13.Экспертыза каштоўнасці дакументаў – паняцце, задачы

Формирование НАФ Б. - процесс сложный и ответственный. В =» деят-ти учр-й, орг-й и предприятий образуется значит-е кол-во разл-х видов и разновид­ностей документов. Однако не все они имеют одинако­вую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения полит-й, экон-й и культ-й жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узко­практических целей. Их информац-я роль незначительна. Поэтому хранить необходимо не все, а только те, что представ­ляют научно-истор-ю ценность. Ценность документа оп­ределяют его информац-е возможности, обусловленные истор-м, научным, соц-м, экон-м, поли-т-м или культ-м значением. Определить подлежащие хранению документы можно подвергнув их экспертизе цен­ности.

Под экспертизой ценности документов - изуче­ние документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на гос-е хранение.

Осн. задача - установить, какие документы несут ценную информацию и, отобрать их для постоянного хранения.

2 – опред-е сроков хранения док-ов. Они устанавливаются с учетом интересов общ-­ва, на основе соотв-х правовых норм гос-й и общ-й жизни.

3 - установление степени сох­ранности док-в и в случае частичной их утраты обеспе­ч-е полноты состава АФ путем восполнения недост-х мат-в.

Сущ-й задачей - оптимизация состава док-в, принимаемых на гос-е хранение, т.е. изыскание пу­тей уменьшения кол-ва хранимых док-в при сохра­нении максимума информации, предст-щей научно-истор-ю ценность.

Документы в гос-х архивах подвергаются экс­пертизе и в др. целях. Например, при подготовке справоч­ников, документальных сборников, создании страхового фонда на особо ценные документы проводится оценка документов с точки зрения их значения. Экспертизе документы подвергают­ся также при передаче из одного архива в другой. В этом слу­чае устанавливается значение и соответствие хранимых мате­риалов профилю архива-приемщика. Может проводиться экспертиза при покупке документов архивами, библиотеками, музеями с целью их оценки.

14. Крытэрыі каштоўнасці дакументаў.

Определение ценностных приоритетов док-в осущ-ся ч/з систему принципов, критериев и методов. Ме­тодологическую основу ЭЦ Д - принципы историзма, всесторонности, комп­лексности и соц.-полит. нейтральности. взаимосвязаны и взаимообусловлены и применяются в практике в неразрывном единстве. архивоведческие принципы, - историзм, всесторонность и комплектность, выражают общенаучные принципы историзма, системности и целостности применительно к задачам оценки и отбора док-в.

Пр. историзма предполагает рассмотрение явлений на основе объект-х закономерностей их возникновения и раз­вития с учетом конкретных истор-х условий. Не м. б. единого подхода к док-м без учета времени их соз­дания.

Для каждого истор-го периода хар-ны специф-е комплексы источников, различия в их удельном весе и значении. Время накладывает свой отпечаток на содержание документов, их форму и методы создания. Историзм в оценке док-в требует выявления закономерностей происхожде­ния и развития документов, их роли и места в составе данного фонда, взаимосвязи и взаимозависимости с материалами дру­гих, связанных с ним фондов и НАФ в целом.

Пр. всесторонности предполагает изучение и объек­тивную оценку документов путем рассмотрения всех его сто­рон, с выделением гл., опред-х, а также всех свя­зей. При этом следует стремиться учитывать закономерности образования разл-х видов и разновидностей документов, их происхождения, соответствие содержания документа форме передачи им информации в процессе документооборота. В ко­нечном счете пр. всесторонности сводится к требованию установления закономерностей внутр-й структуры данного док-та или вида документов.

Ни один документ не может рассматр-ся изолированно от других. Поэтому при проведении экспертизы важную роль играет принцип комплексности, предполагающей оценку до­к-в с учетом их места в общем документальном комплек­се. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных м/у собой учреждений в процессе документирования управлен­ческих решений на данной тер-и (республика, область, район и т.д.).

Пр. соц.-полит. нейтральности, связанный с пр. историзма, предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов, на хранение должны приниматься документы, отражающие деят-ть всех соц-х групп общества и полит-х партий.

С учетом принципов экспертизы разработана система кри­териев ценности документов. Критерии — это признаки, с пом. кот. опред-ся ценность документов. три группы: 1)происхождения документов; 2)содержания документов; 3)внешних особенностей документов.

Классификация критериев на группы носит в целом искус­ственный хар-р, но удобна в применении. Все критерии экспертизы применяются на практике в их теснейшей взаимо­связи и взаимообусловленности, так как дополняют и уточня­ют друг друга, образуя единую целостную систему.

В состав группы кр-в происхождения входят след.е осн. критерии:

• функционально-целевое назначение учреждения (чем существеннее роль учреждения в системе гос-го управления, народном хоз-ве, культуре и др. отраслях жизни общества, тем ценнее его документы);

• время образования документов (предпочтение отдается документам, созданным одновременно с событием или вскоре после него);

• место образования документов (ценнее документы, соз­данные там, где происходило событие, или в непосредственной близости от него);

• интенсивность документирования (чем меньше создано документов, тем ценнее они).

Эти критерии предусматривают первоочередной прием до­кументов наиболее важных учреждений и их структурных под­разделений, концентрируют внимание архивистов на докумен­тах, отражающих историю общественной жизни в ее решающих проявлениях.

Группа критериев содержания:

• значение имеющейся в документе инф-и (документы, содержащие уникаль­ную и типичную информацию о событиях);

• виды и разновидности документов (предпочтение -предназначены для документирования наиболее сущ-х сторон деят-ти учр-й и жизни общва);

—повторение инф-и в др. документах (чем в меньшем объеме сведения данного документа представлены в др. документах, тем они ценнее).

Критерии содержания документов дают возможность вы­явить сущность подвергнутых документированию событий, взаимосвязь м/у документами об одном и том же событии, определить, как преломились в них данные сведения под влиянием общ.-полит-х условий, и т.д.

К группе критериев внешних особенностей документов:

• подлинность документа (предпочтение отдается подлин­ным экземплярам документа, при их отсутствии - заверенным копиям);

• уникальность матер-й основы (наличие палеогра­фических, худож-ых и иных особенностей повышает ценность документов);

• физич-е состояние документа (подлинным, дублетным, копийным и размноженным любым способом экземплярам документа, которые лучше сохранились и способны выдержать длительные сроки хранения);

• степень сохранности документов (чем меньше сохрани­лось документов, тем ценнее каждый из них).

Критерии внешних признаков документов помогают уста­новлению авторства, подлинности, места создания и др. обстоятельств, связанных с происхождением документов.

Критерии ценности в отличие от осн-х принципов экс­пертизы не м. б. неизменными, раз и навсегда установ­ленными. Одни из них в зависимости от истор-х условий теряют свое значение, на смену им приходят другие.