Поиск и замена данных в таблице

При работе с таблицами иногда надо заменить одно значение на другое, исправить ошибку или просто найти какую-либо запись. Для этого надо открыть необходимую таблицу и выполнить команду Найти в режиме таблицы во вкладке Главная. В раскрывшемся диалоговом окне Поиск и замена в строку Образец необходимо вписать нужные данные и установить в остальных разделах параметры поиска. Для поиска необходимо чтобы курсор находился в любом месте столбца, по которому ведется поиск. При замене данных в диалоговом окне Поиск и замена необходимо открыть вкладку Замена или выполнить команду Заменить меню Правка. В разделе Заменить на: указываются новые данные для замены. Остальные строки остаются такими же, как и при поиске. Кнопкой Найти далее производится поиск необходимой записи. По команде Заменить программа заменит одну найденную запись. Команда Заменить все приведет к замене всех подобных записей в таблице (рис. 4).

Рис. 4. Окно Поиск и замена

Использование фильтра при поиске данных

В реальной базе данных записей бывает достаточно много и выбрать из такого объема данных нужную информацию бывает затруднительно.

В базе данных для такого случая предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр отбирает данные по определенным критериям и оставляет на экране только те записи, которые отвечают критерию отбора (рис. 5).

Рис. 5. Использование Фильтра

Схема данных

Когда все таблицы созданы, необходимо связать их между собой. Для этого во вкладке Режим таблицы инструментов надо нажать кнопку Схема данных. Если типы данных для каждой таблицы и все записи введены верно, то программа Access 2010 автоматически устанавливает связи между таблицами (рис. 6).

Рис. 6. Схема данных

Запросы

Запрос – это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Запросы могут выполнять следующие операции выбирать данные из таблиц, группировать записи и получать итоговые значения полей по группам и получать данные из нескольких таблиц одновременно. Запросы создаются в объекте Запросы главного окна базы данных. Существует два вида запросов: запрос на выборку и запрос с параметрами.

Запрос на выборку

Построение любого запроса начинается c составления запроса на выборку (простой запрос). Существует два варианта построения: в режиме Конструктор и в режиме Мастер.

Создание запроса в режиме Мастер

Выбрать информацию, которая необходима, можно из одной или нескольких таблиц. Мастер запросов вызывается следующим образом:

- во вкладке Создание выбрать объект Мастер запросов, затем в появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать команду Простой запрос. B окне списка Таблицы и запросы надо выбрать таблицу, из которой будут отбираться данные, после чего в окне Доступные поля автоматически появится список полей выбранной таблицы. Выбрать необходимые поля, а затем кнопку Далее.

На втором шаге требуется выбрать форму отчета Подробный или Итоговый. B последнем окне необходимо задать имя запроса. Например, создадим запрос о фактических материальных затратах по каждой детали, выбрав для этого информацию о цене, количестве и норме расхода из других таблиц (рис. 7).

Рис. 7. Запрос о фактических материальных затратах по деталям.

Создание запроса в режиме Конструктор (основной режим построения)

Режим Конструктор в запросах является основным. Открытие запроса в режиме Конструктор происходит следующим образом:

- во вкладке Создание выбрать объект Конструктор запросов и в окне Добавление таблицы необходимо выбрать требуемую таблицу и нажать кнопку Добавить. Выбранная таблица появится в зоне отбора таблиц окна Запрос на выборку в верхнем (сером) поле. После вывода необходимых таблиц или запросов окно Добавление таблицы надо закрыть. K выбору таблиц нужно отнестись внимательно, так как вместо данных в них могут находиться коды. Теперь из таблиц нужно выбрать необходимые поля. Для этого в нижней части появляется область с необходимыми параметрами, которые нужно выбрать: Поле, Имя таблицы, Сортировка, Вывод на экран, Условие отбора. В строке Вывод на экран устанавливается флажок для полей, которые будут отражены на экране в режиме таблицы.

Проверить запрос можно с помощью кнопки (Выполнить) на ленте режима конструктора. Запрос переходит в режим таблицы, и, если он не выполняется, следует доработать его, вернувшись в режим Конструктор.

После проверки запроса окно построителя закрывается. При этом появится сообщение o сохранении запроса и после сохранения в основном окне базы данных в объекте Запросы появится новый запрос. В нашем случае мы выбираем вид материала (сортовая или листовая сталь) и для каждого соответствующего им кода приводим имеющиеся данные из других таблиц(рис. 8).

Рис. 8. Запрос на выборку.