2.2 Организация снабжения гсм на предприятии

Приобретение ГСМ может производиться предприятием:

- за наличный расчет;

- в безналичной форме.

В первом случае ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия. Расчеты при безналичной форме приобретения производятся либо путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика - специализированной организации, либо путем проведения взаимозачета. Кроме того, одной из распространенных форм приобретения ГСМ является отпуск их с автозаправочных станций (АЗС) по талонам, а также по пластиковым картам.

-Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях.

Приобретение ГСМ на АЗС за наличный расчет - это наиболее распространенный способ их приобретения. В этом случае водителям выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина (дизельного топлива).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40) выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, которые определяют руководители организаций. Для этого руководитель предприятия издает приказ (образец 1), в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия под отчет. В этом приказе также оговариваются сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов.

При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:

- при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему (предыдущим) авансу (авансам);

- не допускается выдача средств лицу, с которым организацией не заключен трудовой договор (контракт);

- в организации должны быть установлены сроки и порядок отчетности подотчетных сумм.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" утверждена форма расходного кассового ордера (форма N КО-2).

Данный документ применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

Общепринято, что величина сумм наличных денежных средств для приобретения топлива, подлежащих выдаче под отчет, обычно устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении - исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

При исчислении средненедельного расхода топлива используются величины планового пробега, утвержденных в организации линейных норм расхода топлива, действующих цен на топливо в данной местности и на территориях маршрута следования, количество рабочих дней в неделе, величины заправок непосредственно на предприятии (при наличии хранилищ, других условий и возможностей для заправки).

Стоимость расхода топлива при работе на дальних маршрутах исчисляется, кроме того, с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении или поиском груза, переадресацией груза, возможного увеличения пробега, связанного с непредвиденными обстоятельствами, в размере до 15% общего пробега по маршруту и т.п.

-Приобретение ГСМ в безналичном порядке.

По безналичному расчету горюче-смазочные материалы приобретают в основном предприятия, имеющие достаточно большой парк автомашин и собственные резервуары для хранения нефтепродуктов. Взаимоотношения между предприятиями и поставщиками ГСМ регулируются договором на поставку нефтепродуктов.

-Безналичная оплата может быть как прямой, так и косвенной.

Прямая безналичная оплата - это форма оплаты магнитными и чиповыми картами, с помощью которых производится перевод денежных сумм с карты покупателя на счет АЗС по результатам отпуска топлива.

Косвенная безналичная оплата представляет собой форму оплаты нефтепродуктов на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества ГСМ.

-Приобретение ГСМ по талонам.

Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их адресов).

Оплатив определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

В настоящее время существует множество видов талонов, которые можно условно разделить на три основные группы:

- количественно-суммовой талон, в котором указаны марка, количество и стоимость топлива. Такой талон является обязательством фирмы отпустить определенное количество ГСМ указанной марки по конкретной цене. В этом случае предприятие оплачивает автозаправочной станции стоимость ГСМ авансом. АЗС отпускает предприятию на стоимость оплаченного топлива талоны, составленные в количественном выражении, и указывает стоимость одного литра топлива, а автозаправочная станция обязуется отпустить ГСМ по талонам по цене, фиксированной на дату получения аванса;

- количественный талон, в котором указаны марка и количество топлива, то есть обязательство отпустить определенное количество ГСМ конкретной марки;

- стоимостный талон, в котором указаны марка топлива и общая стоимость талона. В этом случае автозаправочная станция обязуется отпустить предприятию бензин определенной марки по талонам по цене, действующей на дату получения бензина.

Для получения, хранения и выдачи талонов водителям приказом руководителя назначается материально ответственное лицо.

Получение талонов обычно осуществляется самим материально ответственным лицом. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально ответственному лицу для их оприходования и хранения.

Получив талоны, материально ответственное лицо на основании товаросопроводительных документов поставщика составляет приходный ордер по форме N М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а) и сдает приходные документы в бухгалтерию организации.

Материально ответственное лицо, получившее на хранение талоны, по требованию, подписанному руководителем и главным бухгалтером, выдает талоны специально назначенному работнику для выдачи водителям транспортных средств.

Повторная выдача талонов может производиться только после полного отчета за ранее выданные талоны.

Талоны на право получения топлива выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то руководителем предприятия лицом в строке "Выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию.

Выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи талонов, в которой за полученные талоны расписывается водитель, а на каждую марку топлива ведется отдельная ведомость.

Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании работы они обязаны их сдать материально ответственному лицу. Материально ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов. Далее в установленные руководством предприятия сроки (на практике обычно - ежемесячно) материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов и передает его в бухгалтерию. При этом в отчете должны открываться отдельные разделы по каждой марке ГСМ и по каждому виду талонов. На основании указанного отчета и соответствующих первичных документов талоны списываются с подотчета материально ответственного лица в подотчет водителям.

Если предприятие приобретает литровые талоны (на них указан вид топлива и литраж), то изменение цен, произошедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: ГСМ будут отражаться по цене приобретения.

- Приобретение ГСМ по корпоративным картам.

Согласно Положению о порядке эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному Банком России 24 декабря 2004 г. N 266-П, корпоративная карта представляет собой банковскую карту (средство для составления расчетных и иных документов, подлежащих оплате за счет клиента), которая позволяет ее держателю (физическому лицу, уполномоченному юридическим лицом) проводить операции по счету этого юридического лица в пределах расходного лимита, установленного эмитентом.

-Приобретение ГСМ по топливным картам.

Топливные карты - старейший тип небанковских карт. История их уходит в далекие 20-е гг. XX в., когда нефтяные компании (в первую очередь имеющие бензозаправки) начали выпуск карточек как средства предоставления кредита своим клиентам. Тогда карточки были металлические с выдавленной на них информацией о клиенте.

Сейчас карточки для АЗС - самостоятельная отрасль пластиковых карт, использующая самые последние технологические достижения в этой области. Система же топливных карт широко применяется на заправочных станциях всего мира.

Применение топливных карт обладает рядом преимуществ:

- дает возможность возмещения НДС по счетам-фактурам за истекший отчетный период;

- избавляет клиента от расчетов наличными деньгами;

- позволяет устанавливать ограничения на определенный вид топлива и суточный лимит отпуска по заявкам предприятий;

- вся информация по топливным картам обрабатывается электронным способом, это упрощает бухгалтерский учет предприятия по расходу ГСМ за счет представления ежемесячного финансового отчета, содержащего подробную информацию о виде, количестве и стоимости товара, полученного на АЗС;

- отпадает необходимость физически пополнять карту денежными средствами, лимит карты автоматически активируется при поступлении средств от предприятия;

- при утере ТК существует возможность блокировки топливной карты, что нельзя было сделать при использовании талонов по ГСМ;

- предусмотрена система скидок с розничной цены нефтепродуктов специально по топливным картам.

Топливная микропроцессорная пластиковая карта (Oil Card)- это платежная небанковская карта со встроенной микросхемой (микрочипом), выпускаемая топливной компанией и/или владельцем сети АЗС и предназначенная для учета обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учета объема и ассортимента топлива, полученного покупателем на АЗС, участвующих в программе по внедрению технологии расчетов с использованием микропроцессорных карт.

Использование топливных пластиковых карт предполагает применение косвенной безналичной оплаты.

В соответствии с п. 1.7 Технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами, утвержденных в Приложении N 3 к Решению Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (Протокол от 10 ноября 1994 г. N 14), косвенная безналичная оплата - это форма оплаты за нефтепродукты на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных пластиковых карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) - центральный пункт сбора информации, в который стекаются все сведения с карточных терминалов, расположенных на АЗС, которые затем обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Для приобретения бензина по топливным картам компания заключает с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами и мойку автотранспорта с использованием топливных карт. По своей сути это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

3. Мероприятия по повышению эксплуатационной надежности машин и повышению качества их ремонта

3.1Основные термины и определения

Под надежностью автомобиля понимается его свойство сохранять во времени или в течение некоторой наработки в установленных пределах значения всех параметров, характеризующих способность выполнять требуемые функции в заданных режимах и условиях применения, технического обслуживания, ремонтов, хранения и транспортирования.

Параметры изделия, определяющие его эксплуатационные показатели и допускаемые пределы их изменений, указываются в технической документации (государственных и отраслевых стандартах, технических условиях, руководящих технических материалах, нормативных документах по технической эксплуатации, требованиях ГАИ и др.).

Надежность в зависимости от назначения автомобиля и условий его эксплуатации включает следующие свойства: безотказность, долговечность, ремонтопригодность и сохраяемость.

Безотказность — свойство автомобиля непрерывно сохранять работоспособное состояние в течение некоторого времени или некоторой наработки. Безотказностью автомобиль должен обладать как в период его эксплуатации, так и в периоды хранения и транспортирования. Признаком нарушения работоспособности автомобиля является необходимость проведения работ по текущему ремонту, в то время как проведение технического обслуживания не является признаком нарушения его работоспособности.

Долговечность — это свойство автомобиля сохранять работоспособное состояние до наступления предельного состояния при установленной системе технического обслуживания ремонта. Долговечность изделий, являющихся составными частями более сложных, может характеризовать безотказность последних. Например, долговечность ремня привода вентилятор; может характеризовать безотказность двигателя.

Ремонтопригодность- заключается в приспособленности автомобиля к предупреждению и обнаружению причин возникновения отказа, повреждений и поддержанию и восстановлению работоспособного состояния путем проведения технического обслуживания и ремонтов. Значения показателей ремонтопригодности должны за даваться в технической документации для регламентированных условий технического обслуживания и ремонта.

Сохраняемость — это свойство автомобиля сохранять значение показателей безотказности, долговечности и ремонтопригодности в течении после хранения и (или) транспортирования.

Для конкретных объектов автомобильного подвижного состава, его агрегатов, систем, механизмов, узлов и деталей эти свойства могут иметь paзличную относительную значимость. Например, безотказность магистральных автомобилей, удаляющихся на большое расстояние и длительное время от базы, должна быть больше, чем автомобилей-самосвалов, ежедневно возвращающихся из рейсов на свою базу. Для легковых автомобилей, особенно используемых личными владельцами, наиболее ценным качеством является ремонтопригодность.

Автомобиль, находящийся в эксплуатации, при исправном состоянии должен соответствовать всем требованиям нормативно-технической и конструкторской документации. Это понятие шире понятия «работоспособное состояние». Работоспособный автомобиль в отличие от исправного удовлетворяет лишь тем требованиям нормативной документации, которые обеспечивают его нормальное функционирование при выполнении заданных функций, т. е. осуществлении автоперевозок. При этом он может не удовлетворять, например, требованиям, относящимся к его внешнему виду (нарушение декоративного покрытия, вмятины на кузовных деталях и др.).

Неработоспособным считается такое состояние автомобиля, при котором значение хотя бы одного параметра, характеризующего его способность выполнять заданные функции, не соответствует требованиям нормативно-технической и конструкторской документации.

Следует различать два вида неработоспособности: устранимую и неустранимую. В первом случае работоспособность объекта может быть восстановлена при выполнении ремонтных работ, во втором — восстановление работоспособности технически невозможно (предельное состояние объекта) или экономически невыгодно, в связи с чем дальнейшее применение такого объекта по назначению недопустимо или нецелесообразно.

Таким образом, переход в предельное состояние определяется наступлением момента, когда дальнейшая эксплуатация автомобиля невозможна или нецелесообразна по одной или нескольким из следующих причин: становится невозможным поддержание безопасности, безотказности или эффективности объекта на допустимом уровне во время эксплуатации; в результате изнашивания и (или) старения объект пришел в такое состояние, при котором ремонт требует больших затрат или не обеспечивает необходимый уровень восстановления работоспособности.

Автомобиль относится к таким изделиям, которые не сохраняют работоспособное состояние до наступления предельного, т. е. его безотказность меньше наработки, соответствующей долговечности.

Отказ — событие, заключающееся в нарушении работоспособного состояния объекта. Следует различать отказ и повреждение. Последнее заключается в нарушении исправного состояния объекта при сохранении работоспособного.

Переход объекта из одного состояния в другое обычно происходит вследствие повреждения или отказа.

При нарушении его работоспособного состояния различают отказ автомобиля в целом и отказ агрегата, узла, детали и др.

Отказ автомобиля обусловливает вынужденный его простой на линии во время, запланированное для транспортной работы, или невыезд в очередной плановый рейс в связи с неисправностями.

Дефекты, устраняемые в процессе проведения очередного планового технического обслуживания или ремонта, которые выполняются в междусменное время, рекомендуется считать отказами не автомобиля, а соответствующих агрегатов, узлов, деталей. Отказы, происшедшие из-за неправильной эксплуатации, при оценке безотказности.

Различают также отказы автомобиля, устраняемые водителем с помощью имеющегося при автомобиле инструмента и запасных деталей, и требующие вызова технической помощи или буксировки автомобиля на базу. Отказы и неисправности, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля, по виду, характеру, причинам возникновения, трудоемкости и стоимости устранения значительно разнятся между собой. Без анализа отказов, изучения их физической сущности, частоты повторяемости, трудоемкости устранения, влияния на продолжительность простоя в ремонте и изменения технического состояния автомобиля невозможно обеспечить эксплуатационную надежность автомобилей.

Все причины отказов и неисправностей могут быть отнесены к одной из следующих трех основных групп: конструкционного характера, производственно-технологического, эксплуатационного.

Типичными ошибками конструирования являются: недостаточная защищенность узлов трения; наличие концентратов напряжений; неверное представление о характере распределения напряжений; неправильный расчет несущей способности; неадекватность расчетной модели; неправильный выбор материалов и др.

Наиболее типичные дефекты, возникающие по причинам производственного и технологического характера: отклонение размеров деталей от чертежа; неоднородность состава материала (наличия включений и др.); дефекты, возникающие при плавке и изготовлении заготовок (пористость, усадочные раковины, расслоения); дефекты вследствие недостаточной точности механической обработки деталей (ожоги, задиры, заусенцы, прорезы); дефекты сварки (трещины, остаточные напряжения, углубления, непровар); дефекты структуры материала вследствие нарушения режимов термообработки (перегрев, закалочные трещины, обезуглероживание и т. п.); дефекты, возникающие при обработке поверхностей (водородное охрупчивание); недостаточная точность сборки (повреждения поверхностей, задиры, неправильная установка деталей, неправильная регулировка).

Дефекты производственно-технологического характера являются наиболее распространенными, их число в значительной степени зависит от точности выполнения технологического процесса, организации производства, состояния производственной дисциплины и эффективности контроля.

Основными причинами отказов и повреждений эксплуатационного характера являются: нарушение правил эксплуатации автомобилей (например, в дорожных условиях, для которых они не приспособлены; работа с прицепом, хотя конструкцией это не предусмотрено; переоборудование без разрешения завода- изготовителя);перегрузки и непредвиденные нагрузки (нарушение инструкции по эксплуатации в части загрузки автомобиля, неправильные действия водителя — броски сцепления, переезд препятствий на большой скорости и др.); неправильное техническое обслуживание (нарушение периодичности и технологии ТО, повреждение изделия или неправильная его установка при ТО и ТР, и др.).

Отказы автомобилей подразделяются на частичные и полные, характеризующие частичную или полную утрату автомобилем работоспособности.

К частичным отказам, снижающим эксплуатационные качества автомобиля, относятся отказы, ухудшающие такие показатели, как время подготовки к движению из-за необходимости проведения незапланированных крепежных или регулировочных работ, устранения течи топлива, смазочного материала; снижающие среднюю скорость движения и грузоподъемность автомобиля, но допускающие его использование в течение некоторого времени.

К полным отказам, лишающим автомобиль подвижности, относятся отказы, без устранения которых движение автомобиля невозможно (например, поломка карданного вала)

или недопустимо (например, разрушение питающей магистрали пневмопривода тормозов).

При этом следует различать полные отказы, для устранения которых автомобиль должен быть доставлен на станцию технического обслуживания или в автотранспортное предприятие (так называемые отказы дорожные), и отказы (так называемые отказы линейные), устранение которых может быть осуществлено на линии, т. е. непосредственно на месте, где произошел отказ.