Призначення інформаційно-пошукової мови
Метою будь-якої ІПМ є надання користувачеві можливості пошуку інформації за відомими даними, або необхідною йому тематикою, вираженою спеціальними запитами. Процес складання запиту допускає багатоваріантність і є свого роду мистецтвом. Крім того, процедура пошуку має чітко визначену етапність: від визначення інформаційної потреби та області пошуку до аналізу результатів та вибору пертинентних об’єктів.
На першому етапі визначається мета пошуку, його стратегія та область проведення (каталоги, бази даних). Наступна, оперативна частина пошукової процедури – це багатоваріантність підходів та рішень при формалізації запитів у процесі їх відпрацювання.
Подальший етап - робота з документами, отриманими списком релевантних документів. Від вірного вибору переліку документів-першоджерел залежить результат роботи всіх трьох етапів пошукової процедури. У процесі пошуку необхідних документів ми орієнтуємось не на повні тексти документів, а на дані, що дозволяють отримати уявлення про їх зміст. Це можуть бути класифікаційні індекси, перелік бібліографічних даних, тематичні рубрики тощо. При переході від документа до його скороченого опису з метою використання для подальшого пошуку, ми ніби перекладаємо зміст документу на інформаційно-пошукову мову, тобто здійснюємо процес індексування інформації.
Правила індексування добре погоджені між собою і забезпечують тісний взаємозв'язок багатьох технологічних і лінгвістичних рішень, прийнятих при побудові й використанні основних елементів системи в ряду “комплектування – програмне забезпечення – індексування інформації – процес проведення пошуку” [2] .Опис змісту документа за допомогою ІПМ – це пошуковий образ документу (ПОД), а опис змісту запиту – пошуковий образ запиту (ПОЗ). Саме від вміння правильно їх представити багато в чому залежить якість роботи всієї ІПС. Тому при розробці автоматизованих ІПС велику увагу необхідно приділяти вибору інформаційно-пошукових мов [4].
Нині однією з проблем каталогізування є опис електронних ресурсів, тобто документів на машиночитних носіях, які все активніше запроваджуються в інформаційному просторі. Зараз ця проблема виділилась у спеціалізовану галузь знань, що розвивається досить динамічно. Існує кілька методів та підходів, розробники яких намагаються врахувати всі особливості електронних видань. До низки найбільш значимих міжнародних розробок входять випущене ІФЛА "Международное стандартное библиографическое описание для электронных ресурсов" та проект «Дублинское ядро» (Dublin Core), ініціатором якого є OCLC. Ці розробки демонструють протилежні точки зору на бібліографічний опис ресурсів Мережі. Документ ІФЛА служить для каталогізаторів, забезпечуючи їх інструментарієм для професійного обліку електронних матеріалів.
Проект «Дублінське ядро», напроти, призначений всім авторам сайтів: згідно з концепцією, кожний web-майстер має включати в структуру web-сторінки (область метаданих) визначений набір елементів, за допомогою яких описуються зміст та вихідні дані ресурсу. У Росії в галузі бібліографічного опису електронних видань також проведена значна робота. Своєрідним відображенням міжнародного стандарту ІФЛА став створений Російською державною бібліотекою та «Информрегистром» ГОСТ 7.82—2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов: Общие требования и правила составления». Він був прийнятий Міждержавною радою із стандартизації, метрології та сертифікації 22 травня 2001 р. Укладачі фактично взяли за основу ГОСТ 7.1—84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления» і зробили спробу максимально наблизити опис Інтернет-ресурсів до опису традиційних документів, у результаті чого опис електронних видань набув вигляду, близького до бібліографічних записів на друковані видання.
Слід відмітити, що даний стандарт українські бібліотекарі теж не можуть використовувати, оскільки Держстандартом України йому не надано чинності. Натомість бібліотекарі України вивчають і намагаються впровадити у бібліотечну практику практику Дублінський комплект даних. В Україні першою спробою надання інформації про новий стандарт метаданих, який сприяє ефективнішому пошуку інформаційних ресурсів в Інтернет, став матеріал, підготовлений ініціативною групою Української бібліотечної асоціації, представлений на сайті Публічної бібліотеки імені Лесі Українки. У 1999 році працівниками Кіровоградської обласної наукової бібліотеки розпочато проект “МЕТАДАТА”, головною метою якого є вивчення стандартів метаданих з наступним використанням на сервері бібліотеки. З початку 2000 р. усі html-сторінки, що публікуються на сайті бібліотеки забезпечуються описом Dublin Core. На сьогоднішній день сайт містить більш ніж 900 html-сторінок з метаданими Dublin Core [3].