2.2 Регламентація документообігу

Документообіг є в будь-якій компанії – від невеликого магазину до великого холдингу. Але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків – а, отже, працювати ефективніше. Будь-яка компанія через зростання кількості співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод. Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

Отже з чого почати розробку регламенту :

1. При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, – це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи – через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів. Коли компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент документообігу. Це необхідна умова автоматизації процесів. Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює