1. Основні вимоги до обліку документів.

Визначальними принципами обліку є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.

Принцип централізації реалізується через регламентовану Інструкцією з обліку документів в архіві взаємодію працівників, відповідальних за облік в архіві, та через дотримання порядку ведення і термінів подання облікових документів для централізованого державного обліку.

Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами – у діловодстві, архівних підрозділах та архіві – через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення.

Динамічність забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та облікових баз даних або своєчасним укладенням нових облікових документів.

Достовірність і повнота обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і облікових баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що перебувають на зберіганні.

1.1. Облікові одиниці архівних документів

Для документів з паперовими носіями основними обліковими одиницями є архівний фонд, справа.

Неописані документи (розсип) обліковуються в неописаних справах. Документи особового походження, що пройшли тільки первинне описування, обліковуються в документах, в окремих випадках – в неописаних справах і аркушах.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи – за групами і комплексами.

1.2. Організація обліку документів в архіві.

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страхові копії документів і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Облік здійснюється на основі надання документам та їх сукупностям облікових номерів.

Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється окремим підрозділом чи працівником.

Облікова документація зберігається в ізольованому приміщенні, у сейфах і перебуває у віданні працівників, відповідальних за облік.

2. Система облікових документів архіву

Обліковий документ архіву – це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю документів та закріплення їх організації.

Система облікових документів – це комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних, що створюються на єдиній методичній основі.

Система основних облікових документів архіву є складовою частиною системи державного обліку документів НАФ.

2.1. Основні облікові документи, їх цільове призначення

- книга обліку надходжень документів на постійне зберігання – для реєстрації кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період;

- список фондів – для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їх номерів у порядку надходження, а також кількості архівних фондів;

- анотований перелік унікальних документів – для по одиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять унікальні документи;

- перелік особливо цінних документів – для по одиночного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні документи;

- аркуш фонду – для обліку кількості і складу описів в межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу і стану документів, змін в цілому по фонду, по кожному опису і по кожному тому опису, фіксації змін назви фонду (додаток 1).

- аркуш обліку аудіовізуальних документів – для обліку кількості аудіовізуальних документів певного виду, їх змін по кожному опису в цілому, обліку й нумерації описів аудіовізуальних документів;

- архівний опис – для по одиночного та сумарного обліку справ, закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі;

- реєстр описів – для обліку архівних описів у архіві в цілому;

- інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності – для по одиничного та сумарного обліку кількості, складу й стану таких справ;

- книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування – для реєстрації кожного надходження страхового фонду та фонду користування документами;

- опис страхового фонду – для по одиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних та унікальних документів.

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду – комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.

Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш-засвідчувач справи. Для обліку документів у справі з унікальними, особливо цінними та різновидовими документами складається внутрішній опис документів справи.

Для централізованого державного обліку документів НАФ в архіві складаються такі документи:

• паспорт архіву;

• відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.____р.;

• картка фонду;

• картка централізованого державного обліку архівної Україніки.

Для централізованого державного обліку унікальних документів і внесення Держкомархівом України відомостей про зазначені документи до розділу „Унікальні документи Національного архівного фонду” Державного реєстру національного культурного надбання архів подає другий примірник анотованого переліку унікальних документів.

Порядок складання документів централізованого державного обліку та їх подання до відповідних архівних установ встановлюється Держкомархівом України.