Суть облікової політики аптек

Під обліковою політикою аптеки як суб'єкта підприємницької діяльності розу­міють сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються нею для скла­дання та подання фінансової звітності. Право встановлення облікової політики цілком і повністю віддається на розсуд суб'єкта господарювання. При цьому аптека самостійно:

• обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему реєстрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених законодавством, та з урахуванням особливостей своєї діяльності й технології обробки облікових даних;

• розробляє систему і норми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю за господарськими операціями, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;

• затверджує правила документообігу й технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і реєстрів аналітичного обліку;

• може виділяти на окремий баланс відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік, із подальшим включенням їх показників до фінансової звіт­ності аптеки.

• приймає сукупність способів ведення бухгалтерського обліку - первинного спо­стереження, вартісного виміру, поточного групування і підсумкового узагальнення фактів господарської діяльності. Облікова політика є складовою частиною фінансової звітності аптеки і повинна відображатися у примітках до фінансових звітів. Саме вона дозволяє поєднати ведення бухгалтерських операцій та складання фінансової звітності. Без такого регламентую­чого розпорядчого документа та його додержання бухгалтерський облік не відповіда­тиме принципу послідовності, а фінансова звітність не буде зрозуміла користувачам.

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетен­ції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи). А якщо керівник аптеки не є її власником, треба, щоб саме власник(и) наділив(ли) його відпо­відними повноваженнями. Делегування їх здійснюється вищими органами управління (загальними зборами акціонерів, засновників, наказом власника приватного підприєм­ства або розпорядженням відповідного державного органу, коли йдеться про державне підприємство, іншим органом, який передбачений установчими документами). Тільки в такому випадку юридичну чинність наказу керівника підприємства вже не можна буде взяти під сумнів.

За формою облікова політика аптеки має вигляд наказу керівника (власника), на підставі якого головний бухгалтер складає проект наказу і зі всіма додатками та роз­рахунками передає на затвердження власнику (керівнику) підприємства. Наказ наби­рає юридичної сили з дня його підписання власником (керівником) підприємства і є обов'язковим для виконання всіма службами і працівниками підприємства.

В аптеках з малим, обсягом роботи розробка облікової політики цілком і повністю покладається на головного бухгалтера або особу (юридичну чи фізичну), яка здійснює бухгалтерський облік. Для аптек з великим обсягом роботи та аптечних мереж актуаль­ним є варіант, коли головний бухгалтер ініціює питання до розгляду і разом зі своєю службою бере у ньому активну (безпосередню) участь. Розробку пропозицій, особливо щодо питань, які безпосередньо не стосуються бухгалтерського обліку та прийняття конкретних рішень, доречно покласти на спеціально створену комісію. Найдоцільніше наділити такими повноваженнями постійно діючу інвентаризаційну комісію.

Можливий варіант, коли облікову політику (зміни до неї) розробляє внутрішній аудитор аптеки (аптечної мережі), аудиторська фірма під керівництвом головного бух­галтера та за участю інших відповідних спеціалістів або ж - якщо така фірма здійснює бухгалтерський облік в аптеці - під керівництвом власника (керівника).

Стадії та складові забезпечення якості бухгалтерського обліку в аптеках

Обліковий процес в аптеках проходить декілька стадій (етапів).

На першому етапі ведеться точне спостереження, вимірювання та реєстрація гос­подарських операцій. Підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час виконання господарської операції, а якщо це неможливо - безпосеред­ньо після її закінчення. Виконавці - провізор, фармацевт, бухгалтер.

На другому етапі здійснюється систематизація та групування облікової інформації, яка міститься в первинних документах. Виконавці - провізор, бухгалтер.

На третьому етапі проводиться складання встановлених форм бухгалтерської звіт­ності на підставі даних бухгалтерського обліку, а саме:

• аптеки зобов'язані подавати місячну квартальну та річну фінансову звітність орга­нам, до сфери управління яких вони належать, трудовим колективам на їх вимогу, власникам (засновникам) відповідно до установчих документів, якщо інше непередбачено Законом.

• фінансова звітність аптек не становить комерційної таємниці, крім випадків, перед­бачених законодавством (докладніше у темі 10).

Фінансова звітність аптек (крім бюджетних установ, представництв іноземних суб'єктів господарської діяльності та суб'єктів малого підприємництва, визнаних такими відповідно до чинного законодавства) містить: баланс, звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал та примітки до звітів. Вико­навці - бухгалтер, директор аптеки.

На четвертому етапі відбувається використання облікової та звітної інформації для економічного аналізу господарської діяльності аптеки. Виконавці - бухгалтер, дирек­тор.

Кожний аптечний заклад повинен забезпечити якість ведення бухгалтерського обліку (Схема №3)

Схема №3. Складові забезпечення якості ведення бухгалтерського обліку

Первинні документи - це документи, які містять відомості про господарську опе­рацію та підтверджують її здійснення. Вони повинні бути складені під час здійснення господарської операції або безпосередньо після її закінчення на паперових або машин­них носіях. Для контролю та впорядкування обробки даних, на підставі первинних доку­ментів, можуть складатися зведені облікові документи, в яких повинні бути зазначені обов'язкові реквізити.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, система­тизується (ідентифікується, класифікується, групується) на рахунках бухгалтерського обліку у відповідних реєстрах синтетичного та аналітичного обліку, шляхом їх подвій­ного запису на взаємопов'язаних рахунках.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових реєстрах у тому звіт­ному періоді, в якому вони були здійснені.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і реєстрів бухгал­терського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Аптечні заклади повинні вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанк­ціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і реєстрах бухгалтерського обліку та забезпечення їх належного зберігання протягом встановле­ного строку.

На підставі даних бухгалтерського обліку, уточнених результатами проведених інвентаризацій, аптечні заклади зобов'язані складати фінансову звітність, яку підпису­ють завідуючий аптекою та бухгалтер.