3. Разработка отчетов.

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа

A ccess имеет следующие режимы создания отчетов Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки (рис. 6).

Во многих случаях удобно использовать мастер отчетов Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора

П

Рис. 6. Окно выбора способа создания отчета

ри необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют полученные в за просе данные успешно структурировать и оформлять.

Отметим, что Автоотчет, доступный для создания с помощью Меню или кнопки Новый объект на панели инструментов База данных, создает отчет, данные в котором будут выведены в столбец Ленточный автоотчет, который выводит данные из всех полей таблицы в колонку, можно вызвать при нажатии кнопки Создать на вкладке Отчеты.

Мастер отчетов отличается от Автоотчетов тем, что позволяет выбирать поля для отчета, группировать данные по какому-либо полю, устанавливать интервал группировки, устанавливать порядок сортировки, выбирать макет отчета и его стиль. При этом главным преимуществом отчетов перед формами является возможность группировки данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость

Создание отчета с помощью мастера отчетов

Для создания отчета следует нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты в окне База данных В окне Новый отчет следует указать таблицу, на базе которой создается отчет, и щелкнуть мышью на строке Мастер отчетов — на экране появится первое окно мастера отчетов Создание отчетов.

В этом окне поля списка Допустимые поля перемещаются в список Выбранные поля нажатием кнопки со стрелкой (>) Все поля из одного списка в другой можно переместить кнопками с двойными стрелками. После перемещения полей следует щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно мастера (рис.7)

В

Рис. 7. Выбор таблиц и полей для формирования отчета

этом окне определяется способ группировки, для чего необходимые поля из левого списка переносятся в правый. Заметим, что данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям Выбор уровня группировки осуществляется кнопкой Уровень после чего нажимается кнопка Группировка (рис.8).

Открывшееся окно Интервал группировки служит для изменения интервалов группирования данных в отчете. При использовании стандартного значения Обычный в одну группу объединяются записи с одинаковыми значениями в заданном поле Переход в следующее окно для определения способа сортировки данных осуществляется нажатием к нопки ОК.

A

Рис. 8. Выбор уровня группировки

ccess автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группирование. Если записи в группе должны быть рассортированы и по другим полям, их необходимо указать в четырех специально отведенных для этого полях. Порядок сортировки устанавливается с помощью кнопки, расположенной справа от поля.

В следующем окне мастер отчетов предлагает указать, как представляются данные в отчете. В распоряжении пользователя имеются следующие варианты отображения данных (рис.9)

• ступенчатый — ступенчатое расположение данных разных уровней,

• блок — блочное расположение данных,

• структура 1 и структура 2 — ступенчатое расположение уровней с перекрытием,

• п

  Рис 9. Выбор вида макета отчета

  о левому краю 1 и по левому краю 2 — выравнивание данных всех уровней по левому краю.

Пользователь может активизировать любой из предложенных вариантов.

Мастер представляет возможность просмотреть, как выглядит отчет при выбранном способе расположения данных — для этого отведена левая часть этого окна В области Ориентация этого же окна можно выбрать подходящую ориентацию листа Чтобы полнее использовать площадь страницы, следует установить опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице, с помощью которой подбирается оптимальная ширина полей После этого следует нажать кнопку Далее.

Следующее окно мастера предназначено для выбора стиля оформления отчета. В нем также имеется поле для просмотра образцов Выбрав стиль, следует нажать кнопку Далее в последний раз и присвоить отчету имя Из этого же окна можно открыть режим конструктора, ч тобы внести исправления или улучшить его оформление. Для этого следует щелкнуть на к

Рис. 10. Результат создания отчета с помощью Мастера отчетов

нопке Конструктор. Отчет (рис. 10) можно сохранить с помощью команды Сохранить из меню Файл под подходящим именем.

Конспекты лекций разработаны «___»________200__г.

Доцент каф.ПР-3

______________(Иванова Е.Б.)

98