68. Эффективное использование средств подготовки и предоставления информации.

Современный офисный пакет включает.

1. Текстовый процессор.

2. Электронные таблицы.

3. Средства подготовки презентаций.

4. Средства подготовки деловой графики.

Наиболее популярными офисными пакетами сегодня являются:

1. Microsoft Office 95 и 97.

2. Corel Office.

3. Lotus SmartSuite.

Эффективность использования средств подготовки и предоставления информации может быть существенно повышена за счет разработки и предоставления пользователям шаблонов и примеров документов, используемых на разных стадиях проекта.

69. Процессы проекта.

Процесс проекта – это совокупность взаимосвязанных действий, приводящих к результату. Он включает:

- процессы управления проектом, которые определяют и осуществляют организацию видов деятельности по проекту командой проекта;

- процессы, ориентированные на продукт, направленные на создание продукта проекта.

Эти два вида процессов постоянно взаимодействуют между собой.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на пять групп процессов по одному или более групп в каждой фазе проекта:

- процессы инициирования – распознавание (понимание) того, что определенный проект или фаза должны начаться и необходимо вовлечение ресурсов в их выполнение;

- процессы планирования – создание и поддержание работоспособной схемы достижения деловой цели, ради которой был предпринят проект;

- процессы исполнения – координация людских и других ресурсов для выполнения плана;

- процессы контроля – проверка достижения поставленных целей путем отслеживай измерения прогресса и осуществления корректирующих действий при необходимости;

- процессы завершения – формализация приемки результатов данного проекта или приведение проекта или фазы к соответствующему окончанию.

70. Взаимодействия между процессами

Внутри любой группы процессов отдельные процессы сцеплены (связаны) своими входными данными и результатами. Сосредоточившись на связях, мы можем описать каждый подпроцесс по составляющим:

– входным данным - документам или документируемым предметам, над которыми будет производиться действие;

- инструментарию и технологиям - аппарату, приложенному к входным данным для получения результатов (выходных данных);

- результатам (выходным данным) - документам или документируемым предметам, которые являются результатами процесса.

71. Процессы планирования: основные и вспомогательные.

Планирование – наиболее важный процесс для проекта, поскольку проект содержит в себе нечто такое, чего никогда раньше не делали. Объем планирования должен правильно сочетаться с полезностью, полученной в ходе процесса информации и с замыслом проекта.

Основные процессы включают в себя:

- планирование замысла проекта – создание письменного описания замысла как основы для будущих решений;

- определение замысла – разложение основных этапов на более мелкие, более легкие в управлении составляющие;

- определение работ – определение специальных работ, которые должны быть выполнены для достижения различных целей проекта;

- расстановка (последовательность) работ – определение и документирование взаимодействий и взаимозависимостей между работами;

- отметка продолжительности работ – оценка рабочего времени, которое потребуется для выполнения отдельных работ;

- создание (разработка) расписания – анализ последовательностей выполнения работ, длительности работ и требований к ресурсам для создания расписания проекта;

- планирование ресурсов – определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта;

- составление сметы – оценка стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;

- составление бюджета – привязка сметных затрат к отдельным видам деятельности;

- создание (разработка) плана проекта – сбор результатов прочих процессов планирования и их объединение в согласованный связный документ.

Вспомогательные (облегчающие) процессы:

- планирование качества – определение того, какие стандарты качества

соответствуют данному проекту, и определение путей того, каким образом их удовлетворить;

– организационное планирование – определение, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений отчётности;

- подбор кадров – получение необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих на него;

- планирование коммуникаций – определение информационных и коммуникационных нужд всех участников проекта, заинтересованных лиц: кому и какая информация требуется, когда и как она будет им доставлена;

- идентификация риска – определение того, какой риск может повлиять на проект и документирование описаний рисков;

- определение количества риска – оценка рисков и их взаимодействий с целью определения спектра возможных результатов проекта;

- разработка реагирования на риск – определение быстрых шагов для

использования возможностей и ответов на угрозы;

- планирование поставок – определение того, что и когда закупать,

поставлять;

- планирование обращений – документирование товарных требований и определение потенциальных источников.