1.2 Відображення в обліку розрахунків з підзвітними особами.

1.2.1 Документальне оформлення господарських операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами.

Однією з умов збереження майна підприємства є наявність чітко сформульованих обов'язків у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено, якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність.

Оплата готівкою, відповідно до Порядку ведення касових операцій №21, передбачає, що підприємство-продавець повинно представити підприємству-платнику платіжний документ, який підтверджує виплату готівкою, товарний чек, рахунок - фактуру, акт виконаних робіт, акт наданих послуг тощо,податкову накладну (якщо продавець є платником ПДВ).

Обов'язок подання таких документів і отриманих цінностей(результату наданих послуг) на своє підприємство при здійсненні оплати ,лягає на підзвітну особу. На працівника - підзвітну особу, покладається також відповідальність за збереження виданої йому готівки, придбаних цінностей і здійснення розрахунку з продавцем.

Якщо після оплати придбаних цінностей відбувається затримка з їх отриманням (негабаритний вантаж, трудності з доставкою, затримка оформлення документів тощо), всі процедури здійснює наступного дня та ж підзвітна особа. Передачу обов'язків з подання звіту і розрахунків з підприємством підзвітної особи іншому працівнику не передбачено. Також недопустимі перенесення термінів отримання вантажів та інші винятки з правил. Розглянуто варіант операцій, коли придбання цінностей через підзвітну особу супроводить рухом готівки.

Підставою для здійснення операцій з придбання цінностей і оплати послуг між юридичними особами, як правило, є договір у письмовій або усній формі, в

якому може бути передбачено, що розрахунки між партнерами здійснюється готівковими грошовими коштами, тобто можливе здійснення розрахунків через підзвітну особу підприємства.

Регламентація форми ділових відносин між сторонами передбачена нормами господарського законодавства України . Відповідно до Цивільного кодексу (далі ЦК), домовленості про операції між сторонами можуть укладатися як в усній так і в письмовій формі (с. 42, 44 ЦК) . Договір між сторонами (ст. 153 і 154 ЦК) вважається укладеним, якщо угода між ними укладена за всіма суттєвими умовами. Підтвердженням такої угоди може бути як один документ (договір, контракт, угода тощо), так і обмін листами, телеграмами, телефонограмами, іншими документами, підписаними уповноваженими представниками сторін .

Таким чином, для забезпечення правової бази відносин між партнерами не обов'язкова наявність повної письмової форми договору; обов'язкова наявність підтверджених сторонами документів про угоду найважливіших питань. Дотримання передбаченої форми відносин між підприємствами необхідне передусім для встановлення ділових відносин. Наявність такої форми необхідна також і для підтвердження правової основи віднесення витрат на відрядження до підприємства - партнера до складу витрат. При придбанні запасів і товарно - матеріальних цінностей (ТМЦ) у юридичної особи через підзвітну особу підприємства, скерованій на підприємство - продавець, підзвітній особі можуть бути видані документи про наявність ділових відносин між сторонами - договори, контракти, копія рахунка - фактури продавця тощо.

На підприємстві - продавці підзвітній особі пред'являються цінності і оформляються документи на відвантаження цих цінностей покупцю:

1 накладна на відпуск товарно - матеріальних цінностей (форма M -20);

2 податкова накладна;

3 якщо використовується транспорт, заповняється товарно – транспортна накладна (форма 1-ТН);

4 до переліку документів входить також акт купівлі – продажу цінностей.

Необхідність складання такого первинного документа зумовлена тим, що

деякі умови купівлі і продажу товару не передбачені реквізитами наведених вище документів і їх буде доречно відобразити в акті. Ці умови стосуються якості товару, умови доставки, передпродажного, після продажного, гарантійного обслуговування та інших умов.

У касу продавця підзвітна особа вносить готівку. Внесок оформляється прибутковим касовим ордером, в якому вказується прізвище, ім'я і по батькові підзвітної особи, а також назва організації, яку ця особа представляє.

Квитанція до прибуткового касового ордеру залишається у довіреної особи. У бухгалтерії підприємства продавця оформляється накладна, податкова накладна на підприємство - покупець.

Якщо підзвітна особа для придбання цінностей відряджається в інший населений пункт, вона оформляє документи, що підтверджують її перебування у відрядженні, а також переміщення цінностей: відрядне посвідчення з відмітками, проїзні документи працівника (наприклад квиток), оплата(страховка) багажу та про інші понесені витрати,документи про наявність ділових відносин між партнерами тощо.

Після виконання доручення і повернення на підприємство, яке скерувала підзвітна особа, вона складає авансовий звіт про витрачені кошти. Існує також практика деяких підприємств де складаються два окремі авансові звіти: за відрядженням і придбанням цінностей.

Інструкцією для бюджетних установ № 125 передбачено, що при отриманні запасів матеріально відповідальна особа підприємства на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися про їх отримання і прийняття на відповідальне зберігання. Цей порядок може бути чинним і для комерційних організацій.

Отримані підзвітною особою цінності доставляються на підприємство і здаються нею на склад або на зберігання матеріально відповідальній особі.

Ця операція оформлюється записами в Журналі обліку вантажів, що надійшли (форма М-1), складанням прибуткового ордера (форма М-4). Комірник, при прийманні отриманих від підзвітної особи цінностей на супровідних документах - накладних, актах тощо, долучених до авансового звіту підзвітної особи,проставляє відмітки про приймання з посиланням на номер прибуткового ордера. У будь-якому випадку факт приймання на підприємство придбаних підзвітною особою цінностей повинен оформлятися документом, який для підприємства має юридичну силу. При здаванні цінностей на склад або за відсутності на підприємстві складу потрібно скласти відповідний документ, наприклад, акт приймання цінностей, що складається органом підприємства, який має відповідні повноваження. Такі повноваження можуть бути покладені на спеціальну комісію з приймання оцінки цінностей, на постійно діючу інвентаризаційну комісію або інший орган підприємства. Встановлений порядок і повноваження відповідального органу можуть бути передбачені як окремим розпорядженням керівника стосовно розрахунків з підзвітними особами, так і в наказі про облікову політику підприємства. Наявність такого акта або відмітка комірника про прийняття цінностей на склад дає підставу бухгалтерії прийняти авансовий звіт від підзвітної особи.

1.2.2 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами.

Залежно від обсягів інформації і рівня узагальнення рахунки бухгалтерського обліку поділяють на синтетичні і аналітичні. Рахунки бухгалтерського обліку, які відкриваються на підставі статей балансу для обліку господарських засобів та їх джерел, містять загальні (синтетичні) показники у грошовій оцінці. Так, рахунок «Основні засоби» відображає наявність і рух основних засобів підприємства (земельні ділянки, будинки і споруди, машини та обладнання, транспортні засоби тощо); рахунок «Виробничі запаси» — наявність і рух матеріальних цінностей даної групи (сировина і матеріали, паливо, будівельні матеріали, запасні частини тощо); рахунок «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» — загальну суму кредиторської заборгованості всім постачальникам і підрядникам за одержані від них матеріальні ресурси, виконані роботи та надані послуги й зміни цієї заборгованості в результаті сплати боргів та ін. Такі рахунки прийнято називати синтетичними.

Синтетичний облік розрахунків з різними дебіторами ведеться на рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Рахунок 37 по відношенню до балансу активний. По дебету відображається збільшення дебіторської заборгованості, по кредиту погашення заборгованості. Сальдо записується  по дебету і показує збільшення дебіторської заборгованості. Рахунок 37, який має такі субрахунки:

- 371 «Розрахунки за виданими авансами»;

- 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

- 373 «Розрахунки з нарахованими доходами»;

- 374 «Розрахунки за претензіями»;

- 375 «Розрахунки за відшкодування раніше завданих збитків»;

- 376 «Розрахунки за претензіями»;

- 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».

Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості. підзвітними особами (372). Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку, наприклад:

3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті",

3722 "Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті ",

3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби " та інші субрахунки.

Виданий підзвітній особі грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства, активи його при такій операції не збільшуються.

При оприбуткуванні матеріальних цінностей, придбаних за рахунок

грошових коштів, виданих під звіт на адміністративно – господарські потреби, потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9 «Запаси» і 16 «Витрати».

У первісну вартість запасів, придбаних за плату, входять суми, сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

Витрати на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з придбанням цінностей, входять до первинної вартості запасів як витрати на придбання вищезгаданих запасів і доведення їх до стану, в якому вони придбані для використання (дивитися Додаток – Ж).

Відповідно до Закону України «Про державний бюджет України на 2012 рік» з 01.01.2012 р. змінюється розмір добових, сума яких визначається виходячи з розміру мінімальної заробітної плати станом на 1 січня звітного податкового року. Згідно з пп. 140.1.7 ПКУ до складу витрат на відрядження включаються витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням:

— у межах території України, але не більш ніж 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, з розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (не більше 214,60 грн);

— для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, з розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (не вище 804,75 грн).

Аналітичний облік до рахунку 372 ведеться в журналі К-10. В цьому журналі для кожної підзвітної особи виділено особистий рахунок, в ньому записують: прізвище, ім’я, по батькові, посада. Залишок на початок місяця, видано кошти під звіт на підставі, записуються використання підзвітних сум, визнають залишок на кінець звітного періоду. В цьому журналі записи ведуться на протязі місяця на підставі касових ордерів і звітів.. в кінці місяця в цьому журналі підраховують підсумки, звіряють зустрічні суми по рахунку 301, та складають меморіальний ордер. По кредиту рахунку 372 в дебет різних рахунків, на використання підзвітних сум. Складений меморіальний ордер реєструється в реєстраційному журналі і записують в головну книгу. При опрацюванні звіту бухгалтер перевіряє своєчасність повернення невикористаних підзвітних сум підзвітною особою.