Тема уроку: «Створення у базі даних таблиць, форм, запитів на вибірку даних і звітів за допомогою майстра»

1) Таблиці — це об'єкти, у яких безпосередньо зберігаються дані.

Алгоритм створення таблиць з використанням майстра форм

1. Завантажити MS Access2003 (Пуск - Усі програми - Microsoft Office-MS Access2003 )

2. Створити та зберегти файл (Файл – Создать – Новая база даних)

3. Вказати спосіб створення таблиці – «Мастер таблиц» – та натиснути ОК.

4. Вибрати зі списку «образцы – таблиц» та вказати потрібні поля, використовуючи значки <, >, << та >>. Натиснути «Далее».

5. Вибрати спосіб визначення ключа. Натиснути «Далее».

6. Вибрати «Вывести даные непосредственно в таблицу». Натиснути «Далее».

Таблиці можна створювати за допомогою Майстра, використовуючи шаблони. Але запропоновані шаблони не завжди відповідають вимогам користувача. І виникає необхідність змінювати вже існуючі шаблони в режимі конструктора. Використання Майстра таблиць допоможе вибрати поля з існуючих уже таблиць.

2) Форма — спеціальні вікна, які призначені для полегшення перегляду записів у БД або для введення та редагування даних.

Форми створюють за допомогою Майстра або в режимі конструктора.

Використання режиму майстра є поетапним створенням форми за визначеними СУБД вказівками. В режимі майстра користувач сам вирішує, які поля будуть у формі.

У режимі форми відбувається введення даних до таблиць БД і перегляд збережених відомостей.

Алгоритм створення форми з використанням майстра форм

1. Активізувати вкладку «Формы» в поточній БД.

2. Дати команду «Создать...».

3. Вказати спосіб створення форми – «Мастер форм» – та натиснути ОК.

4. Вибрати зі списку таблицю-джерело та вказати потрібні поля, використовуючи значки <, >, << та >>. Натиснути «Далее».

5. Вибрати зовнішній вигляд форми (в один столбец, ленточный, табличный, выровненный). Натиснути «Далее».

6. Обрати потрібний стиль представлення форми. Натиснути «Далее».

7. Вказати ім’я форми та натиснути «Готово».

3) Запит — це об’єкт системи управління базами даних, призначений для відбору даних із пов’язаних таблиць, які задовольняють заданим умовам.

Коли викликають команду створення запиту, СУБД пропонує бланк, який необхідно заповнити відповідно до поставлених завдань щодо роботи з записами БД. Дані бланку обробляються автоматично.

Види запитів:

• запит-вибір (або простий запит);

• запит-дія (створення таблиці, оновлення даних, додавання даних, вилучення даних);

• параметричний запит;

• перехресний запит.

Запит-вибір — це динамічний набір даних, який містить окремі дані з однієї чи кількох таблиць або вже наявних запитів, відібрані за заданими умовами для подальшої роботи з ними.

Запит створюють за допомогою Майстра або в режимі конструктора.

У режимі Майстра необхідно виділити поле, зі значеннями якого здійснюють обчислення, та вказати, що запит буде «підсумковим».

Алгоритм створення запиту Access майстром запитів

1. Активізувати вкладку «Запроси» в поточній БД.

2. Дати команду «Создать...».

3. Вказати спосіб створення запиту – «Простой запрос» – та натиснути ОК.

4. Вибрати зі списку таблицю-джерело (запит-джерело) та вказати потрібні поля, використовуючи значки <, >, << та >>. Натиснути «Далее».

5. Вказати ім’я запиту та натиснути «Готово».

4) Звіти призначені для відображення даних у зручному для користувача вигляді.

Звіт створюють за допомогою Майстра або в режимі конструктора.

Процес побудови звіту за допомогою майстра схожий на процес створення форми. У діалоговому вікні Створення звіту серед переліку існуючих таблиць вибирають таблиці, на основі яких будується звіт, вносять потрібні поля у список Обрані поля, визначають необхідність упорядкування, вибирають макет та стиль звіту.

Результатом створення звіту є документ, який містить обрані поля. Відомості, що відображаються у звіті, залежать від того, що знаходиться в момент відкриття звіту в таблицях бази даних. Тобто звіт відбиває поточні дані з таблиць.