Вимоги при виборі працівника на посаду секретаря

1. Наявність професійних умінь і навичок –

2. Досвід організації роботи –

3. Бажання працювати і відповідні здібності. Почуття відповідальності. Надійність –

4. Самостійність, ініціатива –

5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність –

6. Комунікабельність –

7. Уміння поводити себе з людьми –

Напрями діяльності секретаря щодо сприяння діловим контактам керівника

1. Ведення обліку організації і осіб, з якими керівник підтримує активні відносини

2. Збір та оновлення інформації про деякі організації і осіб

3. Оформлення і представлення керівнику тексти вітальних адрес, телеграм і листів

4. Інформування керівника про зміни в діяльності організації і статусі окремих осіб.

Технологія проведення нарад та зборів.

Нарада - форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Засідання – форма організаційної роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи).

Збори –присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

Рис. 2.14.. Характеристика ділових нарад

План проведення нарад та засідань

на_________(період) у_________

Таблиця 2.1.

№	Дата проведення	Тема та порядок денний	Місце проведення	Час початку	Час закінчення	Склад учасників	Відповідальний за підготовку	Доповідач	Примітки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Рис. 2.16. Класифікація видів ділових нарад

Рис. 2.18 Методика раціональної підготовки нарад

Рис. 2.17. Етапи проведення ділової наради

Рис. 2.19. Методи ефективного проведення нарад

Характерні типи учасників нарад

Таблиця 2.2

Тип	Способи впливу на їх поведінку
«суперечник»	ведучий має зберігати не зворушливість і діловитість. Краще, коли твердження суперечка спростовують
«позитивіст»	такому працівників слід доручити підведення висновків наради, свідомо залучаючи його до дискусії
«всезнайка»	висміювати його керівнику не слід. Краще закликати учасників наради зайняти певну позицію щодо його промов
«балакучий»	такого учасника треба тактовно переривати, нагадуючи про регламент
«сором’язливий»	постановкою нескладних питань слід зміцнити його впевненість у собі
«негативіст»	визнати, оцінити його знання та досвід
«байдужий»	спитати його про роботу, нанести приклад з його сфери інтересів
«значний керівник»	уникати прямої критики, використовуючи техніку «так, але…»
«багато розпитуючий»	краще не відповідати на його питання, адресуючи їх до учасників наради

Рекомендації з проведення ефективних нарад:

1.Складіть порядок денний нарад і швидко перегляньте його перед проведенням.

2. Забезпечте вільний обмін інформацією між членами групи.

3.Заохочуйте членів групи до участі.

4.Створіть атмосферу довіри, щоб члени групи не соромилися відкрито коментувати точку зору яку вони не поділяють.

5. Розглядайте конфлікт як позитивний фактор і намагайтеся ефективно ним управляти.

6. Закінчуючи нараду, коротко підсумуйте проведене обговорення й визначте заходи, щодо виконання прийнятого рішення.