Тема 1.5. Документация и инвентаризация

1. Документация как метод бухгалтерского учета.

2. Классификация документов. Понятие о документообороте.

3. Способы исправления ошибочных записей.

4. Инвентаризация, порядок ее проведения и оформления результатов.

1. Документация как метод бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ – представляет собой письменное распоряжение на совершение или свидетельство о совершенной хозяйственной операции и служит основанием для отражения последней на счетах бухгалтерского учета.

Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена если на нее нет надлежащим образом оставленного и оформленного документа.

Бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством происшедших фактов называется первичным документом.

Процесс оформления операций документами называется документацией и представляет собой первичную стадию бухгалтерского учета. Бухгалтерские документы как правило составляются на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты.

Реквизит документа – это показатели, приводимые в документах и которые необходимо заполнить данными совершившихся операций. Реквизиты документов подразделяются на обязательные и дополнительные. К обязательным реквизитам относят те показатели, которые имеются в любых документах: номер документа, дата его выписки, наименование организации, ФИО и подписи ответственных лиц, содержание операции, измерители хозяйственной операции.

Дополнительные реквизиты составляются в момент необходимости, когда отсутствие этого показателя в документе может привести к искажению либо неполному представлению информации.

К выписке и оформлению документов предъявляются определенные требования:

• Все бухгалтерские документы должны составляться своевременно и доброкачественно

• Информация в бухгалтерских документах должна соответствовать фактический произведенным хозяйственным операциям по их количественному и денежному выражению

• Краткость и ясность записей

• Ориентированность на обработку в условиях автоматизации учетного процесса

• Взаимный контроль записей

Все документы должны составляться аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво, подписи в документах должны быть разборчивыми. Ни в тексте, ни в цифровых данных не разрешаются подчистки, помарки или неоговоренные исправления. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в документе, за доброкачественное составление документа несут должностные лица, подписавшие его. Допущенные ошибки следует устранять в строго установленном порядке, соблюдая определенные правила (способы исправления ошибочных записей).

2. Классификация документов.

Классификация документов:

1. По назначению:

• Распорядительные – содержат распоряжение или приказ на совершение хозяйственных операций. Сами по себе не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становятся оправдательными.

• Оправдательные - удостоверяют факт совершения хозяйственных операций и являются основанием для отражения операции в бухгалтерском учете (ПКО, РКО, наряды, накладные и др.).

• Документы бухгалтерского оформления – составляются бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов, самостоятельного значения не имеют (бух. справки, расчеты амортизации)

• Комбинированные – выполняют одновременно функции нескольких вышеуказанных документов. Их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости и др.)

2. По способу составления:

   • Разовые – применяются для оформления одной или нескольких хозяйственных операций в момент их совершения (Акты на прием материалов, Требования на отпуск материалов и др.)

   • Накопительные – применяются для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение сокращает время на оформление документации и ее количество. Они отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. (Табели учета рабочего времени и др.)

3) По объему содержания:

• Первичные – оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственных операций (Акт приемки – передачи основных средств, кассовые ордера и др)

• Сводные – составляются на основе первичных документов. Они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях (Отчет кассира, авансовые отчеты, и др.)

4) По месту составления: внутренние и внешние

5) По способу заполнения: типовые и специализированные (применяемы в отдельных отраслях экономики)

Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив. На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверка и обработка в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передача в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер.

Составляют документы ответственные лица в определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота.

После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов бухгалтер должен убедиться в правильности их оформления, соответствии установленным требованиям. Документы, оформленные с нарушением правил, должны быть возвращены ответственными лицам на дооформление.

Процесс обработки документов в бухгалтерии предприятия включает три этапа:

1. Принятые документы бухгалтер сначала проверяет по существу, то есть устанавливает законность совершаемых операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям.

2. Затем бухгалтер проверяет документ по форме (полноту заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость указанных цифр и содержание операций).

3. Бухгалтер проводит таксировку, то есть проверят правильность перевода натуральных и трудовых измерителей в денежные. Проводится это арифметическим способом путем умножения количества товарíо-материальных ценностей на их цену.

4. Документы группируют, то есть размещают по папкам, однородным по экономическому содержанию зафиксированных в документах хозяйственных операций.

5. Контировка – это обработка документов путем определения корреспондирующих счетов по каждому документу.

6. Каждую партию документов текущего месяца переплетают в папки по видам хозяйственных операций. На папках указывают месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов (с какого номера по какой включительно), их количество.

7. Переплетенные документы сдают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов не должен быть ниже пяти лет.

Основное требование, предъявляемое к организации архива, – обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.

Ответственность за сохранность документов в архиве несет главный бухгалтер. Документы выдаются из архива только с его разрешения.

В случае пропажи (гибели) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи (гибели).

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель организации.