2.1.2 Книга поступлений документов

Книга поступлений документов – учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архивный фонд дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового номера в книге поступлений указывается основные данные о каждом поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы поступили, наименование, годы, объем и состояние этих материалов, какие номера фонда им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов.

2.1.3 Список фондов

Список фондов – учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов фиксирует состав архива. По списку фондов, каждый поступающий в архив фонд массив документов, в хронологической последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду.

Вследствие того, что материалы фонда уже могли войти в научный оборот под своим номером, в случае передачи или утраты фонда этот номер другому фонду не присваивается. Перенумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, номер в результате утраты большого количества фондов. В архивах, хранящих документы советских и дореволюционных учреждений, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной порядковой нумерацией, при этом перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква «P», отделяемся от номера фонда чертой (P-1,P-2,P-3 и т.д.). Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива.

В списке фондов помимо номера фондов и даты его первого поступления указывается полное, официально принятое название учреждения – фондообразователя и если есть – официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается все названия в хронологической последовательности.

Если фонд полностью выбывает из архива то в графе «Отметка о выбытии » указывается учреждение, куда переданы материалы, а также название номер и дата документа, на основание которого выбыли материалы при записи в список фондов материалов, присутствующих из действующего учреждения, в списке оставляется несколько строк на случай последующих переименований фондообразователя.

2.1.4 Лист фонда

Лист фонда – учетный документ, отражающий сведения о названии номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда составляются при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений ив списке фондов. Он служит первичным источником информации по фонду. Раскрывая кратко содержание материалов, и дает динамическую картину состава и состояние фонда благодаря наличию записей всех поступлений и каждого выбытия материалов.

Это документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда и происходящих изменениях,

Лист фонда состоит из трех основных разделов :

1. Общая характеристика материалов, включающая название фонда и крайние даты каждого названия, дату первого поступления, местонахождения фонда (название государственного архива), номер фонда ,дату посылки карточки фонда вышестоящему архиву учреждению, прежней номер фонда, примечание;

2. Учет неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;

3. Учет описанных материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объема в делах), выбытие описанных материалов, а также на личное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.

Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемах показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывает из архива, то её номер другой описи не присваивается, чтобы впоследствии не затруднить ссылки на документы в процессе их использования.

В некоторых случаях лист фонда может пересоставляться в частности, если материалы фонда были подвергнуты пересистематизации, переработке, в результате чего он перестал отражать содержание материалов. Новый лист фонда составляется также при приеме фонда из другого государственного архива. В указанных двух случаях составляется новый лист фонда, а старый (составленный до переработки или полученный из другого архива) помещается в дела фонда.

Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью архива томов.

Если в архивах хранятся фонды советских и дореволюционных учреждений, то лист фондов комплектуются в два различных тома соответственно нумерации фондов каждой группы фондов. Являются частью системы научно-справочного аппарата, листы фондов выполняется не только учетные, но и информационные функции, поскольку содержат важные сведения о содержании фондов.