2. Текстовый процессор Microsoft Word, его функциональные возможности.

Комплекс программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования текстовых документов называют текстовыми процессорами. Основное отличие текстовых процессоров от текстовых редакторов состоит в том, что они позволяют не только вводить и редактировать текст, но и форматировать его. Текстовые процессоры обеспечивают взаимодействие текста, графики, таблиц и других объектов, а также средства проверки правописания и автоматизации форматирования документа.

Функциональные возможности текстового процессора MS Word, отобранные для рассмотрения в настоящем параграфе, далеко не исчерпывают всей их обширной совокупности. В основном мы остановимся на вопросах, так или иначе касающихся базовых навыков и умений, которые требуются пользователям при решении задач создания и оформления профессиональной документации. К таковым относятся: экранный интерфейс и настройки процессора MS Word; создание документов; ввод текста и редактирование; сохранение документа.

Экранный интерфейс и настройки процессора MS Word

Для того чтобы запустить процессор Word, необходимо выполнить команду Пуск > Программы > Microsoft Word. На экране появится окно процессора Word с открытым в нем пустым документом, которому по умолчанию присваивается имя «Документ1» (рисунок 1). Одновременно Word загружает служебный файл NORMAL.DOT, который является файлом загружаемого по умолчанию шаблона документа «Пустой документ». В нем определены стандартные параметры документов в Word – шрифты и размеры символов, ширина полей на странице и пр. Установленные в шаблоне по умолчанию параметры, в принципе, можно изменить, но на практике этим пользуются не часто.

Текстовый процессор Word имеет так называемый SDI (Single document interface) интерфейс – для каждого редактируемого документа открывается отдельное окно с меню и панелями инструментов. Управление приложением осуществляется с помощью клавиатуры и мыши. Многим командам соответствует заданное сочетание клавиш, так называемые «горячие» клавиши. Элементы управления активизируются нажатием на них левой кнопки мыши. При нажатии правой кнопки мыши появляется контекстное меню с командами, соответствующими элементу, над которым нажата кнопка. Когда курсор мыши задерживается над каким-либо управляющим элементом, то появляется окно подсказки с кратким описанием функций этого элемента.

Рисунок 1. Экранный интерфейс процессора Word.

При стандартных настройках окно MS Word состоит из следующих элементов:

– Заголовок окна – стандартный для Windows-окна. Слева вверху в строке заголовка находится значок Word, рядом – имя загруженного документа, а затем – имя программы: Microsoft Word.

– Строка меню расположена под строкой заголовка. Меню со списком команд открываются нажатием на них левой кнопки мыши. Word имеет «интеллектуальное» меню, которое автоматически настраивается в зависимости от последних используемых команд и метода работы пользователя. Каждая из команд тоже активизируется мышью.

– Панели инструментов. Ниже строки меню располагается область панелей инструментов. По умолчанию на экране отображаются панели Стандартная и Форматирование. С помощью настроек можно создать или активизировать дополнительные панели инструментов и/или настроить находящиеся на них элементы управления. В процессоре Word насчитывается 16 панелей инструментов. Пользователь по своему усмотрению может вызывать на экран и убирать любую панель, создавать собственные. Внутри панелей инструментов собраны элементы управления, представляющие операции, выполнение которых необходимо при работе с документами, Таким образом, панель инструментов обеспечивает простой структурированный доступ к важнейшим функциям Word. Управление отображением панелей инструментов осуществляется в меню Вид > Панели инструментов (рисунок 2). По этой команде появляется полный список панелей инструментов. Если перед названием панели установлен флажок, то эта панель отображается на экране. Снятие флажка приводит к скрытию панели.

Рисунок 2. Управление отображением панелей инструментов

– Рабочая область – поле, в котором отображается и редактируется документ. Вверху и слева рабочую область могут ограничивать горизонтальная и вертикальная координатные линейки. Назначение элементов горизонтальной линейки показано на рисунке 3. Указатель мыши на границе между затененной и светлой частями линейки принимает вид двусторонней стрелки. Перемещение мышью этой границы позволит изменить размеры полей документа. Перетаскивание мышью движков изменяет параметры текущего абзаца.

Рисунок 3. Координатная линейка.

Справа и снизу рабочая область ограничена полосами прокрутки. Конкретный вид рабочей области зависит от режима работы редактора.

– Строка состояния. Внизу окно программы замыкает строка состояния (рисунок 4). Это информационная строка, в которой указывается различная информация о документе и режимах редактора, как-то: число страниц, текущее положение в документе, язык, фоновые выполняющиеся операции и т. п.

Рисунок 4. Строка состояния.

Описание элементов строки состояния

Элемент	Описание
Стр.4	Номер текущей страницы
Разд. 1	Номер текущего раздела. Информация, отображаемая этим элементом, имеет смысл только для документов, разбитых на разделы
4/7	Количество страниц от начала документа до текущей страницы (4) и общее число страниц в документе (7)
На 16,1 см	Расстояние по вертикали между курсором и верхним краем страницы
Ст 37	Количество строк от начала страницы до курсора
Кол 22	Количество символов от левого поля до курсора, включая пробелы и символы табуляции

Кроме того, строка состояния содержит индикаторы режима работы, которые информируют, в каком из режимов редактор работает в настоящий момент. Черный цвет индикаторов соответствует включенному состоянию режима, серый – выключенному.

Назначение индикаторов строки состояния

Индикатор	Назначение
ЗАП	выводит диалоговое окно для записи макроса
ИСПР	включает режим маркировки исправлений. Маркеры исправления показывают, какие изменения были внесены в документ по сравнению с его последней версией.
ВДЛ	когда эта кнопка активна, щелчок мышью в тексте или перемещение курсора клавишами-стрелками выделяет фрагмент текста.
ЗАМ	активизация этой кнопки переключает режим вставки символов на режим замены.

Одно из удобств работы с процессором Word заключается в том, что многие команды можно вызвать различными способами: через меню, панели инструментов, «горячей» клавишей, из контекстного меню. Процессор имеет средства настройки, позволяющие привязать к любой команде различные способы активизации. Поэтому мы не будем рассматривать все возможные способы выполнения какой-либо операции, а укажем какие клавиши и сочетания их, предусмотренные в Word по умолчанию, несут функциональную нагрузку или позволяют существенно ускорить работу по подготовке документа, так что менять их непрактично (рисунок 5).

Рисунок 5. Отображение элементов управления панелей инструментов и настройка меню

Клавиша Spase (Пробел) осуществляет вставку интервалов между словами. Необходимо помнить, что не стоит злоупотреблять этой функцией для того, чтобы перейти в нужную позицию в строке путем многократного нажатия на Пробел. Прежде всего потому, что большинство шрифтов, используемых при набивке текста, – пропорциональные. Это означает, что размеры символов каждого шрифта пропорциональны интервалам между ними. Поскольку это величины переменные, то при замене шрифта соответственно изменится ширина интервалов, и вместо нужной позиции вы окажетесь в несколько иной.

Клавиши Ctrl+Shift+Spase осуществляют так называемый неразрывный пробел. При этом слова, разделяемые неразрывным пробелом, визуально выглядят стоящими отдельно, но Word распознает их как единый комплекс, не разрывая его и не перенося автоматически отдельные слова комплекса на следующую строку. Это необходимо при вводе, например, длинных названий, состоящих из нескольких слов.

Клавиша Enter выполняет переход на начало нового абзаца. Это необходимо строго соблюдать, ни в коем случае не нажимая Enter в конце каждой строки. Word предусматривает автоматический переход на следующую строку, как только вы достигнете границы печатной области. Эти правила имеют принципиальное значение для последующего форматирования, поскольку в Word различаются стили абзаца и стили символа с соответствующими методами форматирования.

Клавиши Shift+Enter выполняют так называемый мягкий перевод строки. При этом строка прерывается до подхода к границе печатной области, но новый абзац не начинается. Этим пользуются, например, при набивке «шапок» деловых писем.

Клавиша Caps Lock позволяет вводить текст ПРОПИСНЫМИ буквами вместо строчных, и наоборот.

Клавиша Insert переключает два режима ввода и редактирования текста: режим замены и режим вставки. В режиме замены текстовые фрагменты заменяют редактируемый текст посимвольно, то есть каждый символ нового текста заменяет собой один символ прежнего. А в режиме вставки старый текст не меняется, а новый как бы вставляется в него, начиная с местонахождения курсора, раздвигая прежний текст. Как правило, более удобен режим вставки, за исключением тех случаев, когда работа ведется со стандартными формами, где необходимо редактировать единообразно куски содержимого.

Клавиши Delete и Backspase удаляют выделенные фрагменты текста, графические объекты, а также символы. Delete удаляет символы, расположенные справа от курсора ввода, a Backspase – соответственно, слева.

Клавиша Tab осуществляет переход к следующей позиции табуляции. Чаще всего ею пользуются при работе с таблицами, а также для форматирования документов, подготавливаемых как Web-документы.

Клавиша Ноmе позволяет перейти в начало строки из любой позиции в середине ее, а клавиша End – в конец строки.

Клавиши Ctrl+Home и Ctrl+End обеспечивают переход, соответственно, в самое начало и самый конец документа из любой позиции в середине него.

Клавиши Ctrl+< и Ctrl+> позволяют двигаться по тексту через слово, используя пробел для распознавания отдельных слов.

Помимо этого существуют различные другие встроенные сочетания клавиш, более или менее функциональные, а также возможность изменять заданные сочетания. Для этого пользуются тем же меню Сервис > Настройка, где нажимают на кнопку Клавиатура и вызывают диалоговое окно, в котором каждой команде можно поставить в соответствие наиболее удобное для конкретного пользователя сочетание клавиш (рисунок 3).