В чем заключаются приемы унификации языка служебных документов?

Унификация — это приведение чего-либо к единообразию; единой системе, форме.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники.

Особенность унификации языка служебных документов заключается в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом языковая модель понимается как логическая и синтаксическая конструкция, охватывающая максимальное количество управленческих функций. Языковая модель обычно состоит из двух частей — мотивации действия и собственно речевого действия. Например:

В соответствии с Вашим запросом (мотивация) информируем Вас... (речевое действие).

Рассмотрев Вашу просьбу о поставке оборудования (мотивация), сообщаем... (речевое действие).

Цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа, выбор языковых моделей (типовой текст, текст-трафарет).

Чем отличается язык и стиль распорядительных документов?

Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций — приказы, инструкции, указания; кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения.

Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

Как правило, он состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии... В целях... Во исполнение... и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Констатирующая часть не обязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или пред­писываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жесткие требования. Исполнитель указывается в дательном падеже, например: Руководителям структурных подраз­делений, Ректору ... университета Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, предприятий и организаций, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в устав, структуру, штатное расписание, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы — созданы унифицированные формы докментов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации.

Рассмотрим некоторые из видов распорядительных документов.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегией министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Распоряжение – это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.