2. Вимоги до складання та оформлення різних видів документів

Для того, щоб документ був повноцінним джерелом інформації, він повинен бути складений згідно з вимогами:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або компетентною особою;

2. Документ не повинен суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам вищестоящих органів;

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням керівництва, тобто повинен базуватися на об’єктивних фактах і містити конкретні пропозиції і вказівки;

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою, згідно з формуляром-зразком.

5. Документ повинен бути відредагований і оформлений;

6. Документ повинен бути чітким, конкретним, достовірним з логічно і послідовно викладеним текстом і нейтральною лексикою;

7. Документ повинен відповідати своєму призначенню, мати юридичну силу, чітку структуру та зручність в обробці.

У службових документах реалізується офіційно-діловий стиль. Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої у ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата.

Письмові та рукописні документи:

• Письмовий документ – це текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

• Рукописний документ - це письмовий документ, створений спо­собом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками:

• найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, до­відки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

• походженням - службові (офіційні) й особисті.

• місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:

• Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї орга­ні установи чи підприємства, де їх складено.

• Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими устано­вами чи організаціями;

• призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформа­ційні. обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

• напрямком - вхідні й вихідні.

• Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

• формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

• Стандартні - це документи, які мають однакову форму та запо­внюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).

• Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному ви­падку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

• строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

• Звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку за­гальної черги.

• Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (те­леграма, телефонограма).

• Дуже термінові - документи з позначенням «дуже терміново»;

• ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК).

• Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

• стадіями створення - оригінали, копії, витяг і дублікат.

• Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його

• примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, заві­рений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

• Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншою документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Ко­пія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпускам. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

• Витяг - копія офіційного документа, що відтворює деяку його час­тину і відповідно засвідчена.

• Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;

• складністю - прості (односкладові) й складні. Прості - містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;

• строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

• технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним і електронним способом;

• носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.