1.2. Функції юридичних документів

Функції відображають напрями впливу явища або процесу на суспільні відносини . Більшість функцій юридичного документа проявляються в процесі його реалізації , тобто використання їх положень , зафіксованих в ньому або втілення в життя. Юридичні документи не завжди можуть надавати правовий вплив на суспільні відносини , більше того , вони можуть випадати з правової сфери (наприклад, коли документ вже не використовується в цілях, в яких він був створений ). Будь-який документ багатофункціональний і містить в собі різні функції, які з плином часу міняють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні та спеціальні.

1 ) Загальні функції:

• Інформативна - визначається потребою інформації з метою збереження і передачі. Ця функція властива всім без винятку документам. Інформація створюється для накопичення, збереження, передачі інформації у часі просторі і багаторазового звернення до неї. Юридичні документи, що використовуються в процесі юридичної діяльності, можуть зберігається на різних носіях. Існує безліч різноманітних носіїв інформації. Наприклад, перфокарти і перфострічки, магнітні або оптичні диски і др. Матеріальні носії, що мають властивості довговічності і зносостійкості, дають можливість частого звернення до них зацікавлених осіб. Отже, юридичні документи мають здатність до збереження і багатократного використання.

Кожен документ має інформаційну ємність ( або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації.

Інформаційна ємність характеризується такими показниками як : повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна . Чим вище документ, тим цінніше документ.

• Соціальна - соціально значимий об'єкт, так як породжений соціальною потребою, що приводить в життя найважливіші соціальні потреби суспільства в цілому, колективів і окремих індивідів. Ця функція також властива багатьом документам. Документ може впливати на соціальні відносини в залежності від призначення, ролі в даному суспільстві, причому також може як стимулювати розвиток соціальних процесів, так і гальмувати його .

• Комунікативна - виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства. Саме передача інформації від одного суб'єкта до іншого дозволяє реалізувати положення , зафіксовані в юридичному документі. Без обміну відомостями , думками , ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися . Можна виділити дві категорії документів , в яких яскраво виражена комунікативна функція:

а ) документи , орієнтовані в одному напрямку (закони , укази, розпорядження , накази , інструкції , скарги , доповідні записки та ін )

б) документи двостороннього дії ( ділова та особисте листування , договірні документи тощо)

• Культурна - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції , естетичні норми , ритуали , прийняті в суспільстві (кінофільм , фотографія , науково - технічний документ та ін.) Багато юридичні документи використовуються в юридичному процесі десятки , а то й сотні років. Але той факт, що юридичний документ застарів і не діє в даний момент, не говорить про те , що він перестав виконувати свої функції. Такий юридичний документ продовжує функціонувати як культурно - історичний потенціал, спадщина, поки не буде втрачений.

2 ) Спеціальні функції:

• Управлінська - виявляється в тому , що юридичний документ є інструментом управління, сприяє координації діяльності членів суспільства і оптимально її організовує. Наявність цієї функції дозволяє говорити про правові акти управління. Такі акти можуть виходити як від органів державної влади та місцевого самоврядування, так і від інших суб'єктів управління.

• Правова - властива документам, в яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і набувають її на час.

У першу групу входять всі документи, що встановлюють, закріплюють, змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. Сюди відносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови тощо), судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, всі договірні посвідчувальні документи (паспорти, перепустки, посвідчення і т.д.) і виправдувальні - фінансові документи (накладні, прибуткові ордери, лічильні - платіжні вимоги тощо)

До другої категорії відносяться документи, які на час набувають цю функцію, будучи доказом будь-яких фактів у суді, органах слідства і прокуратурі, нотаріаті, арбітражі. В принципі будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правової функцією.

• Функція історичного джерела - вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору : перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання ; другий - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише коли документ надходить до архіву. Значить, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.

• Функція обліку - дає не якісний, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесам з метою з аналізу та контролю. Основними видами обліку є: статистичний, бухгалтерський та оперативний, які відображаються в статистичних та фінансово-економічних документах, планової, звітної, документації .