Образец краткого листа самофотографирования рабочего дня

Образец листа самофотографирования рабочего дня руководителя

В результате определяют продолжительность рабочего дня (в том числе перерывы и потери времени), отдельных видов (элементов) работ. Затем составляют сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляют потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств.

Сводная таблица может иметь, например, следующий вид:

Самофотографирование не дает точных результатов (фиксируется только треть затрат времени), отвлекает от работы и связано с трудностями в обработке материалов.

Разновидностью самофотографирования является дневник рабочего времени руководителя или специалиста, анализ которого позволяет экономить до 50% рабочего времени. Работы и затраты времени на них в нем записываются в той последовательности, в которой выполняются. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого дневника.

Дневник может иметь следующий вид:

Менеджерам целесообразно вести личный учет расходования времени, записывать, что, где, когда, почему делается. Нельзя пренебрегать мелочами, ибо дело часто в них. Надо подумать, можно ли избавиться от мелких привычек, связанных с заведенными порядками.

Для анализа затрат времени на выполнение отдельных видов работ используются опросы, которые могут быть устными и анкетными. Последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы.

Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике  возраст, стаж и т. п., быть понятными, целенаправленными, краткими, доступными машинной обработке, удобными для заполнения. Вопросы формулируются четко и недвусмысленно, а в случае оценочных  определяются их границы.

Анализ использования рабочего времени

На основе изучения данных можно получить несколько полезных показателей:

где ПЗ  подготовительно-заключительное время;

ОП  оперативное время;

ОМ  время обслуживания рабочего места;

ОЛН  нормативное время на отдых и личные надобности.

где ПР  перерывы, зависящие от работника.

где ПН  потери рабочего времени, не зависящие от работника.

Можно также исчислять коэффициент дисциплинированности работников:

На основе знания данных показателей можно определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени:

При анализе использования рабочего времени целесообразно сравнивать динамику часовой, дневной и годовой выработки. Если индекс годовой снижается, то надо искать потери.

Неявки целесообразно анализировать по причинам, которые можно объединить в две группы: разрешенные законом и относящиеся к потерям рабочего времени (простои, прогулы, отпуска с разрешения администрации).

Люди могут отсутствовать по болезни (подтверждаются документами). Причинами отсутствия могут быть отгулы, забастовки, особые случаи, по семейным обстоятельствам, в связи с опозданиями, без разрешения (прогул). Причинами прогулов являются плохая организация работы, монотонность, нехватка оборудования, несправедливость руководства, его некомпетентность, авторитарные методы, агрессивность, жесткость, личные конфликты, неспособность выполнить работу, недостаток общей культуры. С прогульщиками обязательно беседуют, выявляют причины отсутствия. Борьбе с прогулами могут помочь премии за присутствие (но они вынуждают больных не брать больничные листы), улучшение графика работы.

Эффективность использования рабочего времени характеризуется с помощью следующих коэффициентов:

где О  число случаев опозданий и нарушения режима;

П  число прогулов;

Д  число отработанных дней.

где ПН  непроизводительные потери по вине работников, в ч;

НЧ  число часов по норме.

Произведение экстенсивного и интенсивного коэффициентов дает интегральный коэффициент использования рабочего времени.

Дополнительно можно осуществлять анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям функций, а также долю затрат времени на творческую, организационно-административную, формально-логическую и исполнительскую деятельность по отдельным группам работников и на этой основе рассчитывать степень рациональности разделения труда внутри структурных подразделений.