23 Экспертиза ценности документов

24 Организация внутреннего документооборота

В результате выполнения практической работы студент должен

иметь представление об организации хранения документов

знать правила проведения экспертизы ценности документов;

уметь:

• составлять и оформлять архивные описи дел

• проводить экспертизу ценности документов.

Выполнение практической работы

1. Актуализация опорных знаний учащихся

• повторение основных терминов

• проверка выполнения самостоятельной работы в Рабочей тетради. РНО

2. Издать приказ о создании экспертной комиссии, используя следующую информацию:

в целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение создать экспертную комиссию в составе: Председатель заместитель директора Ф.К. Закорючников Члены комиссии: начальник отдела кадров С.М. Иртышанская, начальник канцелярии П.А. Кормушкин, бухгалтер Г.А. Люстрова Секретарь заведующий архивом Н.И. Ямочкина.

Заведующему архивом Ямочкиной Н.И. разработать положение об экспертной комиссии до 01.12.2014 Директор  К.А. Золотушко

3. Решить производственную ситуацию:

в организации возникла необходимость значительно изменить ее состав и необходимость подготовить приказ о назначении состава комиссии. Издайте приказ о назначении состава экспертной комиссии, используя следующую информацию:

Ситуация 1) В соответствии с требованиями Положения об экспертной комиссии Организации утвержденного приказом директора от 24.03.2014 № 44, в связи с изменением структуры Организации приказываю Назначить экспертную комиссию в составе: Председательзаместитель директора Я.Ф. Телетрушкин Члены комиссии: начальник отдела кадров М.Э. Иртышкина, начальник канцелярии Д.Г. Кормушечкина, бухгалтер А.Т. Лючкина Секретарь заведующий архивом К.П. Чечуркина. Признать утратившим силу приказ директора от 21.01.2008 № 14 «О создании экспертной комиссии». Директор Д.Е. Гаджинский

Ситуация 2) В связи с увольнением бухгалтера Лючкиной А.Т. приказываю внести изменение в приказ директора от 08.11.2011 № 69 «О назначении состава экспертной комиссии»: исключить из состава экспертной комиссии  бухгалтера Лючкину А.Т., включить бухгалтера Пеньковскую В.Н. Директор  Е.Д. Годжинский

4. Составить протокол заседания экспертной комиссии, используя следующую информацию:

___ декабря 20__ года   № __ Председатель – В.И. Дроянов Секретарь – Л.Л. Суздальская Присутствовали: Г.И. Акапулько, С.Е. Баранкина, А.А. Волкова, Т.Ю. Голубчиков повестка дня: 1. О рассмотрении проекта Инструкции по делопроизводству в УФС по РИКБ по Липецкой области.Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е.  2. О рассмотрении номенклатуры дел УФС по РИКБ по Липецкой области на 2012 год. Доклад руководителя службы делопроизводства Баранкиной С.Е. 3. О рассмотрении описи дел по личному составу за 2005—2008 годы. Доклад ответственного за архив Волковой А.А. 4. О рассмотрении акта от 30.11.2013 № 1 о выделении к уничтожению документов. Доклад ответственного за архив Волковой А.А.

1. СЛУШАЛИ: Баранкину С.Е. – о подготовке проекта Инструкции по делопроизводству в Организации в связи с предстоящим внедрением системы электронного документооборота в управлении и дальнейшего совершенствования организации делопроизводства. Проинформировала обо всех внесенных изменениях в данный документ. Предложила согласовать представленную Инструкцию по делопроизводству.

РЕШИЛИ: 1.1. Согласовать проект Инструкции по делопроизводству Организации. 1.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) направить проект Инструкции по делопроизводству на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2014 года. 2.

СЛУШАЛИ: Баранкину С.Е. – ознакомила с внесенными уточнениями в номенклатуру дел на предстоящий год в связи с возникновением новых документированных участков работы структурных подразделений. Предложила согласовать номенклатуру дел на 2014 год.

РЕШИЛИ: 2.1. Согласовать номенклатуру дел Организации на 2014 год.

3. СЛУШАЛИ: Волкову А.А. – представила на рассмотрение годовые разделы описи дел по личному составу за 2008—2009 годы. Сообщила, что в текущем году в соответствии с существующими нормативными требованиями обработаны документы по личному составу. Они являются основанием для подтверждения стажа работы и размера зарплаты сотрудников управления, поэтому данные документы имеют срок хранения 75 лет. Предложила согласовать рассмотренную опись дел.

РЕШИЛИ: 3.1. Согласовать опись дел по личному составу за 2005—2008 годы. 3.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение в Управление по делам архивов РБ Срок – январь 2014 года. 4. СЛУШАЛИ: Волкову А.А. – проинформировала о составлении акта от 30.11.2013 № 1 о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков хранения. Разъяснила, что после полистного просмотра в акт включено 385 (триста восемьдесят пять) дел за 2007—2008 годы как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Предложила согласовать акт. РЕШИЛИ: 4.1.  Согласовать акт от 30.11.2013 № 1 о выделении документов к уничтожению. 4.2. Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) совместно с хозяйственным отделом (Тушкан Э.Ф.) уничтожить документы, не подлежащие хранению. Срок – I квартал 2014 года. Председатель В.И. Дротиков Секретарь Л.Л. Суздальская В дело 04-28

5. На основе протокола заседания ЭК, перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения, составить акт уничтожения документов не подлежащих хранению, используя следующую информацию:

	Отдел кадров
12	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии	2004	—	05-03	1	ДМН ст. 6 а
13	Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков	2004	—	05-05	3	5 лет ст. 6 б
14	Переписка о работе с кадрами	2004	—	05-16	1	5 лет ЭПК ст. 264, 334
15	Переписка об оформлении командировок	2004	—	05-17	1	5 лет ст. 352
16	Графики отпусков	2000—2004	—	05-25	1	1 год ст. 356
	Юридический отдел
17	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии	2004	—	06-03	1	ДМН ст. 6 а

Заведующая канцелярией  Л.А. Квочкина

Практическая работа 25

Организация внешнего документооборота

В результате выполнения практической работы, студент должен

иметь представление об организации внешнего (исходящего, входящего) документооборота

знать:

• виды документов, издаваемых организациями различных форм собственности;

• порядок подготовки правовых актов (законов, указов, постановлений, распоряжений, решений);

• требования к их составлению и оформлению.

уметь решать производственные ситуации в области документирования деятельности организаций различных форм собственности.

Выполнение практической работы

1. Актуализация опорных знаний учащихся

• повторение основных терминов

• проверка выполнения самостоятельной работы

2. Издать и зарегистрировать в журнале письмо-разрешение на работу студентов в читальном зале архива.

3. Используя информацию ниже, составьте письмо:

начальник отдела маркетинга Вашей организации направил письмо с предложением генеральному директору ОАО «Жилой дом» Г.З. Арбузовой об организации рекламных услуг для продвижения спроса на квартиры в строящихся жилых домах муниципального округа «Зелёный бор» г. Салавата. Предварительная договорённость о рекламной компании с генеральным директором ОАО была достигнута в ходе состоявшихся ранее переговоров (письмо-запрос).

4. Составить письмо в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «УСОРД»., используя следующие данные:

директор Вашей организации направил письмо-ответ в ОАО «Торговый дом «Реал» в связи с намерением пересмотреть содержание действующего договора о сотрудничестве. В письме указано, что в настоящее время руководство предприятия полагает нецелесообразным пересмотр порядка оплаты по соглашению о поставках продукции и взаимных расчётах на 20__ год. Выражается надежда на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество и готовность вернуться к обсуждению этого вопроса при подготовке проекта соглашения на 20__ год.

Практическая работа 26

Работа с обращения граждан

В результате выполнения практической работы, студент должен

иметь представление о нормативных документах, регулирующих рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан

знать:

• порядок работы с обращениями граждан;

• правила организации движения обращения граждан;

• этапы организации контроля исполнения документов и поручений

уметь:

• составлять обращения;

• регистрировать, индексировать обращения граждан;

• использовать ИПС ручного и автоматизированного типа.

Выполнение практической работы

1. Актуализация опорных знаний учащихся

• повторение основных терминов

• проверка выполнения самостоятельной работы

2. Решение производственной ситуации «Если вы пришли в архив».

   1. Составить конспект статьи «Если вы пришли в архив…» Делопроизводство и документооборот на предприятии.- январь 2010

   2. Используя примерную форму, составить запрос в архив. Оформить реквизит «Отметка об исполнителе»

   3. Составить архивную справку по примеру.

   4. Оформить реквизит «Подпись»:

   5. Обозначить место печати организации на документе

   6. Оформить заголовочную часть архивной выписки.

   7. Составить архивную выписку

   8. Подготовиться к тестированию по темам 3-6. Рабочая тетрадь стр. 36-38 «Тест для самоконтроля».

Самостоятельная работа

1. Подготовить ответы на следующие вопросы:

• значение номенклатуры дел в организации;

• порядок формирования документов в дела;

• порядок проведения экспертизы ценности документов в организации;

• подготовка и передача дел в ведомственный архив;

• составление примерной номенклатуры дел.

2. Используя Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 год) Установить сроки хранения:

№	Наименование документа	Срок хранения (постоянный, до 10 лет, свыше 10 лет)
	Годовой отчет колледжа по учебной работе
	Зачетная книжка учащегося
	Лицевые счета работников
	Курсовая работа
	Расписание занятий колледжа на учебный год
	Историческая справка УГКТиД
	Личное дело студента заочного отделения
	Устав УГКТиД

3. С помощью средств текстового процессора Word и справочно-правовой системы «Консультант Плюс. Деловые бумаги» создать карточку пользователя на свое имя с целью написания курсовой работы.

4. Используя Типовой перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения, составить фрагмент номенклатуры дел отдела кадров.

5. Ответить на вопросы кроссворда. Рабочая тетрадь стр. 35.

6. Заполнить разделы Рабочей тетради стр. 29-34.

ТЕМЫ РЕФЕРАТОВ

1 Делопроизводство в Древнерусском государстве X - XIV вв.

2 Система приказного делопроизводства XV-XVII вв..

3 Система коллежского делопроизводства XVIII в.

4 Система министерского делопроизводства XIX- начала XX в.

5 Делопроизводство в XIX веке

6  Организация делопроизводства в 1917-1941 гг.

7 История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

8 Делопроизводство в СССР: довоенный период (1917-1941 гг.)

9 Делопроизводство в СССР: послевоенный период (1945-1990 гг.)

10 Система советского делопроизводства (1917-1990 гг.)

11 Первые мероприятия по организации советского государственного делопроизводства в 1917-1923 гг.

12 Государственный институт техники управления и его роль в совершенствовании делопроизводства (1920–1930 гг.)

13 Делопроизводство и движение за научную организацию труда в 1924-1939 гг.

14 Разработка правил делопроизводства советских учреждений Институтом техники управления

15 Документационное обеспечение советских органов власти и партийных организаций в 1040-1970 гг.

16 Делопроизводство в России в XX веке

17 История развития государственного делопроизводства в СССР

18 Современное государственное регулирование делопроизводства

19 Нормативно-методическая основа регулирования делопроизводства в России

20 Возникновение и история развития делопроизводства в России

ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

2. ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД. Требования к оформлению документов

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами

4. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А.Кудряев. – М.: Инфа-М, 2008. – 356 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления/ Т.В.Кузнецова. – М.: Норма, 2007. – 209 с.

6. Ларин М.В. Управление документацией в организации / М.В.Ларин. – М.: Научная книга, 2008. – 110 с.

7. Перечень типовых управленческих архивных документов государственных, муниципальных органов и организаций с указанием сроков хранения – приказ Министерства Культуры РФ №558 от 25.08.2010.

8. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

9. Фарнина Т.С. Рабочая тетрадь документоведа - Уфа, ГБОУ СПО «Уфимский государственный колледж технологии и дизайна», 2012.-39 с.

10. Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php