Питання для самоконтролю

1. Пояснити поняття "бази даних".

2. Пояснити поняття "система управління базами даних".

3. Загальна характеристика СУБД MS Access.

4. Охарактеризувати структуру вікна MS Access.

5. Охарактеризувати об'єкти СУБД MS Access.

6. Призначення основних команд меню MS Access.

7. Охарактеризувати панелі інструментів MS Access.

8. Способи створення бази даних.

9. Порядок створення бази даних за допомогою Мастера.

10. Порядок створення порожньої бази даних.

Л екція 2. Створення таблиць у субд microsoft access

План

1. Таблиці і способи їх створення.

1. Побудова структури таблиці у вікні Конструктора.

2. Модифікація структури таблиці.

3. Введення і редагування даних.

4. Схема даних в Access.

 Література: Основна 2, 3, 6.

Додаткова 7, 10, 11, 13.

Міні-лексикон: таблиця, запис, поле, структура таблиці, конструктор таблиць, ім'я поля, тип даних, властивості поля, розмір поля, формат поля, ключове поле, первинний ключ, індекс, схема даних.

1. Таблиці і способи їх створення

	Таблиці  основа бази даних, тому що в них вводиться інформація, редагується, додається або виключається, а також використовується для створення звітів.

Таблиця складається з рядків (записів) і стовпців (полів). Звичайно в кожній із таблиць міститься інформація про об'єкти одного типу.

Створення таблиці БД складається з двох етапів:

• визначається її структура: склад полів, їхні імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля й інші властивості полів;

• відбувається створення записів таблиці і заповнення їх даними.

Ö Дані таблиць та їх назви, що використовувались як приклад, наведені в додатку Б.

Створити структуру таблиці обраним способом та зберегти таблицю, виконавши команду Файл/Сохранить і у вікні діалогу Сохранение дати їй ім'я. Ім'я таблиці повинно бути унікальним у базі даних.

	Режим Конструктора дає більш широкі можливості щодо визначення параметрів створюваної таблиці і є основним способом створення структури таблиці.

2. Побудова структури таблиці у вікні Конструктора

Имя поля. Кожне поле в таблиці повинно мати унікальне ім'я, бажано, щоб воно було інформативним.

Тип данных. В Access допускається використання восьми основних типів даних, поданих у наступній таблиці:

Тип даних	Використання	Розмір
Текстовий	Алфавітно-цифрові дані	До 255 байтів
Числовий	Числові дані	1,2,4 або 8 байтів
Дата/час	Дати і час (від 1 січня 1000 р. до 31 грудня 9999 р.)	8 байтів
Грошовий	Дані про грошові суми, що зберігаються з 4 знаками після	8 байтів
Лічильник	Унікальне довге ціле, що генерується Access при створенні кожного нового запису	4 байти
Логічний	Логічні дані	1 бит
Поле MEMO	Алфавітно-цифрові дані -пропозиції, абзаци, тексти	До 64000 байти
Поле об'єкта OLE	Картинки, діаграми й інші об'єкти OLE із додатків Windows	До 1 гигабайта

Тип даних для кожного поля вибирається зі списку типів даних.

• Описание є коротким коментарем, що пояснює утримання поля.

• Общие свойства поля, задаються для кожного поля (можуть бути прийняті по замовчуванні) і залежать від обраного типу даних. Найважливіші властивості полів такі:

• Размер поля задає максимальний розмір даних, що зберігаються у полі. Для поля з текстовим типом даних максимальний розмір 255 байтів. Для поля з числовим типом даних можна задати використання цілих чисел довжиною 1,2,4 байти або використання чисел із плаваючою точкою довжиною 4 або 8 байтів.

• Формат поля задає формат відображення даного на екрані або друку

• Число десятичных знаков задає для числового і грошового типів даних число знаків після коми.

• Подпись дозволяє показати на екрані заголовок стовпця поля, відмінний від дійсного імені поля.

• Условие на значение задає обмеження на значення, що вводяться, і дає змогу здійснювати контроль введення.

• Сообщение об ошибке задає текст повідомлення, виведений на екран при порушенні умови на значення.

• Индексированное поле використовується для створення простого індексу.

Для ключового поля автоматично будується індекс. Індекси дають змогу значно прискорити пошук і сортування даних в таблиці. Індекс ключового поля завжди унікальний і не допускає порожніх полів у записах. Залежно від кількості полів, використовуваних в індексі, розрізняють прості і складні індекси.

Прикладом створення структури таблиці у вікні Конструктора є структура таблиці Продаж товару (рис.1), що містить сім полів: Код товару, Код магазину, Форма оплати, Кількість, Дата, Доставка, Магазин та місто.

Рис. 1. Структура таблиці Продаж товару.

3. Модифікація структури таблиці

Для модифікації структури таблиці, що входить у базу даних, встановити у вікні бази даних покажчик на таблицю, що модифікується, і натиснути кнопку Конструктор.

4. Введення та редагування даних

	Дані  це інформація, яку користувач заносить до таблиці для збереження.

Режим таблиці  найшвидший спосіб введення інформації. Для відкриття таблиці необхідно:

Відкрити базу даних, виконавши команду Файл/Открыть базу данных і обрати потрібну базу даних.

У вікні діалогу База данных натиснути по вкладці Таблицы й установити курсор миші на назву таблиці, у яку будуть уводитися дані. Потім двічі натиснути кнопку миші або натиснути кнопку Открыть вікна бази даних. На екрані з'явиться вікно таблиці, подане у вигляді рядків і стовпців, куди можна вводити дані.

Символи області виділення запису:

 Трикутник;  Зірочка;  Олівець.