Унификация документов в 1960-1970-е гг.
Это было время создания Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.
Основная идея ЕГСД – это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов – их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций.
Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.
На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел.
Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:
Унификация и стандартизация документов;
Рациональная организация документооборота;
Организация труда делопроизводственного персонала;
Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.
Кратко остановимся на проблеме унификации и стандартизации документов, использовать рекомендации ЕГСД по этиму вопросу в основном не желательно, так как многие из них устарели. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас.
Виды современных служб и их функции были закреплены более поздним документом – Государственной системой документационного обеспечения управления, о котором речь пойдет ниже. Однако и сейчас соответствующие рекомендации ЕГСД можно использовать как основу для организации и определения направлений деятельности делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций.
Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время. Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция – 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий.
В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.
ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:
1. Документирование управленческой деятельности;
2. Организация работы с документами (управление документацией);
3. Механизация и автоматизация работы с документами;
4. Служба документационного обеспечения управления.
Раздел “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей: Состав управленческих документов; Унификация и стандартизация управленческих документов; Оформление управленческих документов; Составление текстов управленческих документов. Из перечисленного сразу можно выделить часть, касающуюся оформления служебной документации, так как именно эти нормы в настоящее время не используются. Все остальные нормы и правила следует использовать.
При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и, конечно же, к их текстам. Нужно учитывать, что ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.
Следующий раздел “Организация работы с документами” построен таким образом, что так же, как и ЕГСД, охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив. Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Поэтому нет необходимости их подробно рассматривать. Остановимся лишь на некоторых отличиях, которые связаны в основном с возможностью использования автоматизированных технологий при работе с документами. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.
Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др.
Нет необходимости подробно останавливаться и на таких подразделах, как “Контроль исполнения документов”, “Подготовка документов к передаче в ведомственный архив”. Рекомендации этих подразделов в основном соответствуют аналогичным рекомендациям ЕГСД и должны быть использованы в практике работы делопроизводственной службы конкретного предприятия.
Рекомендации раздела “Механизация и автоматизация работы с документами” как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.
В последнем разделе “Организация службы ДОУ” заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления. ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя.
Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
регистрация форм документов;
упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
сокращение количества применяемых форм;
исключение из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
рациональной организации контроля за применениям унифицированных форм.
Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.
Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.
Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1920-х - 1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ – за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:
единообразия построения форм документов;
регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;
определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;
установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.
Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
документация по созданию организации, предприятия;
документация по реорганизации организации, предприятия;
документация по ликвидации организации, предприятия;
документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по кадрам.
Унифицированная система банковской документации:
платежная документация по безналичным расчетам через банки;
документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
документация по кредитным операциям банков;
документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
выходная документация банков;
документация по депозитарным операциям банков;
платежная документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;
документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов;
выходная документация банков — внутрибанковские формы документов; документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов;
документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.
Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций:
финансовая документация;
отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
учетная бухгалтерская документация.
Унифицированная система отчетно-статистической документации:
документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
документация по статистике труда;
документация по статистике материальных ресурсов;
документация по статистике финансов;
документация по социальной статистике;
документация по статистике промышленности;
документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
документация по статистике капитального строительства;
документация по статистике внешнеэкономических связей;
документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
документация по статистике транспорта и связи;
документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
отчетная бухгалтерская документация;
регистры бухгалтерского учета;
первичная учетная документация.
Унифицированная система документации по труду:
документация по состоянию рынка труда;
документация по трудовым отношениям;
документация по повышению квалификации работников органов по труду;
документация по охране труда;
документация по минимальным потребительским бюджетам;
документация по обращениям в органы по труду.
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
документация по учету и распределению средств;
документация по планово-экономической деятельности;
документация по контрольно-проверочной деятельности.
Унифицированная система внешнеторговой документации:
оперативно-коммерческая документация;
товаросопроводительная документация;
расчетная внешнеторговая документация;
документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
транспортная внешнеторговая документация;
экспедиторская внешнеторговая документация.
Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.