3. Основні завдання експертної комісії (ек) установи

Основними завданнями ЕК є розгляд питань і прийняття рішень про схвалення та подання на затвердження в установленому Держкомархівом порядку:

- описів документів, віднесених експертизою цінності до складу Національного архівного фонду;

- зведеної номенклатури справ поточного діловодства установи;

- актів про вилучення документів установи, не віднесених експертизою цінності до складу Національного архівного фонду;

- організація і проведення спільно зі службою документаційного забезпечення управління та архівом установи щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю за організацією документів у діло­водстві установи;

- участь у підготовці та розгляді номенклатури справ устано­ви, методичних посібників з організації документів у діло­водстві, експертизи цінності документів;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів установи про встановлення строків зберігання окремих видів документів, не передбачених чинними пере-ліками, та подання рішень з цих питань на затвердження ЕПК відповідного державного архіву;

- проведення інструктажу і консультацій працівників установи з організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів та їх підготовки до передання на подаль­ше зберігання.

4. Організація роботи експертної комісії установи

До складу ЕК, який затверджується наказом керівника установи, включаються керівники служби документаційного забезпе­чення управління й архіву установи, досвідчені працівники ін­ших структурних підрозділів і фахівці відповідного державного архіву. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керів­ника установи, а секретарем — керівник архіву установи.

У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Держкомархіву.

ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником установи. Експертна комісія звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правочинними, якщо на них присутні не мен­ше двох третин складу комісії.

Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підпису­ється головою або його заступником і секретарем комісії та набу­ває чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК ке­рівником установи.

Секретар ЕК за вказівками її голови забезпечує скликання ко­місії, складає протоколи засідань, доводить до відома структурним підрозділів і окремих посадових осіб установи рішення комісії здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і за безпечує її зберігання.

5.Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів

Експертизу цінності документів здійснюють щорічно працівники служби документаційного забезпечення управління установи разом з ЕК під методичним керівництвом архіву установи.

Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву установи, визначення документів тимчасо­вого зберігання в структурних підрозділах установи, виділення до знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на під­ставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типо­вих і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ установи шляхом поаркушного перегляду кожного документа. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

Справи з позначкою «ЕПК», у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають пе­реформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазна­чених справ, об'єднуються в самостійні або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійсню­ється тільки після завершення експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання .

Якщо у процесі експертизи цінності встановлено нестачу доку­ментів і справ, що на рахунку номенклатури, відповідні структурні підрозділи установи здійснюють їх розшук. У разі негатив­ного результату розшуку керівник установи за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) , призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.

За результатами експертизи цінності в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, строки зберігання яких закінчилися. При цьому враховуються такі примітки, як «Доки не мине потреба», «До заміни новими», «Після закінчення строку договору» тощо. Оформлення та опис справ здійснюються відповідно до вимог. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про виділення цих документів до знищення здійснюються після зведення описів справ установи за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК устано­ви одночасно. Схвалені ЕК установи акти затверджуються керівником установи тільки після затвердження і погодження в установленому порядку описів справ постійного зберігання та з особового складу, після чого установа-фондоутворювач має пра­во знищувати документи.

Справи включаються до акта про їх вилучення та знищення, як­що передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним стро­ком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року, з п'ятирічним строком зберігання — не раніше 1 січня 2006 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

Акт про вилучення та знищення документа складається в двох примірниках на всі справи установи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносять до акта під загальним заго­ловком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи. Установи, в діяльності яких не створюються документи Націо­нального архівного фонду, складають акти про вилучення документів та їх знищення тільки після затвердження описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Зни­щення документів проводиться після затвердження акта керівником установи і його погодження з відповідним державним архівом. Акти про вилучення документів та їх знищення мають порядкову нумерацію, починаючи з № 1.

Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здавання документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів та їх знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду установи та зберігаються в архіві установи.

Якщо обсяг справ, які вилучені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

Порядок знищення документів і справ з грифом «Для службо­вого користування» визначається спеціальною Інструкцією, за­твердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

Складання та оформлення описів справ у діловодстві установи За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особово­го складу.

Описи справ як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурно го підрозділу окремо (для установ зі складною структурою) склада­ються за встановленою формою.

Опис справ структурного підрозділу складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства в структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву установи з дотриман­ням таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенкла­турою справ з доданням початкової літери назви категорії до­кументів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу № 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2000 році, будуть мати номери: 5П — 2000; 5Т — 2000; 5ОС — 2000;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесе­них на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком»;

- графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим структурним підрозділам установи або іншій уста­нові, про наявність копій документів у справі;

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклату­рою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтво­рюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за абеткою, тематикою, хронологією.

Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суціль­ною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

Наприкінці робиться підсумковий запис із зазначенням (циф­рами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першо­го і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ опису (літерні та пропущені номери справ).

До річного розділу вносяться також справи, не завершені впро­довж календарного року. У таких випадках у кінці річних роз­ділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи про­довжувалися в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за рік, №_________», а графи 4, 5 опису не заповнюються.

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби документаційного забезпечення управління і затверджується керівником структурного підрозділу.

Опис справ структурного підрозділу установи складається в двох примірниках, перший з яких передається разом зі справа­ми до архіву установи, а другий залишається як контрольний при­мірник у структурному підрозділі.

Описи справ структурних підрозділів установи є підставою для складання зведеного опису справ установи.