Лабораторная работа № 16

Тема: Настройка режима проверки вводимых данных

Время выполнения – 2 часа

Цель работы: научиться использовать средства автоматической проверки вводимых данных.

Основные сведения по теме

Контроль рабочих листов

Если рабочие книги Excel используются для создания документации (особенно в бухгалтерской деятельности), необходима гарантия, что содержащиеся в них данные не содержат ошибок. Механический ввод данных всегда чреват опечатками, особенно когда речь идет о числах. При вводе текста в качестве естественного регулятора выступает обычная грамотность. Когда глаз натыкается на «неправильное» слово, у большинства людей автоматически срабатывает внутренний сигнал. При вводе числовых данных определить «на глаз», правильно ли введенное число, намного труднее. Кроме того, рабочие листы Excel часто содержат формулы, которые также являются серьезным источником ошибок.

Проверка вводимых данных

Часто вводом данных в отчетные документы занимаются не те же лица, которые эти данные получают и отвечают за их правильность. Более того, ввод данных часто осуществляют в спешке, а возможность выполнить перепроверку существует не всегда.

Для таких случаев в программе Excel предусмотрены средства автоматического подтверждения правильности ввода, основанные на деловых правилах, принятых в данной организации. Деловые правила обычно основываются на естественном порядке вещей и не всегда формулируются строго. Например, в организации может быть принят верхний предел оплачиваемой продолжительности рабочей недели в часах, так что все, что выходит за данный предел, явно является ошибкой ввода.

Правила, используемые для подтверждения правильности ввода, должны быть выработаны заранее, до того как начат реальный ввод данных. Выполнить дополнительную операцию по настройке условий правильности ввода необходимо при подготовке рабочей книги к вводу данных. Впрочем, есть и возможность выполнить проверку соответствия ранее введенных данных условиям, которые были заданы позже.

Выделив область рабочего листа, предназначенную для ввода данных определенного типа, дайте команду Данные ► Проверка. Условия, накладываемые на вводимые значения, задаются на вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.

Например, если в выбранные ячейки разрешен ввод только значений из определенного набора, следует создать где-либо на рабочем листе список допустимых вариантов, а затем выбрать в раскрывающемся списке Тип данных пункт Список и указать диапазон ячеек, содержащих список, в поле Источник. В дальнейшем при попытке ввести какие-либо данные в данную ячейку, рядом с ней появится раскрывающая кнопка, позволяющая открыть список допустимых значений. Возможность ввести некорректные данные в этом случае отсутствует физически.

Другие пункты списка Тип данных позволяют выбрать другие типы данных и задать для них соответствующие ограничения. Способы задания ограничений зависят от того, какие именно данные должны быть помещены в ячейку.

Специально для тех случаев, когда данные в электронную таблицу вводит не тот, кто ее создал, предусмотрены дополнительные меры управления вводом. Так, чтобы пояснить, что именно должно содержаться в данной ячейке, можно задать параметры диалогового окна (заголовок и текст), автоматически открываемого, когда данная ячейка становится текущей. Для этого служит вкладка Сообщение для ввода. Эта настройка самостоятельна по отношению к средствам подтверждения правильности ввода и может применяться, даже если никаких ограничений не задано.

Способ уведомления о нарушении правил ввода задается на вкладке Сообщения об ошибке. Здесь описывается вид появляющегося диалогового окна, если введенные данные не удовлетворяют заданным условиям.