2. Терміни виконання службових документів.

Терміни виконання документів є типові та індивідуальні.

Типові встановлюються нормативними актами для найбільш масових ка-тегорій документів, індивідуальні - це конкретні терміни виконання конкретних документів.

В даний час діють такі типові терміни виконання документів:

1. Закони України та інші рішення Верховної Ради України, Укази і розпорядження Президента, Кабінету Міністрів України, місцевих органів державної влади, власні рішення керівників виконуються у зазначені в них терміни.

2. Запити народних депутатів України – у 15 денний термін від дня їх одержання або інший термін, встановлений Верховною Радою України.

3. Звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів - до 10 днів від моменту їх надходження. З об’єктивних причин може бути продовжений до 30 днів від дати надходження.

4. Пропозиції громадян - до 1міс., за винятком пропозицій, що потребують додаткового вивчення.

5. Заяви і скарги громадян - до 1 міс., а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки - не пізніше 15 днів. Керівник може продовжити максимальний термін до 45 днів.

6. Листи-доручення і листи-запити вищих органів – до вказаного у них терміну.

7. Звернення міністерств, відомств, установ, організацій – до 30 календарних днів, а такі, що не потребують перевірки – до 15 календарних днів.

8. Телеграми, що потребують термінового вирішення - до 2-х днів, решта – до 10 днів.

Індивідуальні терміни вказуються в тексті конкретних вхідних чи внутрішніх документів або в резолюціях керівництва.

Продовжити термін виконання документа може посадова особа або установа, яка його встановила. При цьому виконавцем повинно бути підготовлене письмове обгрунтування (лист чи доповідна записка).

3. Організація контролю виконання документів.

Контроль виконання документів включає в себе:

• постановку документів на контроль;

• формування картотеки контрольних документів;

• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

• попередні перевірки і регулювання ходу виконання (для документів 1-го рівня контролю);

• облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів;

• інформування про хід і підсумки виконання документів на виробничих нарадах, засіданнях колегії;

• зняття документів з контролю;

• формування картотеки виконаних документів.

Організація контролю залежить в значній мірі від форми реєстрації документів: журнальної, карткової чи автоматизованої.

Початок контролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться на контроль, проставляється штамп “Контроль” або “К”.

РКК документів, що перебувають на контролі, групують в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями або за групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Відомості про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час перевірок структурного підрозділу-виконавця, вносять в РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюють.

При картковій формі реєстрації заповнюється додаткова РКК, яка ставиться у контрольну картотеку. Рекомендується в такій картотеці мати 33 ячейки:

31 ячейка – число днів місяця;

32-а – для карток, термін виконання яких наступає у наступних місяцях;

33-я – для карток не виконаних у встановлений термін документів.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складають і надсилають до структурних підрозділів-виконавців переліки документів, не виконаних у встановленні терміни. Після заповнення відповідних граф переліки повертають до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може провадитися за допомогою ПК. При комп'ютеризованій формі контролю пошуки необхідної інфор­мації здійснюють за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання, змістом.

Документ вважають виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено і кореспонденту надіслано відповідь по суті.

Після виконання документ знімають з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка його поставила на контроль. При цьому і на документі, і на РКК роблять помітку про зняття з контролю.

При комп'ютеризованій формі контролю після виконання документа виготовляють машинограму-повністю заповнену РКК, яку використовують у довідковому масиві, що передають на зберігання у відомчий архів одночасно документами.

Відомості про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюють, і доповідають керівникам установи .

Попередні перевірки ходу виконання здійснюється службою діловодства в такому порядку:

• завдань наступних років – не рідше 1 разу на рік;

• завдань поточного року – не рідше 1 разу в місяць;

• завдань і доручень поточного місяця – кожні 10 днів і за 5 днів до закінчення терміну.

Документ знімається з контролю після його виконання, тобто, коли всі поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дана повна відповідь. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і РКК проставляється відмітка про виконання, дата і підпис виконавця.

При журнальній формі реєстрації в журналі зазначається дата виконання, індекс вихідного документа (листа, наказу) і ін.

За автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляється машинограма (повністю заповнена РКК), яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається пізніше на зберігання в архів.