Делегування повноважень.
Делегування повноважень - це передача частини завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування являє собою засіб, за допомогою якого керівництво розподіляє між співробітниками завдання, які необхідно виконати для досягнення цілей організації. Якщо певне завдання не делеговане іншій особі, керівник змушений буде виконувати його сам. Це, звичайно, у багатьох випадках просто неможливо, тому що час і можливості керівника є обмеженими. Більш важливим є те, що сутність управління полягає в умінні досягти виконання роботи іншими.
Метою делегування є:
- розвантажити керівників вищих рівнів, звільнити їх від поточних дрібних справ, створити найкращі умови для вирішення стратегічних і перспективних завдань управління;
- підвищити дієздатність нижчого рівня управління;
- активізувати людський фактор, збільшити зацікавленість працівників.
Процес делегування повноважень складається з певних етапів
(рис. 4.1).
Для того щоб правильно використовувати принцип делегування повноважень, необхідно з'ясувати, що являє собою відповідальність.
Повноваження - це обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля певних її співробітників на виконання нових завдань. Повноваження делегують посаді (рівно як розподіляють і функціональні обов'язки), а не певній особі, яка обіймає цю посаду, тобто «честь віддають мундирові, а не людині». Якщо особа міняє роботу, то вона втрачає повноваження старої посади й отримує повноваження нової.
Важливість делегування повноважень визначається такими причинами:
- делегуючи різні завдання підлеглим, керівник звільняється від багатьох поточних справ і має змогу вирішувати більш складні проблеми;
- делегування підвищує якість і оперативність рішень, які приймає керівник, запобігає марнуванню часу на очікування розпоряджень і вказівок, завдяки чому процес управління в цілому стає ефективнішим;
- дає можливість керівнику більш раціонально розподілити навантаження між підлеглими, виявити серед них можливих наступників, що можуть його замінити;
- дозволяє використовувати унікальний досвід і знання підлеглих у певній галузі знань;
- делегування дозволяє запровадити спеціалізацію, тобто розподілити обов'язки керівника між декількома підлеглими, спираючись на їхні спеціальні знання.
Підлеглим делегування повноважень дозволяє:
- максимально продуктивно використовувати свої здібності, знання, досвід і здобувати нові знання;
- проявляти ініціативу і самостійність;
- розвивати себе як особистість;
- демонструвати оточуючим власні можливості, підвищувати в їхніх очах свій престиж і створювати базу для кар'єрного зростання;
- отримувати задоволення від праці.
Делегування повноважень - дуже важливий аспект управління тому, що жоден індивід не в змозі замінити собою організацію.
3. Принципи удосконалення управління. Розподіл обов'язків і відповідальності, визначення функціональних обов’язків.
Удосконалення управління органами і підрозділами ДСНС повинне базуватися на ряді основних, фундаментальних правил - принципів. Принципи удосконалення управління визначають головні вимоги до формування, функціонування і розвитку системи управління пожежною охороною. Серед головних принципів удосконалення управління можна назвати такі: першого керівника; плановості; науковості; комплексності; самоорганізації; організації робіт від простого до складного; економічності.
Принцип першого керівника полягає в тому, що старший керівник органу (апарату) управління повинний бути зацікавлений в удосконаленні управління на своєму рівні. Якщо, наприклад, начальники УДСНС, ГУ ДСНС областей не будуть зацікавлені в удосконаленні системи управління і не будуть брати участі в цій найважливішій роботі, то розроблювачі не зможуть вирішувати більшості головних задач, що обумовлюють ефективність усієї роботи із удосконалення управління.
Основними функціями старших керівників повинні бути такі : керівництво й особиста участь у розробці і здійсненні єдиної політики в галузі удосконалення управління, формулювання головних цілей діяльності апаратів управління і їхніх структурних підрозділів; керівництво та особиста участь у розробці критеріїв оцінки діяльності апаратів органів і підрозділів ДСНС; вирішення організаційних і правових питань (зміна структури відповідно до розроблених проектних вирішень, перерозподіл прав, обов’язків, затвердження нових форм документів, організація підвищення кваліфікації особового складу і керівників апаратів управління і т.ін.), керівництво науковими дослідженнями організаційних, економічних, технічних, правових, соціальних і психологічних проблем подальшого удосконалення управління органами і підрозділами пожежної охорони.
Принцип плановості визначає основну вимогу до організації роботи з удосконалення управління в ДСНС. Саме удосконалення управління повинне стати об'єктом планування, і всю цю роботу необхідно здійснювати на плановій основі.
Планування удосконалення управління включає: визначення тенденцій такої роботи в народному господарстві, науково обґрунтований вибір напрямків удосконалення управління пожежною охороною, формулювання і вибір цілей, засобів і результати даної роботи.
При удосконаленні управління потрібно буде розв'язати ряд складних і важливих задач, таких як уточнення напрямків планування, розробка методик планування, визначення і вибір показників, забезпечення тісного взаємозв'язку цього поділу з іншими поділами планів діяльності пожежної охорони.
Об'єктом планування повинні стати заходи щодо удосконаленню функцій і методів управління, покращення організаційної структури органів і підрозділів ДСНС, удосконалення інформаційного забезпечення і обслуговування і т. ін. При цьому необхідно дуже тісно поеднювати наукові дослідження в галузі удосконалення управління з організаторською роботою з впровадження результатів цих досліджень у власне раціоналізаторську роботу і постійним навчанням управлінських працівників.
Принцип науковості потребує при удосконаленні управління глибокого вивчення і максимального використання законів і закономірностей науки управління, закономірностей управління процесом забезпечення пожежної безпеки в народному господарстві, а також при розробці організаційних, структур; удосконалення процесів управління; підбору, розміщення і навчання кадрів; вибору системи організаційних, економічних і соціально-психологічних методів управління органами і підрозділами пожежної охорони.
З принципом науковості тісно пов'язаний принцип комплексності. Він потребує дослідження всіх аспектів управління пожежною охороною, всіх чинників, що діють на нього, у їхньому нерозривному зв'язку. Виконання вимог цього принципу дозволяє уникнути однобічностей в процесі удосконалення управління.
Принцип самоорганізації потребує, щоб система управління ДСНС постійно помічала зміни в системі управління суспільним виробництвом і постійно удосконалювалася. Для чіткої реалізації вимог цього принципу бажано мати в структурі органу управління спеціалізований підрозділ з удосконалення управління, укомплектований фахівцями в галузі управління соціології психології тощо, підпорядкований безпосередньо керівнику цього органу.
Принцип організації робіт від простого до складного потребує удосконалення керування спочатку простими засобами і тільки після того, як вони будуть вичерпані, переходом до більш складних.
Принцип економічності потребує, щоб усі заходи щодо удосконалення були спрямовані на підвищення економічної ефективності діяльності апарату керування.
Кожен керівник будь-якого рівня управління для ефективного здійснення управлінського процесу обов'язково повинен правильно визначити обов'язки своїм працівникам, розподілити між ними види та обсяги робіт, а також визначити відповідальність кожного за кінцевий результат усієї діяльності. Відповідальність - це обов'язок вирішувати поставлені завдання та відповідати за якість їх виконання. Людина, яка займається певною справою, обіймає певну посаду в організації і отримує за це заробітну плату, несе відповідальність за якість виконуваної роботи перед керівником, який надає їй повноваження для виконання цієї роботи. Слід чітко розуміти, що хоча особа, якій делегуються повноваження і приймає на себе відповідальність за виконання поставлених завдань, все ж відповідальність керівника делегувати не можна. Це означає, що з керівника не знімають відповідальність за невиконане завдання, якщо з цим завданням не впорався підлеглий. Хоча людина, на яку покладено відповідальність за вирішення будь-якого завдання, не зобов'язана виконувати його особисто, але вона залишається відповідальною за успішне завершення роботи.
Правильний їх розподіл між учасниками управлінського процесу, а також чітко визначена відповідальність за кінцевий результат діяльності стосується виконання конкретних окремих робіт.
Визначення функціональних обов'язків. Для різних категорій працівників у загальному вигляді розробляються типові функціональні обов'язки за напрямами діяльності (начальник відділу при управлінні, інженер відділу, начальник районного відділу чи управління, заступник начальника райвідділу, старший інженер райвідділу, інспектор, начальник караулу). Решту посадових функцій для окремої категорії працівників визначає керівник підрозділу в залежності від умінь, навичок та досвіду їхньої роботи за певним напрямком діяльності (організація роботи з дізнання по справах про пожежі, організація нормативно-технічної роботи, організація роботи з протипожежної агітації та пропаганди, організація роботи газодимозахисної служби в частині, організація роботи з перевірки працездатності джерел протипожежного водопостачання тощо).
До галузевих принципів управління в ДСНС можна віднести такі:
- єдності державного управління та управління цивільним захистом;
- поєднання превентивних заходів з високою готовністю оперативно - рятувальної служби;
- мінімізації заподіяння шкоди.
Принцип єдності державного управління та управління цивільним захистом полягає в тому, що цивільний захист є однією зі складових безпеки держави. Управлінські рішення, які приймаються стосовно цивільного захисту, повинні спрямовуватись на реалізацію державної політики в даній сфері. Вони мають прийматися в межах покладених на ДСНС завдань, функцій і наданих повноважень. Якщо ситуація вимагає для прийняття рішень повноважень зверхніх органів державної влади, то відповідні особи ДСНС звертаються до відповідних органів державного управління.
Принцип поєднання запобіжних заходів з високою готовністю оперативно - рятувальної служби є одним з фундаментальних принципів управління у сфері захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного, природного та іншого характеру. Відомо, що витрати на запобіжні заходи є меншими, ніж на ліквідацію надзвичайних ситуацій та подолання їх наслідків. А головне, витрати на проведення запобіжних заходів містять лише матеріальні, трудові та фінансові складові. В той час як втрати від НС можуть включати ще й соціальну складову, тобто втрату здоров'я та життя людей. На жаль, немає реальної можливості повністю запобігти виникненню НС. Тому для їх якнайшвидшої локалізації та ліквідації необхідно мати можливість оперативного втручання у перебіг подій. Це завдання вирішується, головним чином, оперативно-рятувальною службою.
Принцип мінімізації заподіяння шкоди як принцип управління стосується, в основному, управління процесом ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій. Рятування життя та збереження здоров'я людей, захист матеріальних і культурних цінностей та довкілля є ключовими пріоритетами при проведенні аварійно-рятувальних та інших невідкладних робіт. При більш широкому погляді і керівники органів державного нагляду також безпосередньо спираються у своїй діяльності на даний принцип.