2.2 Состав Организационно-Распорядительных Документов (орд).
Содержание процедуры составления орд
Экономическая система, как было сказано в предыдущем разделе, функционирует на базе следующих основных классов документов: организационно-распорядительные (ОРД), экономико–статистические, научно–технические и юридические документы. Служба СДОУ ориентирована на работу в основном с организационно-распорядительными документами, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.
Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (по семантике) и по форме (по синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основные класса (см. рис. 2.2.): К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам. К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения, относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур.
Рис. 2.2 Схема классификации ОРД по содержанию
Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, составляют следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.
Рассматривая возможность замены бумажной технологии управления безбумажной, необходимо иметь в виду, что каждый организационно-распорядительный документ состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) они делятся на два класса:
- формализованные документы,
- неформализованные документы.
К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы. Формализованные документы характеризуются следующими свойствами:
- Наличием типового состава реквизитов. Всего существует 31 реквизит, рассмотрим состав и содержание реквизитов типового документа:
1. Герб РФ.
2. Эмблема организации.
3. Награды (изображения).
4. Код предприятия, учреждения, организации (по общесистемному классификатору предприятий и организаций).
5. Код формы документа (по общесистемному классификатору управленческой документации).
6. Наименование министерства (ведомства).
7. Наименование учреждения.
8. Наименование структурного подразделения (отделы, находящиеся в учреждении).
9. Полный почтовый адрес (номер телефона, факса, счета в банке).
10. Название вида документа (имеют все документы за исключением служебного письма).
11. Дата.
12. Индекс (номер регистрации).
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
14. Место составления или издания документа (в каком городе составлен документ.)
15. Гриф ограничения доступа к документу.
16. Адресат (кому направлен документ).
17. Гриф утверждения.
18. Резолюция.
19. Заголовок к тексту.
20. Отметка о контроле.
21. Текст - обязательный реквизит любого документа.
22. Отметка о наличии приложения .
23. Реквизит- подпись.
24. Гриф согласования.
25. Виза.
26. Печать.
27. Отметка о заверении копии документа.
28. Фамилия исполнителя (того, кто работает с документом, с тем, чтобы решить все вопросы с документом и дать ответ).
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31. Отметка о поступлении документа.
- Наличие типового расположения реквизитов по колонкам и по иерархии соподчиненности. Для оформления типовых документов существует восемь стандартных положений табулятора (колонок):
0-нулевое положение табулятора или граница левого поля;
1 - это 5-ударов от границы левого поля (красная строка);
2 - 16 ударов от границы левого поля;
3 - 24 удара от границы левого поля;
4 - 32 удара от границы левого поля;
5 - 40 ударов от границы левого поля;
6 - 48 ударов от границы левого поля;
7 - 56 ударов от границы левого поля;
8 - 64 ударов от границы левого поля.
Стандартные документы помимо этого имеют стандартное оформление (стили) реквизитов и использование бумаги стандартных размеров А3 (420 * 297), А4 (210 * 297) и А5 (148 * 210) согласно ГОСТ 9327-87.
В структуре типового документа выделяется три зоны (см. рис. 2.3.):
• 1 - заголовочная часть, включающая с 1 -й по 18-й реквизит;
• 2 - содержательная часть содержит с19 по 22 реквизит;
• 3 - оформительная часть включает 23 – 31 реквизит.
Некоторые реквизиты имеют свои особенности при заполнении. Информация всех реквизитов по степени стабильности делится на два вида: постоянную, неизменяемую в нескольких экземплярах одного вида документа, и переменную, являющуюся новой для каждого экземпляра данного вида документов. Наличие постоянных реквизитов в типовых документах позволяет заранее создавать шаблоны для этих документов.
Шаблон – это макет документа, в который заранее заносятся значения постоянных реквизитов и создаются трафареты, т. е. отводятся места для значений переменных реквизитов. Шаблоны для бумажных носителей называются бланками готовых документов, а для документов, разрабатываемых на ЭВМ, называются формами электронных документов.
Рис. 2.3 Схема структуры типового документа
Бланки для типовых документов создают двух типов: - общие бланки (для приказов, для распоряжений, для решений и для протоколов); - бланки для писем. Шаблоны (бланки) могут иметь два способа расположения заголовочных реквизитов:
- продольное (центрированное) расположение (см. рис. 2.4);
- угловое расположение (см. рис. 2.5).
1) Продольное (центрированное) расположение предполагает размещение реквизитов заголовочной зоны симметрично по центру.
Рис. 2.4 Схема центрированного расположения реквизитов
2) Угловое расположение (применяется, когда есть адресная часть в документе или гриф утверждения):
Рис. 2.5 Схема углового расположения реквизитов
К числу основных операций технологического процесса составления типовых документов можно отнести следующие:
1. составление шаблонов документов и хранение их в базе;
2. разработка проекта документа в структурном подразделении;
3. поиск шаблона заполнение его реквизитами с переменной информацией;
4. выдача на печать;
5. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
6. редактирование и корректировка документа;
7. печать и подписание документа;
8. утверждение документа руководством;
9. размножение (копирование) документов;
10. регистрация и рассылка документов.
Проекты исходящих документов готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений, редактируются и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями. Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в СДОУ для представления на рассмотрение руководству. Неформализованные документы отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов. К неформализованным документам относятся отчеты, обзоры, рефераты. С точки зрения структуры документа и состава отдельных компонент, которые входят в неформализованные документы можно выделить следующие особенности: - содержат малое количество типовых реквизитов; - содержание документов располагается как правило на нескольких страницах (Например, отчеты и обзоры содержат иногда десятки и сотни страниц); - страницы могут содержать текстовую, табличную, графическую информацию; - текстовая часть может быть структурирована в виде абзацев или колонок; - в состав многостраничного документа могут входить следующие компоненты: оглавление, предметный указатель, колонтитулы, сноски. На рисунке 2.6 приведена схема структуры неформализованного документа.
Рис. 2.6 Схема структуры неформализованного документа
Технология обработки неформализованных документов включает следующие типовые операции:
1. ввод текста с текущей корректировкой;
2. орфографическая проверка текста;
3. компоновка страниц;
2. вставка сносок;
3. вставка предметного указателя;
4. вставка колонтитулов;
5. изменение стиля, шрифтов;
6. составление оглавления;
7. печать;
8. согласование и редактирование;
9. печать, утверждение и рассылка.