2. Робота з формами в базі даних

В попередніх розділах даного посібника описано порядок роботи з БД в режимі таблиці. Але в Access крім таблиць для роботи з даними в БД часто використовують режим форм.

Форма - це спеціальний об'єкт БД, що використовується для введення та відображення даних таблиць БД. Форми дозволяють задати альтернативний спосіб представлення табличної інформації. В формах можна виводити дані з кількох зв'язаних таблиць. Можна також створювати форми, які забезпечують різне подання одних і тих же даних. Форми, як і інші об'єкти можна створювати як в режимі конструктора, так і за допомогою майстра, але на відміну від запитів знайомство з формами краще починати з майстра форм.

Використання форм для введення та редагування даних має ряд переваг в порівнянні з використанням таблиць. Так, при перегляді даних в режимі таблиці часто виявляється, що важко побачити всі поля окремого запису. Крім цього, форми дозволяють вибрати зручне розміщення полів і забезпечити перегляд графічних об'єктів, які зберігаються в полях OLE - об'єктів.

Для створення форми потрібно у головному вікні БД перейти до закладки Формы і натиснути командну кнопку Создать. Відкривається діалогове вікно Новая форма, яке схоже на вікно створення нової таблиці БД. В даному вікні можна вибрати один з режимів створення форми:

- Конструктор - створення форми за допомогою конструктора форм;

- Мастер форм - створення форми за допомогою майстра форм;

- Автоформа: в столбец - створення форми з використанням можливостей авто форматування. При цьому поля розміщуються в колонку;

- Автоформа: ленточная - створення форми з використанням можливостей авто форматування. При цьому поля розміщуються в рядок;

- Автоформа: табличная - створення форми з використанням можливостей авто форматування. При цьому поля розміщуються у вигляді звичайної таблиці БД.

- Диаграмма - створення форми, яка відображає числові дані у вигляді діаграми, що будується за допомогою майстра діаграм;

- Сводная таблица - створення форми, що містить зведену таблицю Excel.

Після вибору режиму створення форми, у випадаючому списку в нижній частині вікна потрібно вибрати назву таблиці БД, до якої створюється форма і натиснути кнопку Ok.

Створення форми за допомогою майстра форми

Створення форми за допомогою майстра розглянемо на прикладі БД Автомобілі. Створимо форму Клієнти. При виборі у вікні Новая форма режиму створення форми Мастер форм завантажується підпрограма майстра форми. При цьому відкривається перше вікно роботи майстра, в якому, у списку Доступные поля, потрібно вибрати кнопкою поля  , які необхідно включити в форму (кнопка  - для вибору всіх полів). Виберемо з таблиці Клієнти поля: Прізвище, Ім'я, По батькові, Адреса, Телефон, Дата замовлення, Скидка. Встановивши список всіх необхідних для форми полів, потрібно натиснути Далее для переходу до наступного вікна роботи майстра.

Якщо для створення форми потрібно використати поля з інших таблиць, то у випадаючому списку Таблица/Запросы потрібно вибрати іншу таблицю або запит. Тоді добавити потрібні поля так, як це описано попередньо. При цьому таблиці повинні бути зв'язані, в іншому випадку після натискування Далее з'являється додаткове вікно, де пропонується зв'язати ці таблиці і розпочати створення форми спочатку.

В результаті - відкривається наступне вікно роботи майстра форм, в якому потрібно вибрати тип форми і натиснути кнопку Далее.

При цьому можна вибрати наступні типи форм:

- в один столбец - всі поля запису розміщені в одну колонку і вирівняні по лівому краю;

- ленточный - всі поля запису розміщені в рядок і відділені між собою інтервалами;

- табличный - форма у вигляді таблиці, що схожа на таблицю даних, але без виділення відступом;

- выровненный - поля форми розміщуються по порядку, а їх ширина підганяється до ширини полів таблиці з фіксованим відступом від правого краю.

Створимо форму Клієнти в один стовпчик.

Якщо для створення форми використовувались поля таблиць, що містять під таблиці, то вигляд другого діалогового вікна буде іншим, ніж той, що зображений вище. В цьому випадку в списку потрібно вибрати таблицю БД, яка повинна бути головною таблицею, тобто таблицею на базі якої створюється форма. Після цього необхідно вибрати тип підключення полів інших зв'язаних таблиць до головної таблиці.

На третьому етапі роботи майстра форм відкривається діалогове вікно, зображене на малюнку, де потрібно вибрати стиль фону форми. В Access є 10 стилів фону для форм, які створюються за допомогою майстра форм.

Для нашої форми Клієнти виберемо дифузний стиль фону, що зображений на малюнку.

Після того, як буде вибрано стиль форми, потрібно натиснути командну кнопку Далее для переходу до наступного етапу роботи майстра форм.

В останньому (четвертому) вікні роботи майстра форм потрібно вказати назву (заголовок) форми.

Крім цього в даному вікні можна вибрати одну з двох опцій перемикачів:

- открытие формы для просмотра или ввода данных - після завершення роботи майстра форм відкрити вікно форми із активним першим записом.

- изменение макета формы - після завершення роботи майстра форм, відкрити вікно конструктора форм.

Опція Вывести справку по работе с формой? дозволяє виводити текст допомоги при роботі з формою. Встановивши в даному діалоговому вікні всі необхідні параметри, потрібно натиснути командну кнопку Готово для завершення роботи майстра форм.

В нашому випадку форма будувалась на основі однієї таблиці Клієнти, тому вибирати вище описані параметри не потрібно, а зразу ж після вибору фону форми натиснути кнопку Готово. В результаті отримаємо форму, зображену на малюнку: