Правила реализации плана коммуникаций

В табл. 11.1 описаны ключевые аспекты, которые необходимо контролировать, реализуя проектные коммуникации.

Таблица 11.1. Контрольный список по реализации коммуникаций
Аспект	Описание
Цель	Четко ли сформулирована цель сообщения?
Причины и потребность	Содержится ли в сообщение информация о причинах и необходимости реализации проекта?
Действия	Сформулирован ли набор действий, которые должны произвести участники проекта по результатам ознакомления с содержащейся информацией? Описано ли их целевое поведение?
Кому (целевая аудитория)	Кто является, а кто НЕ является целевой аудиторией данного информационного сообщения?
Кто (отправитель)	Был ли определен человек, который больше всего подходит для инициации данного сообщения соответствующей целевой группе?
Канал	Был ли определен коммуникационный канал, который больше всего подходит для инициации данного сообщения соответствующей целевой группе?
Срочность	Насколько срочный характер имеет данное информационное сообщение?
Обратная связь	Насколько критично получение ответа/обратной связи? Если да, организована ли для этого соответствующая инфраструктура?

Планирование обучения пользователей

Определение ролей

Согласно Галоппену, исходной точкой планирования любой деятельности по обучению является определение целевой аудитории, которое представляет собой присвоение организационных ролей будущим пользователям системы. В соответствии с лучшими практиками принято формировать организационные роли, беря за основу профиль безопасности внедряемой системы. Таким образом, роль является по сути ограниченным набором транзакций в системе. Чаще всего роли формируются не раньше, чем за 2-3 месяца до начала продуктивной эксплуатации, хотя имеет смысл делать это несколько позже - и если обеспечена достаточная степень детализации моделирования проектируемых процессов, то это можно как раз сделать на стадии проектирования.

Примеры типовых ролей, реализуемых в ERP-системах (Enterprise Resource Planning System (ERP) или система управления ресурсами компании):

• производственный оператор;

• ответственный за поступление материалов;

• бухгалтер по основным средствам;

• кредитный аналитик и т.п.

Определение ролей конкретных лиц

На основе информации о текущей организационно-штатной структуре, плановом ее состоянии, проектируемых бизнес-процессах и текущей квалификации сотрудников происходит присвоение каждому сотруднику конкретной роли. Присвоение производится путем организации фокус-групп (Фокус-группа — метод качественных исследований, заключается в глубинном интервьюировании представителей целевой аудитории, во время которого от аудитории исследователи получают субъективные мнения о товаре, услуге и прочих объектах исследования. В широком смысле термин «фокус-группа» означает сам метод исследования, а в узком — группу людей-респондентов^. Исследуются причины сложившегося отношения к товару, услуге и пр. При отборе участников фокус-группы стараются подобрать незнакомых между собой людей), интерактивных опросов через интранет или электронную почту. Далее происходит формальное подтверждение произведенного распределения.