Корпоративная система управления проектами
Допустим, компания научилась управлять реализацией проектов таким образом, что продукты проекта выпускается с характеристиками, удовлетворяющими требования Заказчика, в установленные сроки и с допустимым превышением бюджета. Но очень редко бывает так, что все проекты компании успешны. Как правило, успешность проектов в компаниях, где культура управления проектами только начинает формироваться во многом зависит от личности руководителя проекта. Кроме того, при управлении несколькими проектами одновременно, в которых будут использоваться общие ресурсы, возникает потребность собирать и анализировать большое количество данных. Динамичность проекта сказывается на том, что по сравнению с процессом, в проекте приходится гораздо чаще принимать решения, и цена этих решений велика. Для решения этой задачи в компании внедряется Информационная система управления проектами (ИСУП).
Для снижения зависимости успеха проекта от силы руководителя проекта компании нужны четкие регламенты, на основании которых руководитель проекта может принимать решения. Кроме того, ему нужны шаблоны стандартных документов по управлению проектом, методики их создания и т.д. Всё это входит в состав Стандарта предприятия по управлению проектами.
Корпоративная система управления проектами КСУП объединяет в себе три взаимосвязанные подсистемы: регламентирующую (Стандарт предприятия по управлению проектами) , информационную (часто ее называют ИСУП – информационная система управления проектами) и организационную структуру управления проектами. Внедрение КСУП, как правило, предполагает изменение оргструктуры компании (например, создание специального отдела– проектного офиса, в задачи которого будет входить разработка и поддержание стандарта по управлению проектами, накопление лучшего опыта и создание базы знаний по проектам, развитие ИСУП).
Создание Корпоративной системы управления проектами (КСУП) может способствовать:
1) Повышению вероятности того, что компания не будет расходовать ресурсы на проекты, не соответствующие ее стратегии.
2) Предоставлению руководителю проекта структурированной методики реализации проекта и достоверных данных, необходимых ему для принятия решений на основании показателей, а не собственной интуиции.
3) Уменьшению неопределенности результатов новых проектов.
Стандарт предприятия по управлению проектами основывается, как правило, на сводах знаний («рамочных» руководствах) и стандартах по управлению проектами. К таким документам относится, в частности, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Project Management Body of Knowledge Guide (PMBoK Guide)) Американского института управления проектами (PMI), признаваемый многими как стандарт де-факто, и стандарт ISO 10006:1997, не противоречащий PMBoK и даже придавший наиболее важным положениям PMBoK статус стандарта де-юре.
Фактически Стандарт предприятия по управлению проектами состоит из совокупности документов: Политики, процедур, инструкций и шаблонов документов (см. рисунок 6)
Рисунок 6 – Состав Стандарта предприятия по управлению проектами
Все эти документы находятся в иерархической зависимости и выстраиваются в виде пирамиды, при чем наиболее абстрактным документом является Политика компании в управлении проектами. В этом документе в довольно общих чертах описываются принципы и подходы к управлению проектами в компании. Процедуры управления проектом описывают как минимум группы процессов управления. Вполне возможно, что в Процедурах будут описываться отдельные процессы управления проектом. Шаблоны документов представляют собой документы, с некоторыми типовыми разделами, которые должны быть заполнены адекватной информацией. Например, шаблон Устава проекта, шаблон Плана проекта и т.д.
Некоторые из слоев документации пирамиды могут в начальной версии Стандарта отсутствовать. Создание Стандарта предприятия по управлению проектами как работа представляет собой сложный и длительный проект. Более того, Стандарт не является чем-то «застывшим» и аксиоматичным, он должен постоянно развиваться и совершенствоваться. Стандарт – не догма, а руководство к действию!
Стандарт по управлению проектами позволяет обеспечить:
• Единую терминологию в области управления проектами • Понимание принципов и процессов управления проектами в организации.
• Разграничение полномочий и ответственности при реализации проектов.
• Повышение эффективности принимаемых управленческих решений.
• Снижение трудоемкости разработки документов для управления проектами.
Создание Стандарта предприятия по управлению проектами фактически сводится к адаптации рамочных стандартов к условиям функционирования и потребностям компании.
Хотелось бы остановиться на еще одном моменте – проектирование описания правил управления проектом. Для создания точных и выверенных регламентирующих документов рекомендуется создавать модель процессов управления проектом. Модель процессов управления проектом может входить в состав Стандарта по управлению проектами в качестве рекомендательной и включать в себя все процессы, описанные в том или ином рамочном стандарте. Спроектировать данную модель можно, к примеру, на базе процессов, описанных в PMBok, и с использованием нотации описания процессов IDEF0. Что дает модель процессов управления проектом для руководителя проекта?
Руководителю проекта очень важно иметь достоверные данные о ходе проекта в любой момент времени. Кроме этого, часто возникает необходимость проверить какую-то гипотезу по проекту, смоделировать ситуацию, контролировать загрузку исполнителей проектов, сроки и бюджет нескольких, одновременно выполняющихся, проектов. Именно для решения этих задач создается Информационная система управления проектами (ИСУП). Информационная система управления проектами (ИСУП) – это набор программных продуктов и приложений, которые позволяют обеспечить информационную поддержку жизненного цикла проектов, эффективное планирование и контроль хода выполнения работ.
Эффективное использование ИСУП для управления проектами компании невозможно без процедур и шаблонов документов, так что документарная часть и ИСУП тесно связаны между собой.
Заключение
Итак, управление проектами – это основной инструмент реализации стратегии компании, связывающий стратегический и тактический контур управления компанией.
А создание КСУП – это разработка системы эффективного управления ограниченными ресурсами компании для выполнения уникальных работ. КСУП должна развиваться и постоянно совершенствоваться, а вместе с ней должны расти знания и навыки персонала, работающего в КСУП. Только в этом случае компания сможет успевать реагировать на разнообразие внешней среды, в которой она существует!
Литература: 1. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». 2. Вальсируя с медведями. Управление рисками в проектах по разработке программного обеспечения. Том ДеМарко, Тимоти Листер, Издательство p.m.Office, 2005 г. 3.Мозг Фирмы. Стэффорд Бир. Перевод с английского проф. М. М. Лопухина. http://www.qm-s.com/pub.php?pub=4 4. Руководство к своду знаний по управлению проектами (PMBOK Guide 2000) Издательство: Project Management Institute, 2005 г. Мягкая обложка, 240 стр. 5. М. Белбин. Типы ролей в командах менеджеров. Издательство: HIPPO. Год издания: 2004 г., 220 стр. 6. Отто Крегер, Дженет Тьюсон. Типы людей и бизнес. Издательство: Астрель, 2006 г., 464 cтр.