1.1.Проектирование базы данных.

НАЧАЛО РАБОТЫ С ACCESS.

В качестве примера возьмем биржу труда, работники, которой желают постоянно иметь под рукой данные о своих вакансиях и соискателях. При этом мы как работники располагаем сведениями о наличии вакансий, о соискателях, которые ищут работу (ФИО, адрес, телефон, образование и т.д) Проектируя будущую базу данных, можно видеть, что хранение всей этой информации вкупе приведет к тому, что данные хоть и будут структурированы и содержаться в одной таблице, но … кто захочет постоянно вводить данные о вакансиях, если мы ищем в базе их постоянно? А о соискателе, если он ищет несколько видов направлений? Таким образом, можно создать пять таблиц – «Вакансии», «Должности», «Образование», «Работодатели», «Соискатели» каждая из которых будет хранить строго определенный набор данных.

Начало работы с Access

Для запуска Access следует выполнить последовательности команд: Пуск – Все программы - Microsoft Access (в случае, если Access установлен на компьютере). Окно программы при этом будет содержать строку меню, большинство команд которого будут неактивны, пока не создана база данных, и область задач (рис. 1).

1 2 3

4

Рис.1 Интерфейс Access

1- заголовок окна

2 – строка меню

3 – область задач

4 – строка состояния

2.Создание новой базы данных

Для создания новой базы данных нужно щелкнуть в области задач по гипертекстовой ссылке «Новая база данных…», в окне «Файл новой базы данных» выбрать диск и папку и ввести имя файла, где будет храниться база данных. Введите имя базы данных «Биржа труда» и нажмите кнопку «Создать». После этого в окне новой пустой базы данных (рис.2), которое содержит с левой стороны кнопки для переключения между объектами базы данных (таблицами, запросами, формами и модулями), вверху – кнопки для создания новых объектов базы данных и открытия их в режиме просмотра и конструктора (также присутствует ряд кнопок для изменения режимов отображения объектов в окне базы данных). Основная часть пока пуста, она содержит перечень объектов базы данных и наиболее часто используемые способы создания объектов.

Рис.2 Вид окна базы данных Access

2.1.Создание таблиц базы данных. Создание полей в режиме конструктора. Задание ключевого поля таблицы

Таблицы являются основой базы данных, поэтому их создание – первый шаг к реализации, поставленной задачи. Access предлагает несколько способов создания таблиц, которые отображаются при нажатии на кнопку «Создать» в окне базы данных:

• Режим таблицы – данные вводятся в готовую структуру таблицы, затем определяются названия полей, а все остальные действия Access «оставляет за кадром», пользователь может потом лишь внести изменения в структуру.

• Конструктор – создание таблицы «с нуля».

• Мастер таблиц – создание таблицы на основе готового шаблона.

• Импорт таблиц – создание таблицы на основе уже имеющейся в другой базе данных.

• Связь с таблицами – создание присоединенной копии таблицы, которая хранится в другой базе данных.

Создание полей таблицы в режиме конструктора

Наиболее трудоемким способом создания с помощью конструктора, но он эффективен за счет того, что разработчик строит проект таблицы только по своему желанию. Поэтому выбираем режим «Конструктор» и нажимаем на “Ok”, после чего на экране появится окно конструктора таблиц (рис.3). В верхней части окна конструктора расположена область проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок – «Имя поля», «Тип данных», «Описание» (в колонке «Описание» вводится информация о назначении поля). В нижней части окна, в области «Свойства поля», задаются и изменяются свойства полей таблицы.

Рис.3 Создание таблицы «Вакансии» в режиме конструктора

Создадим таблицу «Вакансии», которая соответствует разработанному выше проекту, выполнив следующее:

• Создадим поле «НомерВакансии», введя в первую строку колонки «Имя поля» наименование «НомерВакансии» и нажмем клавишу Enter.

• Курсор автоматически переместится во вторую колонку «Тип данных». Раскроем список типов данных, щелкнув по кнопке, выпадающего списка и выберем тип «Счетчик».

• Щелкнув мышью в колонке «Описание» и введем текст описания, например «уникальный номер».

• Аналогично создадим поля «КодРаботодателя», «ДатаРазмещения», «Должность», «РазмерЗаработной платы», «ГрафикРаботы», «Условия» и т.д (типы данных для полей приведены на рис. 3).

Тип данных определяет, какая информация будет храниться в данном поле. Основные типы данных – текстовый, числовой, дата/время позволяют сохранить большинство данных. Тип данных «Поле объекта OLE» позволяет хранить в базе данных графические изображения и объекты, «Гиперссылка» - путь к документу на локальных или сетевых дисках, а также в сети Internet, «Поле MEMO» позволяет хранить большие текстовые фрагменты, а «Мастер подстановок» по сути, не является типом данных, но создать в соответствующем поле для удобства данных.

Задание ключевого поля таблицы

Основная часть работы выполнен – проект таблицы почти готов. Однако прежде чем завершить работу с таблицей, необходимо снова обратиться к теории баз данных, чтобы определить поле для таблицы.

Ключевое поле позволяет уникальным образом определить каждую запись таблицы – данные в нем не могут повторяться и в дальнейшем именно по нему и строятся отношения между таблицами.

В данном случае нетрудно заметить, что поле «НомерВакансии» будет служить своеобразным номером товара (инвентарным, номенклатурным и т. д.), поэтому для определения его в качестве ключевого достаточно щелкнуть мышью по имени этого поля и нажать кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов. Результатом будет появление символа ключа в области маркировки рядом с именем поля.

Сохраним таблицу под именем «Вакансии» с помощью команды Файл – Сохранить (или кнопки «Сохранить») и указав ее имя. После этого таблицу можно закрыть – проект готов.

Рис.4 Задание ключевого поля таблицы

Создадим следующие таблицы, согласно выше приведенной структуре.