реквизиты. Но можем ли мы быстро и правильно извлечь из него информацию?

Проанализируем расположение реквизитов в письме на «Примере №3» и ответим на вопрос: насколько необходимо располагать каждый реквизит документа в отведенной для него зоне?

Возможно, что этот документ позволяет установить наименование, адрес и телефон офиса организации-автора, уровень полномочий лица, принявшего решение, фамилию исполнителя документа, средства связи, которыми можно воспользоваться для уточнения сведений письма и т. д. Однако нельзя с уверенностью утверждать, что:

- коды, присваиваемые при государственной регистрации, принадлежат именно ЗАО «Прогресс»;

- исполнителем письма является Л.М. Трушина и звонить ей следует по телефону 765-43-21;

- письмо подписал именно коммерческий директор Е.П. Грачев, а не другое лицо, например Л.М. Трушина;

- письмо было зарегистрировано, 20.04.2004 – это дата регистрации, а 01-20/527 – регистрационный номер и т. д..

Вероятно, ответ будет отрицательным. Ведь для того чтобы осмыслить зафиксированную информацию (обнаружить заголовок к тексту, необходимый при регистрации входящего документа и передачи его по принадлежности; отметку о наличии приложения; справочные данные организации-автора и т. д.), будет затрачено в два раза больше времени, чем на аналогичные действия, осуществляемые при обработке предыдущего письма, все реквизиты которого расположены в соответствии с рекомендациями ГОСТа.

Подобным образом можно проанализировать состав и оформление и других реквизитов ОРД: грифов утверждения и согласования, виз согласования, отметки о заверении копии, отметки об исполнении документа и направлении его в дело, отметки о поступлении документа в организацию и т. д.

Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

У нас в стране существует многолетняя традиция применения стандартов на ОРД, закрепившая основные правила оформления документов. Поэтому правила оформления документов могут рассматриваться как обычай делового оборота – сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством.

Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба разработает собственный локальный нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), регламентирующий стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.

Целесообразно включить в организационный документ формуляры или унифицированные формы документов, образцы, примеры и т. д.

В современных организациях для создания управленческих документов, в том числе и организационно-распорядительных, применяются компьютерные технологии. Поэтому альбом унифицированных форм документов (формуляров, образцов) следует иметь не только в традиционном (бумажном) виде, но и на электронных носителях информации в виде шаблонов.