3.2. Блок-схема

При разработке программ рекомендуется использовать графический способ записи алгоритма в виде блок-схемы. Блок-схема — это графическое изображение алгоритма в виде плоских геометрических фигур (блоков), соединенных линиями. Внутри блока записывается действие, которое нужно выполнить, или условие, которое необходимо проверить. Блок-схема — стандартный способ записи алгоритма, существует государственный стандарт (ГОСТ), содержащий перечень правил построения блок-схем.

Основные блоки, которые используются при составлении графического алгоритма, изображены ниже (см. рис. 1):

Начало, конец

Процесс

Решение

Вход/Выход

Регистрация/хранение

Рис. 1. Основные используемые блоки

• При соединении блоков следует использовать только вертикальные и горизонтальные линии потоков.

• Горизонтальные потоки, имеющие направление справа налево, и вертикальные потоки, имеющие направление снизу вверх, должны быть обязательно помечены стрелками.

• Прочие потоки могут быть помечены или оставлены непомеченными.

• Линии потоков должны быть параллельны линиям внешней рамки или границам листа.

Н

Начало

иже представлена блок-схема получение письма «Об Инструкции по делопроизводству» из Департамента труда и занятости населения Кемеровской области в Центр занятости населения г. Новокузнецка (рис. 2).

Получение письма

Предварительное рассмотрение (сортировка)

Постановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе

Регистрация

Передача письма руководителю

Рассмотрение руководителем (резолюция)

Передача документа исполнителю

Сделать копии

Изготовление копий

Контроль исполнения документов

Исполнение документов

Конец

Рис. 2. Блок-схема получение письма «Об Инструкции по делопроизводству»

3.3. Фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени (ФРВ) – это вид наблюдения, при котором фиксируется время, затраченное сотрудником на каждое действие во время рабочего дня, действия могут быть связанны либо не связанны с рабочими задачами. Наблюдение продолжается несколько рабочих дней, чаще без ведома сотрудника.

Фотография рабочего времени - это особый вид измерения и наблюдения в производственной практике. В течение, которого фиксируется время, затраченное сотрудником на каждое его значительное действие, совершаемое во время рабочего периода: дня, смены, суток в зависимости от его длительности. Такие действия могут быть как связанны, так и не связанны с его рабочими задачами.

Фотография рабочего времени применяется для выявления как затрат, так и потерь рабочего времени, ибо при ее проведении измеряются все без исключения затраты времени исполнителя за определенное время работы. Фотография рабочего времени служит основой для установления причин потерь рабочего времени и позволяет разработать мероприятия по их снижению.

Основные цели проведения фотографии рабочего времени:

• определение работников, которые  неэффективны в  использовании своего  рабочего времени;

• накопление опыта наиболее ценных и эффективных сотрудников;

• получение исходных цифр и материалов для выработки постоянных и временных и расчетных норм для каждой рабочей задачи;

• оптимизация бизнес-процессов в компании;

• нормирование;

• выявление отклонений или причин отхода от выполнения норм;

• ФРВ применяется у тех сотрудников с невысокой отдачей и  плохой эффективностью, с целью повышения отдачи за счет обоснования измеренными нормами;

• определение у сотрудников основных источников потерь рабочего времени.

В начале работы определяется цель фотографии (выявление потерь рабочего времени, разработка нормативов и т.д.) и выбирается в соответствии с поставленной задачей объект наблюдения.

Проведение наблюдений состоит в последовательной и подробной записи в наблюдательном листе всего происходящего на рабочем месте. Фотографирование проводится с момента начала работы. Запись производится текстом, индексом или графически в масштабе времени. Фиксируется время окончания наблюдаемых категорий затрат времени.

Обработка результатов наблюдений начинается с вычисления продолжительности отдельных элементов затрат времени. Затем все элементы работы, имеющие одинаковый характер или признак, объединяются в группы и составляют сводку одноименных затрат, которая характеризует фактические затраты времени на выполнение работы.

Анализ результатов наблюдений позволяет установить, все ли затраты рабочего времени необходимы и рациональны при существующей организации труда, каковы потери рабочего времени и какие мероприятия необходимо осуществить в целях дальнейшего повышения производительности труда.

В ходе измерения фотографии рабочего времени:

• выявляются основные блоки времени и затем все время сотрудника объединяется в эти группы согласно полученных результатов;

• рассчитывается точный срез информации о том, на какие группы и виды деятельности и в каких пропорциях тратил этот сотрудник свое рабочее время.

Обработка результатов начинается с определения продолжительности каждого элемента. Из показаний текущего времени первого элемента вычитается время начала наблюдения, из показания текущего времени второго элемента – текущее время первого элемента и т. д. Результаты записывают в графу «Продолжительность».

Далее каждому элементу, согласно классификации затрат рабочего времени, присваивается «Индекс»:

• ПНД – перерыв из-за нарушений трудовой дисциплины;

• ПЗВ - время выполнения производственного задания

• О – основное время;

• ПЗ – подготовительно-заключительные работы; т.е время, используемое на подготовку к выполнению задания или на действия, связанные с ее окончанием;

• В – вспомогательное время;

• ПР – потери рабочего времени по вине рабочего;

• ОП – оперативная работа, т. е время, затрачиваемое на работы по осуществлению технологической операции;

• ОБ – время обслуживания рабочего места;

• ОТЛ – время отдыха и личных надобностей.

Лист наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени ведущего инспектора архива ЦЗН представлен в таблице 2.

Следующий этап обработки – составление сводки одноименных затрат, где элементы группируются по видам затрат рабочего времени и определяется суммарная продолжительность каждого вида затрат.

На основании данных сводки одноименных затрат составляется фактический баланс рабочего времени.

Наблюдательный лист фотографии рабочего времени

Структурное подразделение – правовой отдел

Исполнитель (должность) – ведущий инспектор архива

Стаж работы – 5 лет

«18» августа 2013 г.

№ п/п	Наименование затрат рабочего времени	Текущее время		Продол-жительность, мин.	Индекс
		ч	мин.
1	Начало наблюдения Приход рабочего на рабочее место	08 08	30 38	08	Пр
2	Включение оргтехники Подготовка рабочего места	08	43	05	Пз
3	Ответы на запросы	08	48	72	О
4	Заседание экспертной комиссии Оформление протокола	10	00	120	О
5	Обед	12	00	58
6	Составление сводной номенклатуры дел за 2012 год	12	58	81	О
7	Личные нужды	14	19	10	Отл
8	Формирование дел	14	29	47	О
9	Составление описей дел	15	16	99	О
10	Приведение в порядок рабочего места	16	55	05	Об
11	Уход с рабочего места в связи с окончанием рабочего дня Конец наблюдения	17	00

Таблица 2 - Лист наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени ведущего инспектора архива ЦЗН.