Тема 1.3. Уніфікація та стандартизація управлінських документів.

План.

1. Уніфіковані системи документації (УСД). Мета та принципи створення.

2. Характеристика складових УСД: державних стандартів, керівних та нормативних документів, уніфікованих форм.

3. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) та удосконалення діловодства. Створення і впровадження Загальнодержавного класифікатора управлінської документації (ЗКУД).

4. Формування системи документаційного забезпечення управління.

5. Характеристика державних стандартів, що регламентують функціонування діловодства (ГОСТ 16487-83 „Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, ГОСТ 6.38-90 „Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

6. Розробка державних стандартів України. ДСТУ 2732-94. „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення”. ДСТУ 4163-2003. „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”.

Література:

1. Державний класифікатор управлінської документації. – К.: Держстандарт України, 1999.

2. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1994.

3. ДСТУ 4163-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003.

Уніфікація управлінських документів нерозривна пов’язана з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави. такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відповідної державної програми

Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

• досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

• зменшення кількості видів документів;

• підвищення інформативності документів;

• системність;

• комплексність;

• стабільність вимог;

• економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів.

Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких, інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких-традиційна, графічна, електронна.

Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів. які входять у систему. сучасні комп’ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа, включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів.

Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізиті. ці правила також повинні мати мінімальну варіативність. оскільки організаційно-розпорядчі документи є переважно текстовими, в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби, використовувані при підготовці текстів.

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих документів є їх багатофункціональність. що виявляється як при документування основних функцій управління, так і в межах певного рівня управління, тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів. незалежно від ієрархічного управління і відомчої специфіки.

Основні правила і вимоги до створення. обробки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації. вимоги до оформлення документів".

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів, що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ. підприємств і організацій і є об’єктом постійного вдосконалення й раціоналізації.

Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною субординацією, а з іншого-необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту.

В комп’ютеризованому менеджменті документ сам по собі вже не є інструментом управління: набагато більшого значення набуває інформація, яку містить сам носій, її достовірність і правове забезпечення. Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилання на ці джерел, якщо вони не мають законодавчого підтвердження.

Підвищення інформативності документа. Функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використовуваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним.

Системність уніфікації. Уніфікація документів, що складають певну систему документації, вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи документів.

Системний підхід до розробки уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи. Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх наступним обґрунтуванням. Загальна класифікація схеми групування управлінських документів у відповідні системи закріплення Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98).

Таким чином, ДКУД є одним із нормативних документів що складають державну систему класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.

Комплексність уніфікації. При здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою оформлення документів в інших документаційних системах.

Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано: вони тісно пов’язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів, що належать до різних систем документації. Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлень документів.

Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов’язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийняті і виконання управлінських рішень.

Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки, що полягає зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою стандартизації встановлення порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередньо в уніфікованих формах документів.

Економічна доцільність. Економічність доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

• вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;

• вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності.

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07. 01. 1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД містить 15 класів:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова;

3) банківська;

4) фінансова;

5) звітно-статистична;

6) планова;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

10) цінова документація і т. д.

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

1) документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства);

2) документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3) документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4) документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Уніфікована система фінансової документації включає:

-  бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

-  первинна   бухгалтерська   документація   бюджетних   установ   і

організацій і т. д.

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. ¹

Безпосередні розробники конкретних форм документів та систем документації - міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів, Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітет РФ по статистиці - за форми первинної облікової та статистичної документації, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкування і форми власності. ²

Таким чином, уніфіковані системи документації - це приведений до максимально можливого однаковості форми документів, об'єднані в основні загальноуправлінських функціональні системи і призначені для використання всіма організаціями, незалежно від рівня управління та форми власності, що застосовують як традиційні, так і змішані, з використанням комп'ютерних технологій, методи обробки документної інформації. ³

Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі:

• однаковості побудови форм документів;

• регламентації змісту документів, що входять в кожну систему;

• виключення з документів дубльованих даних, домагаючись однократності введення інформації в процесі вирішення управлінської задачі;

• скорочення кількості традиційно включаються в них даних, які не використовуються при вирішенні конкретних управлінських завдань;

• єдності застосовуваної термінології та умовних позначень, домагаючись порівнянності показників не тільки на різних рівнях управління, але і в різних системах документації на основі єдності алгоритмів формування документів і показників у них;

• визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей їх побудови, орієнтованих на комп'ютерну обробку, але придатних і до сприйняття людиною;

• встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації і конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей.

До теперішнього часу на загальноуправлінської рівні уніфіковано було понад три з половиною тисяч (3500) форм планових, облікових, фінансових та інших документів, зведених у 1993 р. в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД). Кожен з документів отримав кодову позначення, яке визначає його належність до однієї з систем документації і місце в цій системі. Код форми підтверджує саме його право на існування і відповідність затвердженому зразку-еталону.

Обов'язкові до застосування наступні загальноросійські уніфіковані системи управлінської документації, що включають в себе комплекси документів, що згруповано за завданнями.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації:

• документація зі створення організації, підприємства;

• документація по реорганізації організації, підприємства;

• документація по ліквідації організації, підприємства;

• документація з приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;

• документація по розпорядчої діяльності організації, підприємства;

• документація з організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;

• документація по оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства;

• документація по кадрах.

Характеристика уніфікованої системи документації

Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдиними правилами і вимогам, і повинна містити інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм, які забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних документів щодо їх розробки, ведення і застосування. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів та систем документації є міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності.

Особливість документів з особового складу - їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчої та первинної облікової. Наказ по особовому складу можна розглядати як документ розпорядчого дії, що підтверджує наявність юридичного факту виникнення (зміни, припинення та ін) трудового договору. Однак цей самий наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, є підставою для створення інших облікових документів.

Так як єдиного відомства, яке координувало б кадрову діяльність, ніколи не існувало, то відомство, яке здійснює уніфікацію організаційно-розпорядчої документації (Головархів), підготувало систему документації з особового складу, а органи статистики - форми документів з обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади і управління, друга - в організаціях будівництва і промисловості.

На сьогоднішній день ця історично склалися особливість зберігається: частина установ та організацій веде облік особового складу в текстових формах документів, а інша - в табличних. Тому працівник кадрової служби повинен знати діючі вимоги до оформлення кадрових документів і вміти використовувати їх у практичній діяльності.

Порядок оформлення документів, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації, вимоги до бланків і текстам визначений ГОСТом Р 6.30-97. За вимогами, закладеним у цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переведення, звільнення тощо, а також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки.

Окрім державного стандарту, до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації входить альбом уніфікованих форм документів, створений в розвиток вимог стандарту і містить конкретні форми документів (структура і штатна чисельність, штатний розклад, графік відпусток та ін.) Альбом містить приклади оформлення всіх кадрових документів, а для складних і об'ємних документів (положення, посадова інструкція) - не тільки склад і розташування обов'язкових реквізитів, але і обов'язкову структуру тексту.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях (затв. постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.74 № 162, зі зм. І доп.) Встановлює значення трудової книжки як основного документа про трудову діяльність працівника, закріплює порядок її оформлення, видачі, обліку і ведення, правила видачі вкладиша та дубліката трудової книжки. Інструкція відноситься до тих нормативним актам, які повною мірою регламентують порядок одержання і ведення трудової книжки, і є незамінним довідковим посібником в діяльності фахівця кадрової служби.

У практичній роботі по створенню та оформлення документів все більшого значення набуває кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів дозволяє кодувати анкетно-біографічні дані про працівників, відомості про освіту, посаду та ін Класифікатор призначений для вирішення завдань, пов'язаних: з оцінкою чисельності робітників і службовців; урахуванням складу і розподілом кадрів за категоріями персоналу, рівню кваліфікації, ступеня механізації та умовам праці; забезпеченням зайнятості; організацією заробітної плати робітників і службовців, нарахуванням пенсій; визначенням додаткової потреби в кадрах та ін Класифікатор використовується при заповненні ряду облікових форм (наприклад, Т-2), що використовуються в діяльності кадрової служби.

Тим же цілям служить Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою (ОКСО).

Класифікація управлінської документації (ОКУД) служить основою для кодування документів в інформаційно-пошукових системах. ОКУД призначений для вирішення завдань щодо реєстрації уніфікованих форм документів, їх обліку, скорочення застосовуваних форм документів, а також для контролю за складом документів і виключення дублювання уніфікованих форм. Об'єктами класифікації в ОКУД є уніфіковані форми дев'яти діючих в даний час уніфікованих систем документації, у тому числі організаційно-розпорядчої, первинно-облікової документації та документації з праці, використовуваних для документування кадрової діяльності.

До останніх відносяться документи з прийому, переведення, звільнення працівників, оформлення відпусток, заохочень та стягнень. Код по ОКУД повинен проставлятися на кожній уніфікованою формою. Знову розроблювані форми підлягають реєстрації шляхом включення до ОКУД.

У складі уніфікованих систем документації є елементи дублювання. Наприклад, наказ про прийом на роботу віднесений до організаційно-розпорядчої документації і в ОКУД має код 0281151, а форма Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу" відноситься до системи первинної облікової документації (код 0301006).

До тих нормативних документів відносяться і Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування і обліку кадрів. Трудовитрати працівників кадрових служб, пов'язані з підготовкою та обробкою кадрової документації, впливають на штатну чисельність кадрових служб. За допомогою нормативів можна обгрунтувати необхідну чисельність працівників кадрових служб, так як сумарна трудомісткість виконуваних робіт - одна із складових частин формули розрахунку штатної чисельності, включеної в Укрупнені нормативи. Але основне значення цього документа - регламентація складу кадрових документів, а також послідовності виконуваних операцій:

при оформленні документів при прийомі на роботу та звільнення робітників і службовців;

оформленні та обліку трудових книжок;

оформленні документів з обліку руху кадрів;

складанні статистичної звітності з обліку особового складу;

складанні довідок, розробці планів та виконання інших робіт;

роботі по табельної обліку;

роботі бюро перепусток;

роботі військово-облікового столу.

Висновок

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і завдань.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Робота з уніфікації включає: розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації; впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД: впровадження розроблених ОКТЕІ; ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації та їх подальший розвиток; розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі та не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію; розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відбивають специфіку галузі.

Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в галузі.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слід розглядати як один з факторів підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів однаковості на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови.

Вона застосовується не тільки до управлінських документів, а й до нових систем. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки.

Основними принципами уніфікації документів є:

1) Уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра - зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.;

2) Однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;

3) Комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, заповнення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

4) Інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

5) Скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок удосконалення методів управління, наприклад, в напрямку повсюдного застосування оргтехніки; стабільність вимог до документів (встановлені державними та галузевими стандартами);

6) пари з діючими системами класифікації і кодування техніко - економічної інформації; економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціонального компонування форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів.

Заняття № 3 ( 2 год.)

Лекція № 3

Тема: 1.4 Документування управлінської діяльності

План.

1. Нормативно-методичні документи, що регламентують процеси документаційного забезпечення управління в Україні.

2. „Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, апараті Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування”. Її основні положення.

3. Компетенція державних, громадських та інших установ різних форм власності щодо створення офіційних документів Управлінські документи, їх склад та загальна характеристика.

Література:

1. Державний класифікатор управлінської документації. – К.: Держстандарт України, 1999.

2. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Постанова Кабінету Міністрів України № 1153 від 17.10.97.

3. 3.1.31 Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави: Постанова Кабінету Міністрів України № 1893 від 27.11 1998.

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно –розпорядчі та інші.

Сукупність  документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

         Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

         Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелами або носіями інформації. Тому документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності. Як носії інформації, вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

         Документи мають ще ряд інших важливих властивостей, що становить цінність для управління. Вони є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Крім того, документи усе більшою мірою служать матеріалом для обробки та одержання необхідної інформації.

         Завдяки названим властивостям документи широко використовуються при машинній обробці цифрових даних планово-облікового характеру.

         Багато документів мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним за формою, так і за змістом.

Документи класифікуються з способом фіксації, змістом, найменуванням, способом виготовлення, ступенем складності, за місцем складання, терміном виконання, за походженням, ступенем гласності, юридичною силою та за призначенням.

За способом фіксації (відбиття) інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото-, фоно-, кіно документи.

         Письмові (або рукописно-друковані) включають в себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних розмножувальних апаратах і друкарським способом.

         До графічних належить креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, цінні своєю ілюстративністю.

         Фото -, кіно документи дають можливість закарбувати ті об’єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо.

Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації і широко використовуються при протоколюванні зборів, нарад, засідань і таке інше.

         За змістом документи розподіляються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін.

За найменуванням розрізняють багато видів документів. Це – положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси і таке інше. Однак, класифікувати їх за вказаною ознакою недоцільно, тому що існує чимало документів одного й того ж найменування, але зовсім різного змісту. Наприклад, заява про надання відпусткиі заява про відкриття розрахункового рахунку в банку належать  до різних систем документації, хоча й мають одну назву “Заява”.

За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні та індивідуальні. Типові складають заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних (типові правила, інстукції для однорідних підприємств та організацій та ін. ) На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми і тексту зразка.

         У трафаретних  - частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні (складається із постійної та змінної інформації). Ця форма набуває все більшого поширення, бо дає можливість складачам економити час і полегшує машинну обробку.

         Індивідуальні документи створюються щоразу заново і важко піддаються трафаретизації , тому що складаються довільно (наприклад, доповідні т пояснювальні записки, автобіографії).

         За ступенем складності можна виділити прості і складні документи. До перших належать такі, що містять одне питання, до других, як правило, - два чи кілька. Перевага за простими документами: їх легко обробляти, контролювати, виконувати, зберігати.

         За місцем складання розрізняють внутрішні і зовнішні документи. До першої групи належать створювані на тому чи іншому підприємстві (в установі, організації), де вони й функціонують; до другої – ті, що надійшли іззовні або направлені іншим підприємствам, установам чи громадянам.

За терміном виконання документи поділяються на термінові і нетермінові. Перші вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. Цю категорію становлять також ті з них, котрі є терміновими за способом відправлення або вручення (телеграми, фототелеграми, телефонограми, посвідчення про відрядження та таке інше), з позначкою “Терміново”,  “Дуже терміново”. Усі останні вважаються нетерміновими, їх виконують у разі необхідності у межах строків, установлених керівництвом.

За проходженням документи прийнято розподіляти на службові та офіційно-особисті (іменні). До першої групи входять створені в організаціях, установах, на підприємствах за питаннями їх діяльності, до другої – ті, що стосуються конкретних осіб, тобто іменні (заяви, листи, скарги та ін.).

За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні та для службового користування (ДСК). У правому верхньому кутику двох останніх видів документів робиться спеціальна позначка “Таємно”, “Для службового користування”. За втрату чи розголошення їх змісту винні притягаються до відповідальності.

За юридичною силою розрізняють справжні та підробні документи. Справжніми вважаються документи, видні в установленому законом порядку з додержанням усіх правил; підробними – реквізити або зміст яких не відповідають істинним.

Справжні, у свою чергу, бувають дійсними, які мають на даний час юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору).

Підробними документи можуть ввитися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки та інше.  Інтелектуальна підробка виражається у складенні і видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.

За призначенням (стадіями створення) документи поділяються н оригінали та копії. Оригінал  - це документ, створений уперше і належним чином оформлений.

копія рівнозначні.

Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику позначку “Копія” і завірена у певному порядку.

Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову зі справжнім документом юридичну силу.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв’язок , притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворотного впливу об’єктів управління на функції суб’єктів – усе це неминуче відбивається у відповідних документах, з допомогою яких органи управління реалізують свої рішення. Управлінські документи мають такі особливості:

-                            створюються і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами)  - у відповідності до установленої компетенції і поставлених завдань;

-                            служать засобом закріплення функцій органів управління;

-                            містять, як правило, інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

-                            процес їх створення, форма, зміст, параметри дії регулюються правовими нормами, що надає їм загально значущості  та обов’язковості виконання.

  На основі вказаних особливостей управлінську документацію можна вважати письмовим носієм інформації, створюваним в установленому правовому порядку і використовуваним у процесі взаємодії суб’єктів та об’єктів управління, як один із засобів закріплення і реалізації їх функцій та завдань.

         Сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню та використанню документів, називається документуванням управлінської діяльності.

         ОРД відіграє провідну роль і в управлінській діяльності. Ця система призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності та колегіальності. Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру. Відмітна особливість ОРД полягає у тому, що вона створюється і використовується у різних органах управління: кабінетах міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах, в кооперативах та ін.

         Згідно з діючим законодавством органи управління створюють:

-                            Кабінет міністрів – постанови і розпорядження;

-                            міністерства республіки – накази, інструкції та вказівки;

-                            державні комітети і комісії – постанови, інструкції та вказівки;

-                            головні управління та управління при Кабінеті Міністрів України – накази, інструкції та вказівки;

-                            виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи – рішення (тільки виконкоми); розпорядження (виконкоми); накази (управління та відділи виконкомів);

-                            власники промислових та виробничих об’єднань, фірм, трестів, комбінатів - накази, інструкції, вказівки;

-                            власники підприємств, установ і організацій - накази, інструкції, розпорядження (тільки підприємства);  вказівки.

 

Основна ознака, яка має можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу, - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюють у випадках, передбачених нормативними актами.

         Підставами для створення розпорядчих документів служать:

-                            закони Верховної Ради, укази Президента України;

-                            постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України;

-                            вказівки вищестоящих органів державної влади й управління;

-                            діяльність органів управління, передбачена нормативними актами, положеннями, статутами, інструкціями і т. ін.;

-                            інші підстави, що викликають потребу в правовому регулюванні роботи апарату управління.

 

Органи управління у найбільш важливих справах видають розпорядчі документи – постанови, рішення, накази, в менш важливих, спрямованих на виконання основних рішень, - розпорядження та вказівки. УЄДСД (Єдиній державній системі діловодства) вперше перелічуються підстави, за яких видання розпорядчих документів обов’язкове: організація виробництва, ліквідація виробництв та установ, регламентація діяльності органів управління, посадових осіб, прийом, звільнення та ін. Крім того, документи системи ОРД створюються з метою планування виробництва, капітального будівництва, матеріально-технічного постачання, фінансів та кредиту праці і зарплати і т. ін.

         Усі документи, що входять до системи ОРД, умовно можна поділити на п’ять груп:

-                            організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

-                            розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази у загальних питаннях, вказівки);

-                            довідково - інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, договори, телеграми, телефонограми та ін.);

-                            з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

-                            особисті офіційні документи (пропозиції, заяви і скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення особисті і т.ін.).

 

Застосування стандартів на ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало своєрідною підготовкою до уніфікації систем документації, використовуваних в управлінні, новим кроком до більш раціонального залучення електронно-обчислювальної та організаційної техніки до обробки документальної інформації. Це повинно позитивно відбитися на подальшому підвищенні ефективності діяльності апарату управління.

         Організаційно-розпорядча документація – це управлінська документація, що  служить засобом здійснення організації та регулювання процесів управління.

Вирішення актуального завдання сьогодення щодо переведення економіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює внесення певних змін у механізм формування та реалізації програми комплексного документаційного забезпечення менеджменту. В сучасній економічній науці розрізняють різні види менеджменту: інноваційний, стратегічний, інвестиційний, фінансовий, виробничий тощо. Аналізуючи зміст кожного з них, слід звернути увагу на те, що загальною рисою для них є необхідність постійного забезпечення інформацією.

Менеджмент, як відомо, є безперервним соціально-економічним та організаційно-технологічним процесом, що здійснюється за допомогою різноманітних методів, підходів і засобів для досягнення визначених економічних, наукових, соціальних або інших результатів. Реалізація цього процесу може мати позитивний результат лише за наявності певних відомостей про стан та поведінку системи управління. Однак, у своєму розвитку, сучасний менеджмент наштовхується на жорсткі інформаційні бар'єри. Виникає парадоксальна ситуація, коли поряд з "надмірністю" знань відчувається дефіцит необхідної і доступної інформації.

Найпоширенішою формою представлення інформації у сфері менеджменту є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційні потреби менеджменту, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їх систематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у більшості установ державного сектору економіки традиційно вирішують у межах організації діловодства. Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальної моделі сучасного управлінського документа. Ключового значення при цьому набуває необхідність уточнення сутності понять "діловодство" та "документаційне забезпечення менеджменту".

Поняття "діловодство" розуміють як певну організацію роботи з документами в традиційних управлінських структурах. Тобто, діловодство - це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи. Окремою ланкою при цьому є процес створення самого документа, тому що в менеджменті головною метою створення документа є не укладання певної уніфікованої форми, а професійне (творче) укладання тексту, як основного елементу, що має важливе значення для процесу прийняття управлінських рішень. Внесення укладених фахівцями текстів у відповідні уніфіковані форми - прерогатива технічного персоналу діловодних служб і нічого спільного зі створенням документа (в проблемно-логічному розумінні цього поняття) не має. На жаль, жорсткі регламенти, притаманні діловодним процесам, не можуть задовольнити сучасне різноманіття інформаційних потреб менеджменту.

Виходячи з інформаційного навантаження на управлінський документ, на нашу думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління.

Кінцевим результатом будь-якого менеджменту є досягнення конкретної мети, яка може бути представлена певними якісно-кількісними характеристиками. Цей процес потребує використання різноманітних видів ресурсів, в тому числі й інформації, яка міститься в документах. Така сутність документа, і в першу чергу, управлінського документа, наділяє його якостями, що притаманні матеріальним об'єктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартість або сприяти появі нових товарів і послуг. В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційним забезпеченням. Документаційне забезпечення управління – діяльність спеціальних працівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство – діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60–70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу.

Причини зростання обсягів управлінської інформації можуть бути як об’єктивні, так і суб’єктивні:

·     об’єктивні – причини, які визначаються збільшенням масштабів і зростаючою складністю керованих систем, а також вирішуваних ними завдань;

·     суб’єктивні – причини, зумовлені відсутністю науково-обґрунтованих комплексів документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління, а також недосконалістю технології роботи з документами у процесі управління.

Ці ж причини зумовлюють переважно і недостатню якість підготовки документів. Документ – передбачена законодавством матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Первинний документ – документ, що містить вихідну інформацію. Вторинний – документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої обробки одного або кількох документів.

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв’язання питань, а також обсягу та характеру взаємозв’язків з іншими органами, установами можуть формуватися системи діловодства, серед яких найбільш уживані:

·     централізована – усі документи (вихідні, вхідні, внутрішні) реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат);

·     децентралізована – допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи;

·     змішана – найбільш важлива внутрішня документація та переписка керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах.

В умовах обширного документообігу великого значення набуває правове його регулювання, яке здійснюється через інструкції та положення з діловодства. Такі документи регламентують:

·     порядок підготовки й оформлення документів, їх погодження та візування;

·     організацію роботи з документами;

·     порядок обробки та відправлення вихідної інформації;

·     реєстрацію і порядок зберігання угод та договорів;

·     порядок друкування і тиражування документів;

·     організацію контролю за строками виконання документів;

·     формування номенклатури справ, формування і оформлення справ;

·     відбір документів і справ на зберігання або знищення;

·     знищення документів;

·     облік обсягу документообігу.

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи – управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства  (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо).

На дані підрозділи покладено здійснення операцій з документами:

·     приймання кореспонденції – приймання пошти, реєстрація її у журналі обліку, попередній розгляд документів для визначення доцільності виконання, а також прямого надсилання документів безпосереднім виконавцям, не надаючи їх на розгляд першим керівникам (обсяг кореспонденції, рішення за якими повинні приймати тільки перші керівники, не перевищує 10-20 %);

·     реєстрація документів – фіксація факту створення або одержання документа шляхом присвоєння йому порядкового номера та запису встановлених відомостей про нього засвідчує факт отримання документа, взяття на облік і забезпечення зберігання документів, довідкової та контрольної роботи. Документи реєструються один раз: вхідні – у день надходження, вихідні – у день підписання. Таємні документи реєструються у спеціальних журналах. Обов’язковій реєстрації підлягають документи, що надійшли на підприємство з вищих органів влади та управління, державних адміністрацій, органів державних структур України, скарги та звернення громадян, повідомлення про порушення податкового законодавства, документи, що потребують вирішення або відповіді, а також документи з відповідними грифами. Ознакою зареєстрованого документа є штамп на першому аркуші, дата його надходження, порядковий номер за журналом обліку;

·     передача документа для розгляду керівником (заступником) підприємства. Резолюція керівника щодо порядку виконання, виконавців, терміну виконання тощо зазначається на вільному від тексту місці першого аркуша перед підписом керівника та датою резолюції. Якщо у резолюції зазначається кілька виконавців, то на першому місці зазначається відповідальний виконавець, якому і вручається документ. Відповідальний виконавець забезпечує виконання завдання та зберігання документа. Виконання документів полягає у виконанні приписів, збиранні інформації, підготовці управлінського рішення, листів для відповіді, наказів, розпоряджень, а також у погодженні, затвердженні і реєстрації вихідного документа;

·     контроль за виконанням документів є важливим напрямом управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.

Контроль за виконанням документів включає:

·     постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів;

·     облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

·     обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

·     систематизацію нагляду за виконанням документів;

·     вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

·     підвищення трудової дисципліни виконавців.

Щоденно за картотекою та журналом реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику. У випадку подовження терміну виконання, у контрольній картці проставляється відповідна відмітка.

Контроль може здійснюватись у формах:

·     суцільного контролю – за виконанням усіх документів;

·     спеціального контролю – за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

Комп’ютеризація документаціного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп’ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об’єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп’ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

·     єдина система класифікації і кодування;

·     автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації;

·     уніфікація, спрощення і типізація документації;

·     автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.

На комп’ютерній основі можуть розв’язуватись і багато інших задач, особливо з контролю і аналізу господарської діяльності (контроль і аналіз виконання виробничих програм, формування собівартості продукції, прибутку і рентабельності виробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих і методологічних положень здійснюється вирішенням комплексу аудиторських задач, до переліку яких практично входить аудиторський контроль усіх операцій перелічених щойно облікових задач. Серед задач маркетингової діяльності необхідно виділити формування і аналіз даних про продукцію конкурентів, визначення номенклатури і обсягів конкурентоспроможної власної продукції, ціновий моніторинг ринку товарів, прогнозування прибутку і ін.

Важливим в рамках забезпечення документообороту підприємства є визначення точності, попередження заздалегідь та поточного попередження. Дані параметри системи документаційного забезпечення описують якісні критерії функціонування системи та визначають вимоги до неї.

Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа.

Документ вважається виконаним, коли всі поставлені питання розв’язані та автору чи відповідному органу надіслана відпові. Лише у цьому випадку документ знімається з контролю, про що у контрольній картці робиться відповідна відмітка:

·     відправлення документів охоплює операції з реєстрації документів у журналі обліку вихідних документів, написання на конверті (тексті) адреси, вкладання документів у пакети, заклеювання, проставлення вартості відправлення, складання реєстру та здачу кореспонденції у відділення зв’язку;

·     збереження документів – завершальна стадія діловодства, завданням якої є систематизація, забезпечення збереження та можливості використовувати їх повторно у процесі управління.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», систему архівних установ України утворюють:

·     Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України;

·     центральні державні архіви;

·     галузеві державні архіви;

·     державні архівні установи Автономної Республіки Крим;

·     місцеві державні архівні установи; архівні підрозділи самостійних наукових установ, державних музеїв і бібліотек;

·     архівні підрозділи державних органів, підприємств і організацій.

Комп’ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах — комп’ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

Самостійним напрямом інформатизації є науково-інформаційний, який включає:

·     процеси створення системи науково-довідкового апарату (НДА) за складом і змістом фондів, з урахуванням можливостей традиційних і комп’ютерних технологій;

·     створення БД електронних страхових копій документів, повнотекстових БД актуальної інформації;

·     організацію науково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Найдоступнішим рішенням в цьому напрямі є, з одного боку, послідовне закладення до БД архівних описів каталогів на комп’ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комп’ютерному режимі, а з іншого — переведення існуючих каталогів ретроспективної інформації у БД без повернення до фондів на картковому рівні. Таким чином, об’єктом автоматизації є окремі технологічні процеси та НДА в управлінні справою та інформацією. Вибір об’єкта супроводжується його списуванням для створення моделі даних.

Інформаційний ресурс архівних фондів вимагає уніфікації архівного опису та проведення стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завдань програмно-технологічних комплексів і нових рішень, які б були сумісними, але вирішували різні завдання відповідно до різних об’єктів інформатизації. Такий підхід дає змогу сформувати структуру інтегрованої системи архівної інформації в трьох рівнях:

·     перший — загальнодержавний і загальнонаціональний, що концентрує дані зведеного характеру національно-державного рівня і виконує роль загальнодержавного міжархівного довідника;

·     другий — рівень міжархівних БД;

·     третій — БД кожного конкретного архіву.

Розроблення відповідних моделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різного рівня інформації:

·     рівня архіву;

·     рівня фонду;

·     рівня справи;

·     рівня документа;

·     рівня групи документів;

·     рівня адміністративної інформації.

Розроблення відповідних моделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різного рівня інформації має стати головним завданням науково-методичної роботи архівознавчого напряму в галузі інформатизації.

Моделі даних містять стандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов’язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв’язок різних технологічних процесів і систем.

Формування масивів архівної інформації для внутрішньо фондової систематизації та класифікації документів — завдання набагато складніше. Умовно в ньому можна виділити два напрями:

1. Автоматизація поточної технології в її повному циклі — від комплектування та обліку до створення електронних каталогів, БД та інформаційних систем за складом і змістом документів Національного архівного фонду, що забезпечить замкнене коло технологій.

2. Автоматизація ретроспективної інформації внутрішньо фондового рівня, яка вже поставлена на облік в архівних установах і відображена в системі НДА, але існує в традиційному режимі.

Виходячи з необхідності управління документальними ресурсами архівної галузі, організації узгодженої науково-методичної та інформаційно-технологічної роботи і врахування матеріально-технічних можливостей галузі, найдоцільнішим є проведення системної інформатизації у два етапи:

·     перший — створення системи заходів з комп’ютеризації технологічних процесів централізованого комплектування та обліку архівної системи, створення БД та інтегрованого документального ресурсу в Головному архіві України;

·     другий — комп’ютеризація замкненого методично єдиного циклу технологічних процесів комплектування, опису, обліку, НДА у кожній архівній установі, з урахуванням інтеграції вже існуючих БД у системах та мережах галузі.

Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю.

Державний стандарт 16.487-83 визначає документ як матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія інформації. Ця функція документа особливо важлива в оперативному управлінні. Після використання документа у поточній роботі він виконує ще одну важливу функцію — виступає як історичне джерело.

ГОСТ 6.10.1-88 "Уніфіковані системи документації. Основні положення" визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування — в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад). Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації — один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка".

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, —загальнодержавних, галузевих.

На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлювання документів". Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.

В тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частиною.

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ — об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації. Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках — до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи.

Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України. Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату:

·     уніфікація і стандартизація документів;

·     раціональна організація обігу документів і зберігання документів;

·     економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством;

·     автоматизація та механізація праці управлінців.

Технологія управління, зведена до простої схеми, може бути представлена у вигляді прийняття рішення, організації його виконання та контролю за виконанням. Таку схему можна використовувати як у випадку проведення найбільш простого одноразового заходу, так і при організації складних галузевих загальнодержавних систем. Ці системи будуть відрізнятися ступенем підготовки прийняття рішення, організацією його втілення в життя (кадри, фінанси, постачання, реалізація) і організацією контролю за виконанням. У всіх випадках повинні бути наявними вказані частини.

Будь-яке рішення не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо інформація надійшла з запізненням, ви втрачаєте можливість взяти участь в яких-небудь діях, заходах. Тобто можливість чи шанс втрачені. З другого боку, якщо інформація недостатня або ви знаєте що-небудь наполовину, ваше рішення може бути не тільки не найкращим, а навіть помилковим, оскільки ви не врахували всіх факторів.

В даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це пов'язано з розвитком суспільства. Будь-який суб'єкт чи кожна людина зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. В умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація, комерційні підприємства "виживають" тільки в тому випадку, якщо вони своєчасно знають що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала товаром.  Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних структур, які впливають на кінцевий результат у економічній сфері.

Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною (основною) забезпечувальною (обслуговуючою) функцією управління, виконання якої потребує спеціальних — професійних знань. Від того, як поставлена ця робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого суб'єкта.

Інформаційно-документаційне забезпечення здійснюють спеціальні структурні підрозділи:

·     управління справами;

·     загальний відділ;

·     канцелярія;

·     секретаріат (або секретар-помічник).

Ці підрозділи повинні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також повинен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Тобто це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка виконує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові частини — від найбільш складних до найпростіших операцій.

Кожну частину треба відпрацювати, тобто організувати якнайкраще, оскільки в будь-якій роботі немає дрібниць, все має бути продуманим. Із таких продуманих, правильно організованих операцій і складається наукова організація праці. Як правильно виконувати ту чи іншу роботу визначають нормативно-методичні документи.

В своїй діяльності служби документаційного забезпечення управління керуються законами, указами, постановами уряду, наказами та розпорядженнями управління, положеннями про службу, ДСДЗУ. Основними правилами роботи відомчих архівів, інструкцією з діловодства даного суб'єкта, посадовими інструкціями працівників служби, державними стандартами на уніфіковані системи документації і насамперед на УСОРД методичними розробками з питань діловодства та архівної справи.

До функцій служби документаційного забезпечення управління належать:

·     повне інформаційно-документаційне обслуговування діяльності суб'єкта, що включає: приймання, облік, первинне опрацювання та відправку кореспонденції, доставку, друкування та розмноження документів, реєстрацію, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовку справ до передачі в архів;

·     організаційно-методичне управління та контроль за постановкою діловодства у всіх структурних підрозділах та підвідомчих організаціях;

·     систематичне удосконалення інформаційно-документаційного обслуговування шляхом впровадження ЕОМ і насамперед персональних комп'ютерів та засоби механізації управлінської роботи;

·     організація підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ.

Як видно з переліку функцій, всю роботу з документаційного забезпечення управління можна розділити на дві частини:

·  безпосереднє оперативне документаційне обслуговування, організаційно-методичне управління;

·  постійне удосконалення на базі ЕОМ всієї роботи з документами та інформацією, що міститься в них.

У сфері управління головним чином працюють з інформацією і документами, які виступають її носіями. Документ-об'єкт і результат праці в сфері управління. Робота з інформаційно-документаційного забезпечення складається з однакових операцій. Тільки одними суб'єктами вона виконується традиційними методами (вручну), іншими — за допомогою засобів механізації та автоматизації. Але всі етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працівник управлінського апарату повинен не тільки правильно складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються з ними. Будь-яка праця сьогодні удосконалюється шляхом впровадження нових машин та процесів. У сфері управління механізувати можна тільки роботу з документами і автоматизувати опрацювання інформації, яка міститься в документах. Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги. Відносно документів це вимоги щодо їх формату, порядку оформлення, викладу тексту.

Документ також можна розділити на свої найпростіші складові частини (реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання та ін.).

Дані вимоги встановлює ДСТУ 4163-2003. Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності. Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю.

Сюди належать такі організаційні документи, як:

·     статут, положення, інструкції;

·     розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення;

·     інформаційно-довідкові акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів — листи, телеграми, телефонограми.

Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити. Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях.

Реєстрація документів — важливий етап. В процесі реєстрації ведеться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті. З реєстрацією документів тісно пов'язаний наступний етап — контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день.

Від постановки реєстрації документів залежить і організація інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов'язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі — на картках або в автоматизованому — на комп'ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нормативно-методичних посібниках.

Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей етап пов'язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання.

При зацентралізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору — від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції.

Наступний етап — поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб'єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку.

Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор — номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб'єктах.

Номенклатура — найважливіший документ. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань.

Багаторічний досвід роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури [30, 154]. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

Складання номенклатури справ, формування справ та їх збереження пов'язані з експертизою цінності документів. Під експертизою розуміють визначення практичного та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25-75 років) та постійні. Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються "Переліки документів за термінами зберігання". Вони бувають типові та відомчі. Типовий перелік існує для управлінських документів, науково-технічної документації, кіно- і фотодокументів; відомчі переліки майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони здоров'я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Відомчий перелік більш докладно охоплює документи, які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.

Завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки — поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву суб'єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил.

Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів. Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб'єкта чи об'єкта, а якщо вони великі — в кожному структурному підрозділі.

Пакет нормативно-методичних документів складається із двох частин. В першій частині повинні бути загальнодержавні нормативно-методичні документи, набір яких у повному обсязі повинен продаватися в архівних установах не тільки в центрі, але й на місцях. До цих документів належать:

·     Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення;

·     Типова інструкція зі справознавства в об'єктах та суб'єктах;

·     Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів;

·     Основні правила роботи відомчих архівів;

·     Перелік типових документів, які створюються в процесі діяльності держкомітетів, об'єктів, суб'єктів з визначенням термінів їх зберігання.

Суб'єктам, які мають справу з будь-якими зверненнями громадян, корисно мати "Типове положення про ведення діловодства з питань звернень, заяв та скарг громадян в державні органи управління і на підприємства", в якому визначений порядок та методика роботи з цією категорією документів. Друга частина пакета формується із організаційних та нормативно-методичних документів самого суб'єкта. До нього належать:

·     Статут або положення про об'єкт чи суб'єкт;

·     Положення про структурний підрозділ (якщо суб'єкт має розгалужену структуру);

·     Посадові інструкції працівників структурних підрозділів;

·     Інструкція з ведення справ даного суб'єкта;

·     Номенклатура справ;

·     Табель форм документів структурних підрозділів або суб'єкта в цілому.

Стосовно останніх трьох документів інструкція з діловодства повинна бути конкретизована для даного суб'єкта його прикладами, номенклатурою справ та табелем форм документів зі зразками документів, що можуть бути розроблені на госпрозрахунковій основі або складатися працівниками місцевої архівної служби.

Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності будь-якого суб'єкта є однією з найважливіших обслуговуючих функцій, яку повинен виконувати структурний підрозділ. Ця служба носить різні назви: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат. В невеликих суб'єктах, де обсяг опрацьованих документів невеликий та утворення спеціального структурного підрозділу недоцільне, таку роботу виконує секретар. Функції, права та порядок діяльності, тобто організаційно-правові та методичні принципи роботи служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) (або документаційної служби), визначаються в положенні про неї. Структура служби та її завдання, як правило, відповідають технологічному ланцюжку операцій, що проводяться з документами, починаючи з приймання та розподілення документів і закінчуючи здачею їх в архів суб'єкта.

Структура служби документаційного забезпечення управління розробляється на основі "Типових положень". Можна використати "Типове положення про управління справами" та "Типові завдання, запропоновані в ДСДЗУ". Але при цьому враховується специфіка роботи даного суб'єкта, обсяг та кількість підрозділів, загальна кількість співробітників, ступінь автоматизації та механізації управлінських робіт.

Швидкий розвиток та втілення засобів ЕОМ в управління, уніфікація та стандартизація документів, що проводяться в широких масштабах в країні, потребують постійного підвищення кваліфікації працівників, зайнятих документаційним обслуговуванням. Тому одним з актуальних завдань служби документаційного забезпечення управління є організація вивчення більш нових засобів ЕОМ та засобів механізації, державних стандартів на уніфіковані системи документації, методичних розробок щодо роботи з документами. Ця служба зобов'язана постійно удосконалювати організацію документаційного обслуговування, забезпечувати його однаковість у всіх структурних частинах об'єкта та у підвідомчих суб'єктах. Таким чином, служба документаційного забезпечення управління в наш час намагається досягти спільності показників, форм документів та порядку їх опрацювання.

Служба документаційного забезпечення управління повинна бути самостійним структурним підрозділом, безпосередньо очолюватись керівником, який підпорядкований керівнику суб'єкта.

У великому та середньому суб'єкті ця служба має складну структуру, до неї можуть входити:

·     секретаріат;

·     юридичний відділ;

·     загальний відділ;

·     експедиція, в якій виділяються групи опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції, урядової пошти та доставки (кур'єрська група);

·     обліково-довідкова частина, що займається реєстрацією, довідковою роботою;

·     контрольно-інспекторська група;

·     бюро по роботі з пропозиціями, заявами та скаргами громадян;

·     машинописне (диктофонно-машинописне) бюро;

·     копіювально-розмножувальна служба;

·     архів та інспекційно-методична група.

Можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі. В суб'єктах невеликого масштабу замість структурних підрозділів відповідну роботу будуть виконувати окремі особи. Номенклатура посад працівників служби документаційного забезпечення управління визначається відповідно до єдиної номенклатури посад службовців, затвердженої Держкомітетом по праці та соціальних питань. Сюди віднесені керівники-начальники служб ДЗУ, їх заступники та спеціалісти-помічники керівника суб'єкта, секретарі колегії, методисти, завідуючі архівом, завідуючі експедицією, інспектори, секретарі, стенографістки, діловоди, друкарки, експедитори, кур'єри, редактори та коректори.

Слід пам'ятати про введення в кваліфікаційний довідник посад службовців посади діловода, який повинен мати спеціальну вишу освіту за фахом "Документознавець, організатор діловодства". Раціональна організація документаційного забезпечення діяльності суб'єкта потребує достатньої кількості працівників цієї служби. Основними факторами, які визначають кількість та склад працівників служби, є обсяг документообігу (тобто кількість документів, що складаються, отримуються та опрацьовуються за рік), загальна кількість працівників суб'єкта та ступінь автоматизації і механізації опрацювання інформації та документів.

Основу раціональної організації будь-якої роботи, а також з документаційного забезпечення становить чіткий розподіл функцій та обов'язків між конкретними виконавцями. Чітке знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника, дозволяє правильно розпланувати робочий день і виключає дублювання операцій. Розподіл праці закріплюється посадовими інструкціями, в яких визначено його організаційно-правове положення в структурному підрозділі.

Посадова інструкція розробляється на базі кваліфікаційного довідника посад службовців, типових посадових інструкцій та конкретних потреб даного робочого місця. Чим чіткіше буде розроблена посадова інструкція, тим легше організувати виконання конкретної роботи. В інструкції слід включати і методику роботи, тобто не тільки що робити, але і як виконувати ті або інші види робіт.

Індивідуальна посадова інструкція — важливий та відповідальний документ, який організаційно та методично визначає роботу співробітника. Інструкція складається з розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність, оцінка роботи. Всі розділи інструкції повинні бути чіткими, ясними, виключаючи двояке розуміння. В загальній частині перелічуються основні завдання даної посадової особи, порядок її приймання та звільнення, професіональні вимоги до неї (освіта, стаж роботи), її безпосередня підлеглість та нормативні документи, якими вона керується в роботі.

В розділі "Функції" вказується конкретна ділянка роботи, закріплена за даним співробітником, та перелічуються всі види робіт, що виконуються ним. Наприклад, на працівника покладено формування справ та організація поточного зберігання документів. Виконання цієї функції здійснюється такими видами робіт: перевіркою наявності позначки про виконання документа, підшиванням документа до справи відповідно до номенклатури справ, організацією зберігання справ у шафі, видачею в тимчасове користування документів і справ, оформлення обкладинок справ до передачі в архів установи.

В розділі "Обов'язки" викладається порядок виконання робіт, терміни і методи виконання кожної операції. Скажімо, якщо працівник проводить реєстрацію документів, то в інструкції повинен бути детально описаний поділ документів на реєстровані та нереєстровані, занесення кожного реквізиту реєстраційної картки та кількість екземплярів картки, куди який екземпляр надійде тощо. Також зазначається форма реєстраційної картки. В розділі "Права" викладені права працівників, якими вони користуються при виконанні своїх функцій.

У розділі "Взаємовідносини" вказується, коли, від кого і в якому вигляді працівник повинен одержати інформацію та документи, передати, з ким погодити.  Посадова інструкція завершується розділом "Оцінка роботи", де подаються критерії, що дозволяють оцінити виконання працівником своїх функцій (в основному якість та своєчасність роботи). В цьому ж розділі вказується відповідальність, яку працівник несе у випадку несумлінного ставлення до своїх обов'язків. Посадова інструкція затверджується керівником структурного підрозділу, в якому працює даний співробітник. Основним нормативним документом, що визначає роботу з документаційного забезпечення в суб'єкті є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в кожному суб'єкті чи об'єкті. Розробляється інструкція на основі загальнодержавних нормативних документів: ГОСТів, Основних правил роботи відомчих архівів, державних стандартів та уніфікованої системи документації, методичних матеріалів архівних органів, відомчих правил. Нині відомства складають типові інструкції з діловодства в цілому або з якоїсь його окремої частини (номенклатура справ, оформлення документів, організація контролю тощо) для всієї групи однорідних суб'єктів чи об'єктів.

Заняття № 4 ( 2 год.)

Лекція № 4.

Тема: 1.4 Документування управлінської діяльності.

План.

1. Класифікація документів.

2. Види документів: за ознакою, походженням, місцем виникнення, признченням, напрямком, формою, строками виконання, ступенем гласності, стадіями створення, складністю, строками зберігання, технікою відтворення, носієм інформації.

3. Комплекс документів до створення і функціонування організацій інноваційної спрямованості.

4. Комерційна документація та її особливості.

Література:

1. Шевчук С.В. Українське професійне мовлення. Навчальний посібник. – К.: «Алерта», 2011.

2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: “А.С.К.”, 2011.

Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, стосунки між людьми, тобто вона є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Документація становить собою уніфіковану сукупність взаємопов’язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності.

Документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 – 94). Інакше кажучи, документ – засіб, закріплений різним способом на спеціальному матеріалі, інформації про факт, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини.

Документи мають правове й господарче значення.

Загальна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є носіями інформації.

Зверніть увагу, до інформації, яку містить документ, ставляться певні вимоги. Інформація повинна бути повною (її обсяг має бути достатнім для прийняття рішення), достовірною (відповідність її змісту об’єктивному стану справ), оперативною (за час її передачі та обробки стан справ не зазнав змін). Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами й постановами органів державної влади, котрими визначається організація діловодства й стандартизація документів.

Обов’язковими структурними елементами будь-якого документа, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили, – є реквізити

Формуляр-зразок – модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкторської сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732 – 94).

Бланк – друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюються конкретними відомостями.

Трафаретний текст – дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.