2. Структура діяльності управління, функцій та ролі керівника

Діяльність керівника визначається як вид професійної виконав- сько-розпорядної праці в галузі управлінських відносин. Управлін­ські відносини є відносинами між людьми з приводу організації сумісної життєдіяльності, що виникають за умов взаємодії праців­ників, які приймають участь в соціальному управлінні як реалізації функцій впорядкування і розвитку життєдіяльності суспільства та його підсистем. Управлінські відносини — це стійкі загальні зв'язки, які виникають між суб'єктами управлінської діяльності у процесі реалізації цілей функціонування та розвитку об'єкта управ­ління.

Навчальні заклади готують керівників— професіоналів які є спеціалістами у сфері управлінських відносин. Активно розвива­ються наукові методи добору, оцінки та активного психологічного навчання управлінських кадрів.

Управляти означає вміти розпоряджатись людьми, економічни­ми ресурсами, часом, наявним для виконання плану. Керівник ор­ганізації — це працівник, який отримує зарплатню за свою працю, має чітко визначені права і обов'язки, професійні принципи роботи. До аналізу його діяльності доцільно підходити як до діяльності професійної, управлінської, з притаманними їй соціально-психоло- гічними, етичними та педагогічними особливостями.

Діяльність керівництва (управління людьми) — різновид профе­сійної розумової праці, спрямованої на забезпечення єдності, узго­дженості, координації доцільної діяльності людей, об'єднаних у тру­дові асоціації.

Соціальна психологія управління передбачає дослідження соці­ально-психологічних аспектів управлінської діяльності керівника співвідносно з обумовленими цією діяльністю діями підлеглих. Акцент при цьому робиться на управлінській діяльність керівника в аспекті управління людськими ресурсами. Таке управління в су­часній науці прийнято називати керівництвом. Безпосередньою психологічною основою керівництва вступає влада керівника, а способами здійснення — форма, метод і стиль управління.

Соціально-психологічна форма управління— спосіб організації взаємодії суб'єктів управління, відносини між ними у процесі їх сумісної діяльності.

Соціально-психологічний метод управління — спосіб або сукуп­ність прийомів, операцій и процедур підготовки та прийняття, організації та контролю за виконанням управлінських рішень.

З розвитком демократичних тенденцій в управлінні сучасним виробництвом, у діяльності керівника зростає роль методів не лише правового, а й соціально-психологічного регулювання взаємовідно­син в організації. Для їх ефективного використання керівнику пот­рібна ґрунтовна підготовка з психологічних основ управлінської праці. Він повинен розуміти закономірності сприйняття та оцінки людей, специфіку рольової поведінки керівника в певних виробни­чих ситуаціях, особливості взаємовпливу людей. Для цього він має добре уявляти суть таких соціально-психологічних явищ як лідерс­тво, авторитет, соціально-психологічний клімат організації, групові норми та конформна поведінка, психологічна сумісність та «спра­цьованість» людей, міжособистісні конфлікти.

Соціально-психологічний принцип керівництва людьми полягає в тому, що воно має бути оперативним і психологічно ефективним за своїм впливом на особистість працівників. Це досягається чітким визначенням цілей і завдань діяльності організації з урахуванням можливостей підлеглих і об'єктивних показників їхньої виробничої поведінки, результатів праці. В цьому сенсі особливо великого зна­чення в діяльності керівника набуває професійна етика та моральні чинники стимулювання працівників управлінської праці.

Управлінська етика — це моральні принципи діяльності робітників управлінської праці.

Моральні чинники стимулювання— гласність заохочень, пози­тивна оцінка роботи підлеглих, простота спілкування керівника, його доступність для підлеглих.

Недоліки в організація праці часто провокують специфічні ор­ганізаційні ситуації, які об'єктивують негативні риси людських ві­дносин: грубість, нетактовність, конфліктність. Установлювати та укріпляти трудову дисципліну керівнику доцільніше за допомогою організаційно-виховних, а не адміністративних засобів. Тому дово­лі важливою, а іноді й провідною в діяльність керівника виступає її виховна спрямованість, яка передбачає цілеспрямований соціалі­зуючий вплив на членів колективу та їх соціально-псхологічну просвіту.

Реалізація функцій керівництва здійснюється у процесі органі­заційної діяльності, успішне розв'язання задач якої вимагає органі­заційних здібностей. Для управління конкретним виробничим ко­лективом бажаним є керівник з певною, необхідною для такої роботи структурою особистісних і ділових якостей, та набором ро­звинених умінь та навичок, які б «цементувались» його високою професійною спрямованістю. Суть таких здібностей, наприклад, для майстра-виробничника полягає у його здатності досягати згур­тованості і цільності виробничого колективу бригади або цеху, як системи взаємодії людських і техніко-економічних чинників, за­безпечувати ритмічність і ефективність роботи організації.

Таким чином, з позиції соціально-психологічного аналізу, дія­льність керівника розглядається як поліфункціональна, що поєднує в собі управлінські функції з організаційними здібностями.

Функції і ролі керівника. Найважливішими функціями профе­сійного керівництва є планування, організація, контроль, прийняття рішення, соціальний розвиток, стимулювання й заохочення (у ро­зумінні спонукання працівників, їх своєчасного заохочення та по­карання). Виконання кожної з таких функцій має свою психологіч­ну специфіку, вимагає особливих знань і навичок.

Керівник — особа, на яку покладені функції управління колек­тивом і організації його діяльності. Управлінська функція, охоплює все різноманіття видів робіт і обов'язків, що має виконувати керів­ник будь-якого рангу в повсякденній і перспективній діяльності в інтересах своєї організації, Поняття функції в соціально-психоло- гічних явищах багатозначне, багатопланове. Воно містить у собі змістовий (що повинно бути досягнуто), та процесуальний чи опе- раціональний (як, яким способом це може бути досягнутий) зміст. При вузькому, одномірному підході до управлінської функції бага­тозначність цього поняття затушовується і не завжди зрозуміло, йде мова про зміст мети та дій керівника, або про процес, тобто про способи досягнення результату.

У цьому зв'язку в літературі по управлінню зустрічаються різні точки зору на розуміння основних функцій керівника. Одні автори вважають, що головної є функція організаторська (іноді її назива­ють адміністративної), в основі якої лежить процесуальна сторона діяльності, інші роблять наголос на змістову, значеннєву сторону управлінської діяльності й основною називають функцію виховну (виховання, згуртованість колективу); треті— обидві ці сторони ставлять в один ряд, не вбачаючи між ними розбіжностей, Виховна функція керівника — виховання і навчання особистості, формуван­ня і згуртування колективу, організація колективної діяльності. Процесуальна функція керівника— розв'язання проблем у всіх сферах життя і діяльності організації.

Безумовно, і функція виховна (виховання і навчання), і функція процесуальна виявляють багато спільного. У кінцевому рахунку вони виконують загальне завдання — причинно обумовлювати (де­термінувати) суспільно необхідну активність особистості. У той же час ці дві сторони діяльності керівника якісно різні, вони знахо­дяться в підпорядкованому зв'язку між собою. Завдання управлін­ня, тобто взаємодії і впливу, підпорядкування і взаєморозуміння, узгодження і координації, контролю й оцінки встають перед керів­ником раніше і гостріше, ніж проблеми навчання і виховання. Управління, регуляція діяльності і поведінки підлеглих, які здійс­нюються через безпосереднє та опосередковане спілкування, зав­жди виступають засобом досягнення цілей виробничих, виховних, освітніх і т. ін.

Процесуальну функцію керівника іноді називають функцією прийняття рішень. Але таке формулювання не точне, оскільки го­ловне в діяльності керівника не стільки прийняття правильного рі­шення, скільки організація їхнього безумовного виконання. Більш точно головний зміст діяльності керівника узагальнено в сучасному трактуванні цієї функції: керівник вирішує проблеми в усіх облас­тях життя і діяльності колективу. Різниця між виразами «приймає рішення» і «вирішує проблеми» очевидна.

Управлінська діяльність керівника, кожна її функція носить си­стемний характер, отже, складається з елементів — окремих функ­цій, які реалізують конкретні цілі. У певних організаційних умовах деякі з окремих функцій можуть набути особливу вагу в управлін­ській діяльності, стати актуальними, а якісь — втратити своє зна­чення. Наприклад, спеціальною функцією керівника колективу є його діяльність з підбору відповідних своєму призначенню кадрів, розміщення людей з урахуванням їх здібностей і бажання. Крім то­го, на керівника трудового колективу покладається ще один обов'язок, який реалізує функція повноважного представництва.

Класифікація змістовних (значеннєвих) функцій керівника може здійснюватися за різними підставами, це можуть бути функції слу­жбові і неслужбові, загальні і окремі, виробничі і соціальні, об'є­ктивні й суб'єктивні, стратегічні і ситуативні, найважливіші, актуа­льні і другорядні, визначені і невизначені однозначні і багатозначні, сприятливі і несприятливі і т. ін.

Власне кажучи будь-який обов'язок керівника, будь-яка потреба в діяльності, у подоланні труднощів стає його функцією, якщо це прямо чи непрямо стосується інтересів колективу. Більш продукти­вної є робота такого керівника, у діяльності якого реалізується най­більша кількість різних функцій, без поділу їх на службові і не службові, формальні і не формальні. Це свідчить про те, що керів­ник своїм впливом охоплює широке коло питань і проблем життя і діяльності колективу, глибоко і широко їх знає, отже, може успіш­но керувати усіма внутрішньоорганізаційними явищами. Однак ре­альне виконання кожним керівником своїх обов'язків у конкретній ситуації з урахуванням власних здібностей, індивідуальних особ­ливостей людей і психологічної атмосфери в колективі буде різ­ним. У цьому випадку науковці говорять, що він буде своєрідно виконувати свою соціальну роль.

Соціальна роль особистості— відповідний, прийнятим соціаль­ним нормам спосіб поведінки людини, залежний від її статусу в сус­пільстві, позиції в колективі організації.

Повсякденно виконуючи основні управлінські функції навчан­ня, виховання, зміцнення колективу й інші, керівник, правильно оцінивши ситуацію в організації і врахувавши індивідуальні осо­бливості людей, може виступати в різних ролях, наприклад, педа­гога, політика, викладача, порадника, критика, наставника, режи­сера, організатора, координатора, сценариста контролера, товариша, психолога, дипломата, утішника, повірника в таємни­цях оратора, кадровика, диригента, розпорядника, мислителя, опі­куна, повноважного представника, психотерапевта, постановника, оповідача і т. п.

У тому випадку, якщо керівник недостатньо добре орієнтується в ситуації, не враховує індивідуальних особливостей людей, не оцінює атмосфери в колективі, в результаті чого не може знайти потрібну манеру поведінки, необхідний тон і стиль спілкування з людьми, виконуючи свої функції, він може виявитися в ролі непри­вабливій, наприклад, проповідника, прокурора, бюрократа, нагля­дача, диктатора, ошуканця, затискувача критики.

Безумовно, жоден керівник не хоче спеціально опинитись у «не­гідній» ролі, але життєві ситуації так непередбачені, що будь-яка людина може виявитися й у комічній і в трагічній ситуації, однак роль блазня чи бюрократа закріпиться лише за тим, хто системати­чно, раз за разом буде не здатний оцінити сформовану ситуацію і вийти з її етично і професійно грамотно.

Отже, для успішного виконання керівником своїх функцій, йо­му крім знання своїх обов'язків необхідно їх виконувати, прийма­ючи до уваги організаційні обставини, він повинний мати такі яко­сті, як вправність, почуття гумору, такт, досвід, свого роду артистизм, здатність відчувати ситуацію і розуміти позиції всіх сторін у ній. Тільки в такому випадку роль керівника буде здійсне­на людиною гідно і принесе користь справі та моральне задоволен­ня йому самому.

Окрім керівника, суб'єктами здійснення управлінської діяльно­сті є менеджери, які також грають в організації різноманітні ролі. По-перше, це роль того, хто приймає рішення (наприклад питання по розподілення ресурсів), по-друге — це інформаційна роль (збір інформації про внутрішнє і зовнішнє середовище), по-третє — роль керівника, який формує стосунки зовні і в середині організації, мо­тивуючи співробітників на досягнення цілей.

Головна функція керівника в плані процесуальному — розв'язання проблем у всіх сферах життя і діяльності колективу ор­ганізації. Діяльність керівника, незалежно від конкретного її змісту, це насамперед мотивована діяльність, спрямована на розв'язання проблем, пошук і здійснення рішень, організацію і контроль вико­нання працюючими цілей і завдань, що стоять перед суспільством і організацією.

Процедура рішення проблеми або конкретної задачі складається з трьох послідовних етапів: 1) вивчення стану справ, визначення проблеми і прогноз її рішення; 2) вироблення й ухвалення рішення, складання програми діяльності для підлеглих; 3) організація колек­тивної діяльності на виконання наміченої програми.

Рішення проблем може протікати як у спокійній обстановці, при достатній кількості даних, планово, передбачено, всебічно обґрун­товано, так і в ситуації екстремальності, тобто при дефіциті часу, неповноті даних, відсутності можливостей. У роботі керівника ви­никає проблемна ситуація. У першому випадку процедура рішення проблеми буде розгорнутою, масштабною і кожен з етапів буде ма­ти свою чітку структуру. В другому — згорнутою, короткою, коли всі етапи, наче стиснуті до конкретної виконавчої дії.

На першому етапі рішення проблеми — етапі підготовки, ке­рівник вивчає всю можливу і необхідну інформацію про ситуації, що виникла, черпає її з усіх можливих джерел, аналізує з урахуван­ням місцевих умов і обмежень, у рамках яких проблема має вирі­шуватися, і пропонує реальну можливість її розв'язання (наявність сил, засобів, часу, здатних людей, умов).

Етапу підготовки на практиці й у літературі по управлінню при­ділялось незаслужено мало уваги. Директивний стиль, що мав ши­роке поширення в радянські часи, керівництво, що відрізняється надмірною централізацією влади і твердою регламентацією діяль­ності підлеглих, зменшив значення підготовчого етапу. В умовах, коли все до дрібниць санкціоново зверху, керівник орієнтований на вказівки старшого начальника, у нього не виникає потреби вивчати положення справ самостійно і він навіть у внутрішніх справах за­ймає вичікувальну позицію, вважаючи, що справа ще не «горить», проблема не загострилася і не заявила про себе конфліктом або ін­шим утрудненням. Як показують спеціальні дослідження, такого типу керівники не дуже тяжіють до кропіткої праці по виробленню, довгострокової стратегії. Багато хто більше схильні до активних дій, а не аналізу, швидко переходячи від рішення до рішення, тобто до вольових дій.

Уважне, постійне вивчення умов праці, побуту, відносин, на­строїв, успіхів, невдач і інших питань, зв'язаних з життям і діяльні­стю колективу, розуміння тенденцій розвитку всіх організаційних явищ дозволить керівнику завчасно, ще по мало помітних ознаках бачити назрівання яких те утруднень, змін, подій, проблем, конфлі­ктів і приймати рішення профілактичні, перспективні, попереджу­ючий несприятливий розвиток подій.

Другий етап рішення проблеми — це власне прийняття рі­шення, його формулювання, визначення стратегії і тактики дій ке­рівника, вироблення загальної програми діяльності колективу пос­тановка конкретних задач кожному підлеглому.

Третій етап рішення проблеми є головним: спонукання підлег­лих до виконання наміченої програми, організація колективної дія­льності і її всебічне, у першу чергу, психологічне забезпечення з метою підвищення ефективності цієї діяльності. Цей етап настільки складний, насичений операціями, такими як планування організація й узгодження колективної діяльності, коректування рішення і конт­ роль за його виконанням, мобілізація і стимулювання діяльності працівників, що його іноді вважають самостійною діяльністю, а пе­рераховані операції специфічними функціями керівника. Буде не­правомірно відокремлювати останню практичну, виконавську лан­ку від ланок попередніх, інтелектуальних, менш помітних при аналізі, але таких, що несуть основне значеннєве навантаження, тому що це розриває логічний зв'язок елементів управлінського процесу.

Згрупувавши всі види управлінської діяльності можна виділити чотири її основних функції: планування, розподілення, управління колективною діяльністю, контроль виконання.

планування стосується вибору цілі й створення плану дій для її досягнення;

розподілення передбачає розподіл задач між підрозділами або співробітниками з установленням взаємодії між ними;

власне управління колективною діяльністю передбачає кері­вництво реалізацією запланованих дій і досягненням поставлених цілей;

контроль здійснює співвіднесення реально досягнутих ре­зультатів діяльності організації з тими, що були заплановані.

У структуру діяльності керівника в якості суб'єктивних елемен­тів входять усі потреби людини в такій діяльності та системи його ставлення до своєї праці, до себе, підлеглих і вищого керівництва, які формуються на їх основі. Як показують спеціальні дослідження, ступінь активності потреб керівників у спілкуванні й контактах з підлеглими, в інформації, прийнятті рішень і т. ін суттєво залежить від змісту праці керівника, професії, стажу, досвідченості, ступені самостійності у здійсненні функцій. У рамках управління цехом, наприклад, помічена така закономірність: зі зростанням рівня кері­вництва (начальник цеху та його заступники) зростає і задоволе­ність керівника спеціальних потреб в управлінні (прийняття рішен­ня, планування, контроль), але меншою стає задоволеність його потреб у неспецифічних видах діяльності (в контактах, у спілку­ванні зі співробітниками).

Отже, зі зростанням рівня управління, у структурі діяльності керівника відбувається перерозподіл її компонентів і функ­цій у бік розширення самостійності у прийнятті рішень, а та­кож підвищення суб'єктивної значущості для нього соціаль­но-психологічних (нефоральних) чинників організаційного життя.

Важливу роль у ефективності організаційної активності керів­ника відіграє притаманний йому стиль управлінської діяльнос­ті, який керівник як людина з певними особистісними власти­востями виробляє в міру набуття досвіду управління та реалі­зує в процесі здійснення такої роботи.