3. Робота з записами в базі даних

Записи бази даних додаються і редагуються шляхом уведення даних безпосередньо в комірки, а віддаляються з бази даних шляхом їхнього виділення і виконання команди Виправлення - Видалити. Однак більшість користувачів воліють знаходити і редагувати дані за допомогою форми, що надає Excel для введення і перегляду даних. Щоб переглянути дані на екрані за допомогою форми, помістіть рамку вище в будь-яку комірку бази даних і виконайте команду Дані - Форма.Додавання нових записів

Щоб додати новий запис, клацніть у формі на кнопці Додати. На екрані з'явиться порожня форма, і ви зможете вводити дані в кожне поле. Повторіть ці дії для кожного запису, що хочете додати в базу даних.

При додаванні нових записів в існуючу базу даних вас не повинний хвилювати порядок їхнього розміщення. Завжди можна відсортувати запис, щоб розмістити їх у потрібному порядку .Редагування записів

Редагувати запису можна за допомогою форми. Спочатку клацніть на кнопках Назад і Далі, щоб знайти потрібний запис. Крім того, можна скористатися смугою прокручування чи клавішами керування курсором. При роботі з великою базою даних для пошуку можна використовувати кнопку Критерії. Після того як запис буде знайдена, клацніть на потрібному полі і внесіть зміни.Видалення записів Щоб видалити запис за допомогою форми, знайдіть її, скориставшись кнопками Назад і Далі. Після того, як запис з'явиться на екрані, клацніть на кнопці Видалити.

Якщо необхідно видалити багато записів, то форму краще не використовувати. Замість цього скористайтеся автоматичною фільтрацією, щоб вивести на екран усі записи, який варто видалити. Виділить рядки з цими записами і виберіть з меню Виправлення команду Видалити.

4. Пошук даних за критерієм

Альтернативним способом пошуку даних у базі є визначення у формі даних критеріїв пошуку. Критерії пошуку визначають дані, які варто знайти. Наприклад, у великій базі даних, у якій зберігаються імена й адреси, може знадобиться знайти всі записи, у яких зазначений визначене місто. Для добору потрібних даних використовується умова, що представляється у виді формули. За допомогою цього критерію при роботі з базою даних, у яку введені значення витрат, можна знайти всі записи про витрати, що перевищують 500 р. Для цього введіть >500. Указуючи критерій у формі даних, можна використовувати оператори порівняння (ті самі оператори, що використовуються у формулах).

Щоб знайти окремі записи, використовуючи критерій пошуку, виконайте наступні дії:

Виділить будь-яку комірку бази даних.

Виконайте команду Дані - Форма, щоб вивести на екран форму даних.

Клацніть на кнопці Критерії.

У правому верхньому куті буде написане слово Критерії, і кнопка Критерії заміниться кнопкою Виправлення.

Уведіть критерії пошуку у відповідні полючи. Необхідно заповнити тільки ті полючи, по яких буде здійснюватися пошук.

Наприклад, якщо ви хочете знайти всі записи, що мають відношення до Сан-Франциско, введіть у поле Місто слово Сан-Франциско.

Натисніть клавішу <Enter> чи клацніть на кнопці Виправлення, щоб повернутися до вихідної форми.

Для переходу між відібраними записами використовуйте кнопки Назад і Далі.

Завершивши перегляд записів, клацніть на кнопці Закрити.

Ви бажаєте одержати роздруківку всіх записів, що відповідають заданому критерію? Форма даних, на жаль, не призначена для виділення і роздруківки окремої групи записів. Для цього існує команда Автофильтр. Після того як потрібні записи будуть відібрані, можна роздрукувати робочий лист і одержати звіт. При здійсненні пошуку за критерієм, у якому використовується операція "логічне И", усе стає небагато складніше. Критерій з логічним И має на увазі перебування запису, що відповідає якому-небудь одній умові. Наприклад, вам можуть знадобитися запис, у поле Місто яких буде стояти або Сан-Франциско, або Сан-Дієго. На жаль, критерії з логічним ИЛИ вказувати у формі даних не можна. Однак для пошуку за такими критеріями можна використовувати команду Автофильтр. Використання в базі дані команди Автоформат

За допомогою команди Автоформат можна легко представити базу даних у зручному для вас виді. Ця команда призначена для автоматичного форматування різних частин чи усієї робочої таблиці, щоб додати їй привабливий вид.

Щоб автоматично відформатувати базу даних, виділіть будь-яку її комірку і виконайте команду Формат - Автоформат. У діалоговому вікні, що з'явилося, Автоформат виберіть один із зазначених форматів і клацніть на кнопці ОК, щоб привласнити базі даних зазначені параметри форматування. Якщо результат форматування вас не влаштовує, виберіть команду Скасувати - Автоформат з меню Виправлення.